After 5 EventsMillal üldse kedagi vaja on
Kui üritus on õhtusöök kahekümne inimesega restoranis, pole vaja kedagi — restoran toob toidu, kelner valab veini ja inimesed räägivad. Aga kui saal on lai, seal on ekraan ja mikrofon, bussid toovad rahvast neljast või viiest linnast ja õhtu kestab neli tundi, siis keegi peab teadma, kust elekter tuleb, kuidas heli katab kogu ruumi ja mis juhtub, kui esitlus jookseb kauem kui plaanis.
Vahe on kahe liiki agentuuri vahel: üks võtab broneering vastu, edastab töö alltöövõtjatele, keda pole kunagi varem kohtunud, ja teenib igal real. Teine saadab pakkumisele sama inimese, kes ehitab lava, riputab valgustid ja on saalis kella kahe ajal öösel, kui viimane kast autosse läheb. Esimene müüb üritust. Teine teeb seda.
Tiimijuhi viga on tavaliselt heasüdamlik: plaan õues, aga katust pole; restoran, kus selgub, et heli pealt ei kosta; 'võtame lihtsalt kõlari kaasa'. Need on parandatavad, aga ainult siis, kui keegi neid ette näeb.
Kuupäev ja graafik otsustavad koha
Jaekaubanduses on detsember hooaja kõrgpunkt, mitte jõulupeole sobiv aeg. Jõulupidu toimub novembris või jaanuaris, mis tähendab, et saalid on kas täitumas või äsja vabanenud. Broneeri vähemalt kaks kuud ette — jaanuaris toimuvatele üritustele oktoobris, novembris toimuvatele septembriks.
Aeg, millal üritus algab, sõltub vahetustest ja kaupluse lahtiolekuaegadest. Kui inimesed saabuvad bussiga kolmest või neljast piirkonnast, siis viimane buss määrab kindlaks, millal õhtu lõpeb. Saal peab olema vaba vähemalt tund pärast seda, kui viimane külaline välja läheb — tehnika kokkupanemine võtab aega, ja osa saale rendib tunni kaupa.
Kui sa ei tea lõpuaega, ei tea sa kogu õhtu maksumust.
Mis eelarvet tegelikult liigutab
Suurim kulurida on ruum ise — või täpsemalt, mis ruumi sees peab olema. Lai saal nõuab suuremat helisüsteemi kui kitsas. Madal lagi tähendab, et valgustid riputatakse külgedele, mitte üles. Kui elektrivõimsus ei jätku, tuleb generaator, ja see on rida, mida pole eelarves arvestatud.
Teine rida on ekraan ja projektsioon. Kui esitlus on oluline — tulemused, aasta eesmärgid, parim kauplus —, siis ekraan peab olema piisavalt suur ja piisavalt kõrgel, et tagumised read näeksid. See ei ole dekoratsioon; see on põhjus, miks inimesed saalis on.
Kolmas on aeg. Kui tehnika peab olemas olema kell kolm päeval, aga saal on öö läbi kinni, siis keegi maksab selle eest. Kui proovisöök toimub samal päeval kui üritus, vajad kahte meeskonda või kahte päeva.
Neljas on see, mida tavaliselt ei nimetata: logistika. Tehnika ei ilmu iseenesest. Keegi sõidab selle sinna hommikul ja tagasi öösel. Kui saal on Tartus, aga ladu Tallinnas, on see rida, mida näed ainult siis, kui küsid.
Bussid, söögiaeg ja programmi järjekord
Kui töötajad tulevad bussidega mitmest linnast, siis õhtu algus ei sõltu sinust — see sõltub sellest, millal viimane buss kohale jõuab. Tervitus ja esitlus peavad toimuma siis, kui kõik on saalis, mitte varem. See tähendab: ava uksed pool tundi enne esimest programmipunkti, lase inimestel leida oma laud ja pane mikrofon käima alles siis, kui saal on täis.
Söök jagab õhtu kaheks. Enne sööki toimub esitlus, auhinnad, tänusõnad — kõik, mille jaoks on vaja tähelepanu. Pärast sööki inimesed räägivad, liiguvad, külastavad baari. Kui tahad, et inimesed omavahel räägiksid, siis ära täida teist poolt programmiga. Anna aega.
Kui tahad tantsupõrandat, siis teine pool õhtust ongi see. DJ või bänd võib alustada juba söögil taustal, aga nende tõeline töö algab siis, kui lauad on tühjad.
Pea ja kauplused ühes ruumis
Jaemüügis on üritus üks väheseid kordi, mil pea ja kauplustest töötavad inimesed on ühes ruumis. See teeb üritusest kommunikatsioonimomendi, mitte ainult peo. Sõnum peab olema kuulda — mitte ainult esimestel ridadel, vaid tagumises nurgas, kus Võru kaupluse müüjad istuvad.
See tähendab heli, mis katab kogu saali ühtlaselt, mitte punktallikast ühe suuna peale. Lai ruum viskab heli seintelt tagasi; kitsas ruum vajab vähem võimsust, aga rohkem täpsust. Ruum võitleb alati vastu, ja süsteem peab järgima ruumi, mitte vastupidi.
Ekraani suurus ja kõrgus määravad ära, kas esitlus on kõigile või ainult esimestele ridadele. Kui ekraani ei näe, ei ole vahet, mis seal kirjas on.
Vead, mis juhtuvad rõõmsameelselt
Kõige tavalisem viga on plaan õues, aga katuseta. Teine on restoran, kus selgub, et mikrofoni ei tohi kasutada, sest naabrid helistavad. Kolmas on 'võtame kaasa kõlari', mis tähendab Bluetooth'i kastikest, mis ei kata isegi esimest lauda.
Need on parandatavad, aga ainult siis, kui keegi vaatab ruumi enne. Mitte pilte veebilehel. Ruumi ennast.
Teine viga on ajakava, mis ei arvesta tehnika ülesseadmiseks aega. Kui tahad, et kell kuus õhtul on kõik valmis, peavad inimesed hakkama tööle vähemalt lõunaks, sageli hommikul. Saal peab olema tühi ja neil peab olema juurdepääs vooluvõrgule.
Kolmas viga on tuua DJ või bänd, aga mitte kedagi, kes teab, kuidas nende tehnika ruumiga ühendada. Esineja ei ole tehnik. Tehnik on tehnik.
Mida otsustada enne kõnet
Kuupäev, ligikaudne külaliste arv ja see, kas esitlus on oluline osa õhtust või mitte. Kui on esitlus, siis kui pikk ja kas seda näitab keegi kohapeal või saadetakse fail.
Kas on vaja busside koordineerimist või inimesed tulevad ise. Kui on bussid, siis mitmest linnast ja ligikaudu mis ajaks.
Kas oled juba ruumi silmas või vajad soovitust. Kui ruum on juba valitud, siis nimetus, aadress ja kas oled omanikuga rääkinud.
Ülejäänu selgub kõnes. Meie inimesed — After 5 Events — tsiteerivad, ehitavad, panevad kokku ja on saalis, kui viimane kast autosse läheb. Mitte edastajad. Meeskond.
Otsus, mis sul nüüd ees seisab, on see, kas korraldad ise või küsid kedagi, kes on seda teinud paar sada korda. Enne helistamist otsusta kuupäev ja külaliste arv kindlaks — ülejäänu saab kokku leppida.