After 5 EventsДата и время: смены, регионы и календарь продаж
Декабрь — самый загруженный месяц в году, поэтому корпоратив переносится на ноябрь или январь. Это правильное решение, но оно создаёт новую проблему: конкуренция за залы. Все остальные компании, которые не могут собраться в декабре, бронируют те же недели.
Выбирайте дату за два месяца минимум. Если команда больше пятидесяти человек и нужны автобусы из других городов, начинайте за три.
Время начала зависит от смен в магазинах. Если магазины закрываются в девять вечера, а дорога до столицы занимает два часа, мероприятие не может начаться раньше одиннадцати вечера — или оно начинается днём в выходной, что означает компенсацию выходного дня для всех.
Большинство корпоративов для розницы начинаются в субботу или воскресенье между двумя и четырьмя часами дня. Это даёт время на дорогу, на официальную часть при дневном свете и на неформальную часть вечером. Автобусы уезжают обратно около полуночи.
Зал: ширина, экран и акустика для презентаций
Розничная сеть — это не тридцать человек за одним столом. Это шестьдесят, сто или сто пятьдесят человек в широком зале, и половина из них должна видеть цифры на слайде и слышать каждое слово.
Широкий зал — худший формат для звука. Голос идёт вперёд, а люди сидят по бокам. Ресторанный зал с низким потолком и мягкой мебелью глушит речь на расстоянии пяти метров. Конференц-зал со стеклянными стенами отражает звук обратно в микрофон, и система начинает свистеть.
Если в программе есть презентация — а она есть, потому что год нужно подвести и планы нужно озвучить — зал выбирается под экран и звук, а не под еду. Еда решаема в любом зале. Звук решаем не везде.
Спросите у площадки три вещи: есть ли проектор и экран, на каком расстоянии от экрана стоят дальние столы, и есть ли собственная звуковая система. Если проектора нет, его привозят. Если система есть, но она ресторанная — фоновая музыка, а не речь — она не подойдёт.
Программа: официальная часть, награждение и переход к вечеру
Официальная часть занимает от сорока минут до часа. Презентация результатов, слово директора, награждение лучших магазинов или лучших продавцов. Это не формальность — это причина, по которой все приехали.
Награждение требует сцены или хотя бы выделенной зоны, микрофона и музыки на выход. Человек, которого вызывают, идёт из зала, все смотрят, кто-то фотографирует. Если он идёт через темноту или спотыкается о кабель, момент сломан.
После официальной части люди встают из-за столов. Если вечер продолжается, нужно пространство, где можно стоять и разговаривать — не сидеть за назначенным столом, а перемещаться. Ресторан, где столы стоят вплотную, не оставляет этого пространства. Банкетный зал с барной зоной или фуршетной линией — оставляет.
Логистика: автобусы, регистрация и сбор людей из разных городов
Команды приезжают из магазинов в Тарту, Нарве, Пярну. Автобусы подходят одновременно, и шестьдесят человек входят в зал за десять минут. Регистрация должна быть быстрой: список, бейджи если нужны, указатель на гардероб.
Если автобусов несколько, координируйте время подачи с перевозчиком и с площадкой. Один автобус может высадить людей у входа и уехать на стоянку. Три автобуса, прибывающих с интервалом в пять минут, блокируют подъезд.
Обратная дорога — это тоже часть расписания. Если автобусы уезжают в полночь, ведущий или организатор объявляет время отправления дважды: в начале вечера и за полчаса до посадки. Люди, которые пропустили автобус, становятся вашей проблемой.
Звук, свет и экран: что делает подрядчик и что не делает ресторан
Ресторан или банкетный зал предоставляет помещение и еду. Звук для презентации, проектор, сцену, свет на награждение и микрофоны обеспечивает техническая бригада. Это две разных услуги, и их редко оказывает одна компания.
Существует два типа подрядчиков. Первый — агентство, которое принимает бриф, составляет смету и передаёт заказ субподрядчикам: звук одной компании, свет другой, ведущий третий. Агентство зарабатывает на каждой строке и не появляется на площадке.
Второй — бригада, которая приезжает сама: те же люди, что составляли смету, разгружают оборудование, настраивают звук и остаются на мероприятии до конца. Смета короче, потому что нет прослойки. Решения принимаются на месте, потому что человек, который может изменить план, стоит у пульта.
Спросите, кто именно будет на площадке. Если вам называют субподрядчиков, которых агентство наймёт позже, вы работаете с первым типом.
Ошибки, которые делают команды без опыта
Открытая площадка без навеса. Погода в ноябре и январе в Эстонии непредсказуема, и дождь срывает мероприятие за час до начала.
Ресторан без звуковой системы и надежда, что «мы принесём колонку». Портативная колонка покрывает десять человек, а не шестьдесят.
Отсутствие репетиции презентации. Ноутбук подключается к проектору за пять минут до выступления, шрифт на слайдах не читается с последнего ряда, и переходы между слайдами не работают.
Начало программы без объявления. Люди продолжают разговаривать, потому что не поняли, что официальная часть началась. Нужен ведущий или ответственный, который возьмёт микрофон и скажет: «Мы начинаем».
Кто пишет этот текст
Этот текст пишет бригада After 5 Events — те, кто приезжает в семь утра с оборудованием, находит розетки, вешает свет и остаётся на площадке до двух ночи, пока последний кейс не уедет обратно.
Решение, которое перед вами: делать самостоятельно или передать часть задач тем, кто делает это регулярно. Если вы выбираете второе, договоритесь о дате и зале до первого звонка — всё остальное обсуждается, но эти две вещи обсуждению не подлежат.