After 5 EventsСначала помещение, потом всё остальное
Ресторан с хорошей едой, но без возможности поставить микрофон — это ресторан, в котором никто не услышит тост. Лофт с кирпичными стенами и бетонным полом красиво выглядит в инстаграме и убивает любой разговор за столом, потому что звук бьётся во все стороны сразу.
Площадка — это не фон. Это рама, внутри которой происходит всё остальное, и если рама не подходит, то ни кейтеринг, ни диджей, ни декор её не исправят.
Прежде чем бронировать: приезжайте на место днём, при дневном свете. Посмотрите, где розетки, спросите про мощность линии, узнайте, когда закрывается здание и кто остаётся с ключами после одиннадцати. Если аренда включает «техническую поддержку», узнайте, что именно это означает — иногда это человек, который включит проектор, иногда это просто номер телефона, по которому никто не отвечает в субботу.
Два вопроса, которые сэкономят деньги и нервы: можно ли привезти своё оборудование и своих людей, и сколько это стоит, если нельзя. Некоторые площадки работают только со своими подрядчиками; вы узнаете об этом либо сейчас, либо за две недели до события, когда менять уже поздно.
Звук — это не колонка из офиса
Если в помещении больше тридцати человек, портативная колонка даст фон, но не музыку. Если кто-то будет говорить, нужен микрофон — и не петличный микрофон со смартфона, а настоящий, который идёт через пульт в те же колонки, что играют музыку. Иначе диджей сделает тише, спикер начнёт кричать, и всё равно его не будет слышно дальше третьего ряда.
Звук — это первое, на чём экономят, и первое, что замечают гости. Плохой свет можно списать на атмосферу. Плохой звук — это когда люди уходят на улицу, чтобы поговорить, и не возвращаются.
Если вы заказываете диджея или живую музыку, уточните, что входит в стоимость: только работа или ещё и оборудование. Некоторые музыканты приезжают со всем своим, некоторые рассчитывают, что на площадке уже есть пульт, микшер и мониторы. Если этого нет, кто-то должен привезти — либо вы, либо площадка, либо третья сторона, и каждый вариант стоит денег.
Не забывайте про акустику помещения. Стеклянные стены, голые потолки, кафельный пол — всё это красиво и всё это превращает звук в кашу. Если площадка выглядит как эхо-камера, спросите, можно ли повесить ткань или поставить ширмы. Иногда достаточно двух занавесов, чтобы комната начала звучать.
Два типа подрядчиков
Есть агентства, которые принимают бриф, составляют смету и рассылают задачи субподрядчикам — звук одним людям, свет другим, кейтеринг третьим. Вы общаетесь с менеджером, менеджер общается с исполнителями, и в день события приезжают люди, которые видят помещение впервые и друг друга тоже.
Есть команды, которые приезжают сами: те же люди, что оценивали смету, вешают свет, настраивают звук и остаются до конца. Когда что-то идёт не так — а что-то всегда идёт не так, — решение принимается на месте, без звонков куда-то наверх.
Разница не в цене. Разница в том, что происходит в восемь вечера, когда выясняется, что проектор не ловит сигнал, а через десять минут должна начаться презентация. В первом случае ждут менеджера. Во втором — достают запасной кабель из кофра, который стоит у стены, потому что человек, который его привёз, знал, что этот проектор капризный.
Когда выбираете подрядчика, спросите, кто конкретно будет на площадке и сколько раз эти люди работали вместе. Если ответ уклончивый, вы поняли всё, что нужно.
Бюджет и как он движется
Стартапы работают раундами, и это значит, что бюджет на событие может вырасти вдвое за неделю или сжаться до нуля за день. Подрядчик, который с этим не сталкивался, начнёт настаивать на предоплате за месяц и испугается, когда вы попросите перенести дату.
Подрядчик, который работал со стартапами, знает, что план меняется, и держит в голове три версии вечера: ту, что в договоре, ту, что, вероятно, случится, и ту, до которой можно срезать за три дня, если раунд сорвался.
Говорите про деньги честно и сразу. Не называйте потолок, который вам не дадут. Не делайте вид, что бюджет фиксирован, если знаете, что он плавает. Хороший исполнитель не обидится на правду; он обидится на то, что узнал её слишком поздно, чтобы что-то перестроить.
Если бюджет маленький, скажите это в первом звонке. Тогда вам предложат не «всё то же самое, но дешевле», а другой формат, который работает на эти деньги: не банкет, а фуршет; не весь лофт, а половина; не диджей с полным комплектом света, а диджей с тем, что есть на площадке.
Что должно быть решено до первого звонка
Дата — хотя бы с точностью до недели. Примерное число гостей. Время начала и время, когда все должны разойтись. Это минимум, с которым можно начинать разговор.
Что ещё помогает: знать, будет ли кто-то выступать, нужен ли проектор, предполагается ли танцпол, есть ли идея по площадке или нужны варианты. Если бюджет уже понятен, назовите его; если нет, скажите, что его пока нет, и спросите, от чего вообще отталкиваться.
Не нужно приходить с полным сценарием. Сценарий — это то, что рисуется после того, как стало понятно, в каком помещении, с какими техническими возможностями и на какие деньги.
Вопросы, которые точно зададут вам: какой состав команды (сколько человек, какого возраста, что они обычно делают вместе), что должно остаться в памяти после вечера, и есть ли что-то, чего точно не должно быть. Последний вопрос важнее, чем кажется: если половина команды не пьёт, то бар — плохая идея; если никто не танцует, диджей будет играть в пустоту.
Кто это пишет
Этот гайд составила команда After 5 Events — те, кто грузит кофры в семь утра, тянет кабели через весь лофт и остаётся на площадке до двух ночи, пока последний кейс не уедет обратно на склад.
Теперь у вас есть порядок, в котором это делается. Осталось решить три вещи: дата, место и человек, которому вы готовы позвонить, когда что-то пойдёт не так. Всё остальное договаривается по ходу.