Jõulupidu — ajakava ja millal mida otsustada

Millal mis otsustatakse

Kuupäev ja ligikaudne inimeste arv — see kaks esimesena. Koht sõltub mõlemast. Detsembris ja jaanuari esimesel nädalal on neli-viis reede, mida kõik tahavad. Saale, kus mahub sada inimest laudu ja tantsupõrandale, on Tallinnas kaksteist. Pooled neist on broneeritud juuniks. Kui kuupäev liigub, liigub ka saadavus.

Koha järel tuleb formaat. Kas õhtusöök ja kõned laua taga, siis bänd või DJ ja tantsimine, või kohe püstijalamise vastuvõtt ja muusika peale. Esimene võtab viis tundi, teine kolm. See valik muudab tehnilist plaani — toolid ja lauad või avatud põrand, kõnepult ja mikrofonid või mitte.

Programm lukustub kolm nädalat enne. Kes räägib, kui kaua, kas on autasusid, kas esitatakse midagi enne bändi. Tehniline meeskond ehitab ruumi selle järgi. Mikrofon kõneks vaikses ruumis ja mikrofon laudade kohale sajale rääkivale inimesele on kaks eri asja.

Kaks nädalat enne kinnitub menüü ja jookide tellimus. Nädal enne valmistatakse kellaline jooksulogi — kes millal saali jõuab, millal istutakse, millal sööma hakatakse, millal kõned, millal muusika algab.

Mis jookseb täis enne novembrit

Kohad. Detsembri kolmandaks nädalaks on kõik head saalid kas kinni või üle hinna. Jaanuari esimene nädal annab veel hingamisruumi, aga mitte palju.

Bändid ja DJ-d. Hea kollektiiv mängib detsembris kolmteist õhtut — nad on välja broneeritud septembri lõpuks. Kes jääb järele, pole paha, aga ei ole ka esimene valik.

Lisateenused. Fotograaf, videooperaator, dekoraator — kõigil on sama kalender. Oktoobri alguseks on detsember täis.

Viimane kuu

Neli nädalat enne kinnitatakse lõplik inimeste arv. Toit tellitakse selle pealt. Tehniline meeskond vajab tegelikku laudade paigutust — mitte ligikaudu, vaid joonist.

Kolm nädalat enne antakse programmi lõplik kuju: kes räägib ja kui kaua, kas on auhinnakätteandmist, kas keegi esineb. Kõnede jaoks on vaja erilist mikrofoni ja helitehnikat — saja täissöönud inimese seas kostab ainult see, mis on õigesti riputatud.

Kaks nädalat enne käiakse saalis. Tehniline juht vaatab, kus on vool, kuhu riputatakse valgus, kus seisab pult. Igal saali on oma akustika. Mõni peegeldab heli lae pealt tagasi, mõni imeb sisse. Tehniline plaan sõltub ruumist, mitte raamatust.

Viimane nädal on üksikasjade jaoks. Kes jõuab millal kohale. Kas on vaja parkimist. Millal avatakse uksed. Millal hakkab köök serveerima. Millal läheb bänd paika.

Päeva hommik

Tehniline meeskond jõuab kohale seitse tundi enne külalisi. Nad leiavad voolu, riputavad valguse, paigaldavad heli. Bänd või DJ tuleb kaks tundi enne. Nad katsetavad heli, kontrollivad taset, mängivad ühe loo läbi. Kui miski ei kõla, on veel aega.

Korraldaja jõuab tund aega enne. Ta vaatab saali, kontrollib laudu, kõnnib programmi läbi koos helitehnikuga. Ta ei pane süsteemi üles ega regulee mikrofoni — aga ta peab teadma, kus ta seisab kõne ajal ja kuidas mikrofon kätte saada.

Õhtu kulg

Külalised saabuvad. Pool tundi seisatakse. Siis istutakse. Toit tuleb välja. Kõned algavad. Täis saalis on raske rääkida — kui tehnikat pole õigesti seatud, ei kosta tagumistes lauades mitte midagi.

Kõned kestavad tavaliselt kauem kui plaanitud. See on normaalne. Kuid kui kõned veninud tunni võrra, läheb tantsimine tunni võrra hilisemaks, ja osa inimesi läheb enne ära.

Muusika algab. Esimese loo ajal ei tantsi keegi. Kolmanda loo ajal tantsib pool saalist. Kui bänd või DJ on õige, täitub põrand. Kui mitte, jääb tühjaks.

Õhtu lõpeb kahe paiku öösel. Tehniline meeskond koristab. Viimased kastid lähevad autosse kolm tundi pärast viimast laulu.

Mida teisiti teevad need, kes ise ehitavad

On kaht sorti ettevõtteid. Ühed planeerivad ja edastavad tellimuse alltöövõtjatele, kellega nad pole koos töötanud, teenides igal real. Teised hinnastavad, ehitavad, esinevad ja juhivad õhtut oma inimestega. Erinevus paistab esimese asja juures, mis läheb valesti — kas inimene, kes vastab, on see, kes oli saalis, või keegi, kes sai e-kirja.

After 5 Events on viimane neist. Sama meeskond, kes koostab pakkumise, seisab saalis voolukilbi kõrval hommikul ja puldis õhtul.

Mis otsustada enne helistamist

Kuupäev — või kaks varianti, kui esimene pole võimalik.

Ligikaudne inimeste arv. Ei pea olema täpne, aga vahe kahekümne ja kaheksakümne vahel muudab koha.

Kas laudu ja toolid või avatud ruum. See muudab tehnilist plaani.

Ülejäänu on detailid. Aga need kolm otsustavad, kas saab õige saali õigel kuupäeval.