Enne kui midagi broneeriksid

Kas kuupäev on kinni ja seda ei saa enam liigutada?
Kas tegevjuht on kinnitanud eelarve ja allkirjastab lepingud kahe päevaga?
Kas toode on füüsiliselt olemas või tuleb lavale prototüüp?
Kas demo töötab või vajab ta spetsiifilist võrku, toiteallikat, valgust?
Kas keegi esineb ja kui, siis kes kirjutab kõne?
Kas filmitakse ja kui jah, siis kas otseülekanne või salvestus hilisemaks?
Kas pressiteade läheb välja enne üritust, sellel või pärast?

Ruum

Kas saalis on lava või ehitatakse see?
Kas elektrivõimsus kannab heli, valgust, ekraani ja kohvikeedukanna korraga?
Kas võib seina külge kinnitada ja kui ei või, siis kust ripub valgus?
Kas aknad pimenevad või peab algus olema pärast kaheksat?
Kas parkimiskohad jätkuvad, kui tuleb kakskümmend autot korraga?
Kas võtmed tulevad hommikul seitsmeks või peab keegi ootama?
Kas külmkappi saab tarnijad juba eelmisel päeval täis vedada?
Kas naabrid teadsid, et homme siin midagi toimub?

Programm ja sisu

Kas kellelgi on kirjalik ajakava koos minutitega?
Kas keegi katsetab demo'd saalis, mitte kontoris?
Kas slaididega esitatakse oma sülearvutist või saali omast?
Kas slaidid töötavad ka siis, kui internetti pole?
Kas keegi teab, kes avab ürituse ja kes ütleb, millal võib lahkuda?
Kas toote kõrval laval olev inimene teab, mida käega puutuda ei tohi?
Kas kellelgi on varuversioon, kui peakõneleja jääb haigeks?

Tehniline pool

Kas ekraan on piisavalt suur, et viimases reas näha numbrit?
Kas valgus langeb lavale või publikule silma?
Kas mikrofon on traadita ja kui on, siis kas keegi testis seda saali tagumises nurgas?
Kas heli tuleb rööpast või kellelegi paistab kõlar vastu selja?
Kas fotograaf teab, et ta ei tohi kasutada välku?
Kas livestream vajab oma internetti või saab ta hakata saali omaga?
Kas projektor jõuab enne ukse avanemist soojeneda?
Kas keegi teab, kus asub kaitseautomaat ja kes paneb selle tagasi, kui ta kukub?

Toit ja jook

Kaks ettevõtet esitlevad toodet erinevalt. Esimene pakub vett ja kohvi, teine šampanjat. Mõlemad on õiged, aga otsus tuleb teha enne, kui keegi küsib.

Kas teenindus algab enne esitlust, selle ajal või pärast?
Kas inimesed söövad seistes või on lauad?
Kas klaase pestakse kohapeal või tarnitakse ühekordseid?
Kas toitu saab täiendada poolel peol või tuleb kõik korraga välja?
Kas meeskond sööb samasugust sööki või on neile eraldi varuks midagi muud?
Kas prügi viiakse ära õhtul või jääb hommikusse?

Külalised ja liikumine

Kas keegi seisab ukse taga ja märgib ära, kes tulid?
Kas nimekaarte trükitakse kohapeal või tuuakse kaasa?
Kas garderoobi hoiab keegi või viskavad inimesed mantli toolile?
Kas tualett asub kohas, mida leiab ilma küsimata?
Kas takso jõuab kohale kümne minutiga või tuleb helistada pool tundi ette?
Kas keegi jääb kohale, kui viimane külaline on lahkunud?

Viimane nädal

Kas kõik tarnijad said kirjaliku kinnituse, et kellelgi on veel kehtiv leping?
Kas toode jõudis kohale ja hoitakse seal, kus keegi ei komista?
Kas meeskond teab, mis kellaajal nad peavad tulema?
Kas kellelgi on kõigi telefoninumbrid, kaasa arvatud koristaja oma?
Kas ilmateade on vaadatud ja kui tuleb vihma, siis mis juhtub?
Kas keegi käis saalis ja võttis uksed lahti?

Päeval endal

Kas keegi on saalis juba enne seitset ja laseb kaubiku sisse?
Kas kohvi on keegi keetnud või kõik seisavad ja ootavad?
Kas keegi demonstreerib demo'd veel üks kord läbi, päris paigast ja päris valguses?
Kas kellelgi on käepärast kirjalik ajakava, mille peale vaadata?
Kas fotograaf ja livestream said oma kohad enne, kui publik sisse tuleb?
Kas keegi teab, kes läheb rääkima, kui kõne kestab kaks korda kauem kui lubatud?
Kas kellelgi on number, mille pealt helistatakse valgusmeistri kätte, kui ekraan läheb pimedaks?

Pärast

Kas kellelgi on õigus öelda tarnijaile, et nad võivad hakata pakki panema?
Kas keegi loeb üle, et kõik kaasatoodud asi läheb tagasi kaubikusse?
Kas keegi jääb kohale kuni saali omanik tuleb ja kontrollib seisukorda?
Kas arved tulevad e-postile või pannakse ukse vahele?
Kas fotod jõuavad turundusele päeva jooksul või nädala pärast?

On kaht tüüpi ettevõtteid, kes teevad üritusi. Esimesed planeerivad ja saadavad broneerimisteate edasi koostööpartneritele, keda nad pole varem näinud. Teine liik ehitab ise, testib ise, seisab laval ja paneb kella kahe paiku viimase kastikese kaubikusse. After 5 Events on see meeskond, kes kirjutab selle lehe.

Otsus, mis nüüd ees seisab, on lihtne: kas korraldad üksi või helistad kellelegi, kes on seda teinud. Enne kõnet otsusta kuupäev, eelarve ja see, kas toode on kohapeal.

Toote esitlus — kontrollnimekiri