After 5 EventsЗдание диктует всё остальное
Выберите дату открытия последней. Сначала стройка даёт вам дату готовности, потом вы добавляете неделю буфера, потом выбираете день для события. Если открытие назначено на субботу, а здание сдали в пятницу днём, у монтажной бригады остаётся ночь. Если здание сдали в субботу утром — монтаж идёт параллельно с приёмом гостей, и это заметно.
Определите, где будут стоять гости во время речи. Если это торговый зал, они стоят между стеллажами, и экран должен быть виден с любой точки. Если это склад или производственный цех, звук отражается от бетона и металла, и система должна это компенсировать. Если это офис на втором этаже, оборудование поднимается по лестнице вручную, потому что лифт ещё не работает.
Уточните у прораба, когда будет подано электричество и какая мощность доступна. Звук, свет, проектор и кофемашина берут больше, чем кажется. Если подключения нет, бригада привозит генератор, и его размещение решается заранее — он шумит, и его нельзя ставить рядом с зоной выступлений.
Программа короткая, но плотная
Открытие длится два-три часа. Гости приходят, их встречают с шампанским, через двадцать минут начинается официальная часть: речь руководителя, разрезание ленты, возможно — выступление местного чиновника. Потом экскурсия по зданию малыми группами, потом фуршет.
Построение программы идёт от этой последовательности. Звуковая система нужна для речи — это значит, микрофон, колонки, которые покрывают всю площадь, и человек, который следит за уровнем. Экран нужен, если показываете ролик о компании или цифры продаж. Свет нужен, если съёмка для соцсетей или пресс-релиза — естественного освещения в торговом зале или на складе обычно не хватает.
Определите, кто ведёт программу. Если это директор, ему нужен один микрофон и суфлёр. Если это приглашённый ведущий, он координирует переходы между блоками, и с ним оговаривается тайминг до начала монтажа.
Продумайте экскурсию. Группы по десять-пятнадцать человек, гид у каждой группы, маршрут заранее обозначен. Если здание большое, экскурсия занимает полчаса, и фуршет в это время стоит без гостей.
Гости приезжают издалека
На открытие магазина приглашают сотрудников из других городов, представителей франчайзи, поставщиков, местную администрацию и прессу. Часть гостей приезжает на автобусах, которые стоят у входа и ждут окончания. Это определяет жёсткий конец мероприятия — автобус уходит в назначенное время, независимо от того, закончилась программа или нет.
Укажите время начала и время отправления транспорта в приглашении. Если между ними три часа, программа должна уложиться в два с половиной — остаток уходит на задержки регистрации и на то, что люди расходятся не мгновенно.
Решите, где гости оставляют верхнюю одежду. Гардероб в новом здании часто ещё не оборудован, и приходится организовывать временный — вешалки, номерки, человек, который следит за порядком. Если открытие зимой, это обязательная статья.
Монтаж начинается раньше, чем вы думаете
Бригада приезжает за четыре-шесть часов до начала. Оборудование выгружается, прокладываются кабели, подвешиваются колонки, настраивается звук. Если в здании ещё идут финальные отделочные работы, монтаж координируется со строителями — звуковая стойка не ставится там, где через час будут укладывать плитку.
Определите точку доступа для техники. Если это торговый зал с витринами, оборудование заносится через служебный вход. Если это офис на верхнем этаже, колонки и стойки поднимаются по лестнице. Если это отдельно стоящее здание без подъездных путей, разгрузка идёт с улицы, и нужно согласовать парковку грузового транспорта.
Согласуйте с бригадой, где можно сверлить. В новом здании стены и потолки часто ещё не покрашены окончательно, и монтаж ферм для света требует крепления. Если сверлить нельзя, используются напольные стойки, но они занимают место и ограничивают движение гостей.
Два типа подрядчиков
Одни агентства принимают заявку, составляют план, потом пересылают бриф субподрядчикам — звуковой компании, которую видят впервые, кейтерингу, с которым работали однажды, ведущему из базы контактов. Накладывают маржу на каждую строку и координируют переписку. В день события приезжает менеджер с планшетом.
Другие агентства — это бригада. Их сотрудники выезжают на объект, оценивают акустику, рассчитывают мощность, привозят оборудование, монтируют, запускают, стоят за пультом во время речи и собирают всё обратно ночью. Разница проявляется в тот момент, когда что-то идёт не по плану: микрофон свистит, проектор не синхронизируется, автобус задерживается. В первом случае менеджер звонит субподрядчику. Во втором случае техник открывает кейс.
Это не вопрос качества — это вопрос структуры. Решите, с кем вы работаете, до согласования сметы.
Что решить до звонка
Определите дату, но держите её условной до получения акта готовности здания. Узнайте, когда подаётся электричество и какая мощность доступна. Решите, будет ли экран и будет ли экскурсия. Посчитайте гостей и разделите их на группы: местные, приезжие, пресса, персонал. Уточните, когда уходят автобусы.
Остальное обсуждается с бригадой на объекте. Эту страницу написала команда After 5 Events — те, кто привозит оборудование, монтирует, запускает и разбирает. Теперь вы знаете, что спросить, и в каком порядке принимать решения.