After 5 EventsKes on kohapeal ja millal
Avamine eeldab kahte paralleelset tööd. Üks meeskond lõpetab maja, teine ehitab ürituse. Mõlemad vajavad sama ruumi, sageli samal ajal. Tehnika sissetoomine algab siis, kui ehitaja annab vabaks — see ei ole kunagi nii vara, kui plaanisid.
Laadimisala peab olema vaba kella seitsmest hommikul. Tehnika tuleb kaubikuga, mitte käekottides. Kui on välisõhutus, peab olema juurdepääs katusele või fassaadile. Kui hoone enda toide pole veel sisse lülitatud, tuleb generaator välja või leida töömaalt ajutine ühendus.
Külalisi oodatakse tavaliselt pärastlõunal — kell kolm, neli, viis. Ametlikud külalised ja ajakirjanikud tulevad õigel ajal. Töötajad ja naabrid jäävad sageli hiljaks, sest tavapärane tööpäev lõpeb alles pooleteiseks. Arvestage kellaaega nii, et esimesed saavad sisse, aga hilisemad ei jää midagi ilma jäämata.
Ruumid ja liikumine
Tüüpiline avamine koosneb kolmest tsoonist: tseremooniaala, kus on lint ja kõne, tutvustusala, kus näidatakse, mis valmis sai, ja vastuvõtuala, kus on jook ja laud. Külalised liiguvad ühest teise.
Lint lõigatakse seal, kus ametlik sissepääs on. See koht peab olema korrektne — uus uksekäepide, värske valgus, maha võetud ehitusteip. Mikrofon ja heli peavad sinna järgi tulema. Kui kõne peetakse õues, arvestage tuult. Juhtmeta mikrofon läheb kinni, juhtmega mikrofon takistab liikumist. Valige vastavalt sellele, kas kõneleja seisab paigal või liigub ringi.
Tutvustus käib läbi ruumide, mida näidata tahetakse. Need peavad olema valmis. Tavaliselt on üks ruum valmis, teine veel mitte. Näidake seda, mis töötab. Külalised ei hinda lubadust, nad hindavad seda, mida silmaga näevad.
Vastuvõtt toimub seal, kus on ruum seista, asetada klaas käest ja rääkida kolleegiga. Jaekaubanduses on see sageli kaupluse müügipõrand, mis tähendab, et riiulid on täis, aga külalistel peab olema ruumi liikuda. Lauad paigutatakse sein äärde, mitte keskele.
Tehnika ja toide
Helisüsteem tuleb kaasa. Hoone enda kõlarid — kui need juba paigaldatud on — on tehtud taustamuusikale, mitte kõnele sadakonna inimesele. Vajate eraldi süsteemi.
Üks kõlar katab kümme ruutmeetrit; suuremas ruumis tuleb mitu kõlarit. Need peavad olema riputatud või asetatud jaludele, ei või seista toolil ega aknalaual. Kaabel jookseb põrandal, kui pole veel lagi, kuhu see ära peita. Teipige kaablid kinni, eriti kohtades, kus inimesed liiguvad.
Ekraan ja projektor on vajalikud, kui näidatakse plaane, numbreid, uue poe tutvustavat videot. Ekraani suurus sõltub saalist, mitte publiku arvust. Kakskümmend inimest laias ruumis vajab suurt ekraani; viiskümmend kitsas ruumis saab läbi väiksemaga. Ekraan peab olema kõrgemal kui peade tase.
Valgustus ei tohi unustada tsoone, mida hoone enda valgus ei kata. Avamisel on sageli nurki, kuhu pole veel lambid paigaldatud. Tõstke sinna tugevdus, muidu seisavad külalised varjus.
Toide tuleb generaatorilt või ehitaja poolselt ajutiselt ühenduselt. Kontrollige, mis võimsus on saadaval. Heli ja valgus koos võtavad rohkem, kui kontoripõrand annab. Kui generaatorit kasutatakse, peab see seisma piisavalt kaugel, et müra kõnet ei sega.
Ajakava ja muutused
Planeeritud kellaaeg ei ole kunagi lõplik aeg. Ehitaja annab ruumi üle tund hiljem. Ametlik külaline helistab pool tundi enne algust, et tuleb pool tundi hiljaks. Lint ripub valesti ja keegi peab selle uuesti üles panema.
Sissetoomise aeg peab arvestama viivitusega. Kui plaan ütleb, et laad sisse kell kaheksa, alustage kell seitse. Kui linti lõigatakse kell kolm, peab tehnika valmis olema pool kaks. Tehnika paigaldamine võtab aega kaks korda kauem, kui arvasite.
Programm peaks mahtuma tunni sisse. Tervitus, kõne, lindi lõikamine, põgus tuur, klaas kätte. Kauem ei jää keegi tähelepanelikuks. Jaekaubanduses on külalised harjunud töötama üheksa-tund vahetus, mitte istuma paigal.
Lõpp ei ole kunagi terav. Osa külalisi lahkub kohe peale linti, osa jääb vestlema. Tehnika lammutamine algab siis, kui viimane ametlik osa on läbi, mitte siis, kui viimane külaline väljub. Ruumi peab tagasi andma sellisena, nagu see anti üle — ehitaja tahab jätkata.
Kes teeb mida
On kaks moodi üritust korraldada. Üks on tellida plaanija, kes edastab ülesanded alltöövõtjatele, keda ta pole varem näinud. Teine on tellida meeskond, kelle enda inimesed hindavad, paigaldavad ja jooksutavad õhtut. Need kaks ei tööta ühte moodi.
Esimene teenib igal real, teine teenib ühel real. Esimene kirjutab e-kirju, teine tunneb ruumi enne, kui küsid. Kui midagi läheb valesti, on esimene vahendaja, teine on kohapeal. Jaekaubanduses, kus üks viivitus käivitab ahela, ei ole aega vahendajale.
Meie meeskond — After 5 Events — hindab ise, paigaldab ise ja on ise kohapeal. Kui helisüsteem ei kata tagumist nurka, on see sama inimene, kes eelmisel nädalal ruumi mõõtis. Kui generaator ei jõua hommikul kohale, on see sama inimene, kellele helistate. Ahel on ühe lüli pikkune.
Mis nüüd
Otsustate, kas korraldada ise või tellida keegi kohale. Ise tähendab iga rea jaoks eraldi pakkumist, iga alltöövõtja jaoks eraldi lepingut ja seda, et kohapeal olete teie. Tellida tähendab ühte kontakti ja seda, et keegi teine kannab vastutust.
Enne kui kellelegi helistate, selgitage välja kaks asja. Esimene: millal saate maja. Ehitaja annab kuupäeva, aga ta ei anna kellaaega. Küsige kellaeg. Teine: kas maja enda toide on töökorras. Kui ei, siis tuleb generaator, ja sellel on hind ja müratase. Need kaks punkti otsustavad ülejäänu.