Toote esitlus — ise või agentuuriga

Mida tähendab "ise"

Toote esitlus pole sünnipäev. Ruumis on inimesed, keda kutsuti siia esimest korda, kes hindavad sinu ettevõtet selle järgi, kuidas õhtu toimib. Ise korraldada tähendab: leida ruum, mille tehniline külg sobib esitlusega, kokku leppida caterer'iga, broneerida tehnika, kooskõlastada ajakava nii, et kõik tarnijad jõuavad kohale enne külalisi, olla kohal ülesehituse ajal, kontrollida ekraani, heli ja valgust enne, kui keegi istuma läheb, ja seejärel vahetada rolli — astuda lava ette perenaise või kõnelejana samal ajal, kui su peas käib veel nimekiri asjadest, mis võivad katki minna.

See toimib, kui sündmus on väike, ettevõte oma ja tekkinud probleem saab lahendada helistades kellelegi, keda juba tead. See ei toimi, kui külaliste seas on kliendid või ajakirjanikud, keda kohtud esimest korda, ja sinu nägu peab olema ruumis, mitte tehnikaruumis.

Mis jääb sinu teha ka agentuuriga

Agentuur ei tea, mida toode tähendab ega miks just see kuupäev. Briif tuleb ikkagi sinult: mis on reveal-hetk, millal algab esitlus, kui kaua kestab demo, kas live-ülekanne läheb välja kohe või hiljem, milline valgus sobib fotodele. Otsus, kas õhtu lõpeb esitlusega või jätkub vastuvõtuga, on sinu teha, sest see muudab ruumi, eelarvet ja tarnijaid.

Hea agentuur küsib seda kõike enne pakkumist. Halb saadab hinnapakkumise, mis ei küsi midagi, ja esimene probleem ilmneb nädal enne sündmust, kui selgub, et ekraani suurus ei sobi esitlusega või valgustus on planeeritud nii, et fotograaf ei saa oma tööd teha.

Kaks liiki agentuure

On agentuur, mis planeerib sündmuse ja edastab briifingi edasi alltöövõtjatele, kellega pole varem koos töötanud. Nende roll on koordineerimine ja igale reale lisatakse vahendustasu. Tehnikat tarnib üks firma, valgust teine, heli kolmas, catering tuleb neljandalt. Kui midagi läheb valesti, siis agentuur helistab alltöövõtjale, kes omakorda helistab kellelegi, kes tegelikult ruumis on.

On teine liik: agentuur, kelle enda inimesed koostavad pakkumise, ehitavad üles ja juhivad õhtut. Sama inimene, kes küsib briifingu ajal ekraani suuruse ja valguse kohta, on kohal ka ülesehituse ajal. Kui midagi läheb valesti, ei pea ta helistama — ta on ruumis.

Vahe ei paista pakkumisest, vaid sellest, mida küsitakse enne pakkumist ja kes vastab, kui helistad numbril, mis kaardil.

Mida agentuur tegelikult ära võtab

Mitte planeerimist — see jääb ikkagi sinule, sest sina tead, mida toode vajab. Agentuur võtab ära logistika, tehnika ja päeva ennast.

See tähendab: keegi leiab ruumi, mis mahutab sinu külaliste arvu ja mille tehniline pool sobib ekraani, valguse ja võimaliku live-ülekandega. Keegi toob tehnika kohale, ehitab üles, kontrollib seda enne külaliste saabumist ja on ruumis kogu õhtu, kui midagi on vaja kohandada. Keegi koordineerib ajakava nii, et caterer, fotograaf, esitluse tehniline pool ja külaliste saabumine ei satu kokku.

Ennekõike: sa ei pea olema korraga produtsent ja nägu. Kui sa esitled või tervitad külalisi, siis keegi teine jälgib, kas ekraan töötab ja mikrofon kannab.

Millal on õige vastus "ise"

Kui toode läheb turule sinu enda kontorisse, külalised on kolleegid ja partnerid, keda kohtud niikuinii iga nädal, ja sa tead täpselt, kus on pistikupesad ja kuidas ruum kõlab. Kui miski läheb valesti, siis inimesed ruumis mõistavad, sest nad teavad sind.

Kui külaliste seas on ajakirjanikud, kliendid või investorid, keda kohtud esimest korda, siis nad ei mõista. Nad näevad ettevõtet, mis lubas midagi ja ei suutnud.

Millal on õige vastus agentuur

Kui sündmus on väljaspool sinu enda ruume. Kui külaliste seas on välisturunduse sihtgrupp — inimesed, kelle arvamus ettevõttest kujuneb selle ühe õhtu põhjal. Kui on live-ülekanne, fotograaf või demo, mis peab toimima esimesel katsel. Kui sa pead samal õhtul olema nii lavastaja kui ka lava peal.

Mida otsustada enne helistamist

Ruum või külaliste arv — üks neist peab olema paigas, sest need määravad kõik järgnevad numbrid. Kuupäev, ja kas see on paindlik — toote esitluse puhul tavaliselt ei ole, mis tähendab, et ruum ja tarnijad peavad sobituma sinu ajakavasse, mitte vastupidi. Kas õhtu lõpeb esitlusega või jätkub vastuvõtuga — see muudab ruumi, catering'ut ja ajakava. Kas tuleb live-ülekanne või professionaalne foto — mõlemad vajavad tehnilist külge, mis on ehitatud selleks, mitte lihtsalt paika pandud.

Ja viimane: kas tahad sel õhtul olla produtsent või nägu. Mõlemad korraga toimib harva, ja kui see ei toimi, siis märkavad seda kõik.

Selle juhendi kirjutab After 5 Events — meie enda inimesed koostavad pakkumise, ehitavad üles ja on ruumis, kui uksed avanevad.