After 5 EventsДата выбирается не вокруг праздника, а вокруг смен
Декабрь — худший месяц. Магазины работают до позднего, график плотный, выходные отменяются. Новогодний корпоратив розничной сети почти всегда переносится на вторую половину января или вторую половину ноября, когда можно собрать людей из регионов в будний день без ущерба торговому плану. Если у вас магазины в нескольких городах, добавьте в расчёт дорогу: автобус из Нарвы или Пярну выезжает после обеда, приезжает к шести, увозит в полночь. Это жёсткая рамка. Всё остальное подстраивается под неё.
Зал выбирается по ширине, а не по красоте
Ресторанный зал на сто человек обычно широкий и низкий. Сцены нет, или она символическая. Экран видно только с первых трёх столов. Звук от колонок у стены отражается и накладывается сам на себя, речь становится кашей. Это можно исправить — дополнительным экраном сбоку, точечными колонками на стойках, микрофоном на стойке вместо ручного — но исправление стоит денег, а главное, требует времени на монтаж. Если зал уже забронирован, приезжайте туда днём и встаньте у дальней стены. Если презентацию оттуда не увидеть, она не будет видна и вечером.
Презентация, награждение и ужин — это три разных режима, и между ними переключаются
Первый час — приветствие, итоги года, планы, лучший продавец месяца. Свет прибран, все сидят, микрофон включён, презентация на экране. Это требует тишины и внимания. Потом начинается ужин: свет ярче, музыка фоном, люди встают, переходят между столами, курят на улице. Между этими двумя частями — пауза. Кто-то должен переключить свет, убавить микрофон, включить плейлист. Если этого никто не делает, вечер застревает в первом режиме, и люди сидят в полутьме под включённый проектор, пока официанты разносят салаты.
После ужина — третья часть: танцпол или диджей, если он запланирован. Это ещё одно переключение. Столы отодвигаются или остаются, свет гаснет совсем, звук становится громче. Если вы ведёте весь вечер сами, вы не успеете переключить режимы вовремя. Кто-то должен отвечать за технику, пока вы говорите.
Микрофон на стойке, а не в руке
Руководитель, который держит микрофон в руке, выглядит как ведущий. Руководитель, который стоит за трибуной или говорит в микрофон на стойке, выглядит как руководитель. Это мелочь, но она читается. Стойка ещё и освобождает руки для жестов, для переключения слайдов, для того, чтобы держать лист с цифрами. Ручной микрофон хорош для награждения, когда вы вызываете человека на сцену и передаёте ему слово. Для презентации он неудобен.
Автобусы решают, когда заканчивать
Если половина гостей приехала из другого города, вечер заканчивается не тогда, когда закончилась музыка, а когда уезжает последний автобус. Водитель не ждёт. Если автобус назначен на полночь, ужин начинается не позже восьми, презентация — не позже семи. Это значит, что гости из Таллинна, которые могли бы приехать к семи, приезжают к шести, и первый час они просто стоят с бокалом в руке. Это нормально, но это надо учесть: коктейльная часть до начала — не украшение программы, а буфер, пока все соберутся.
Venue coordinator — не ваш технический директор
Зал даёт столы, стулья, посуду, официантов, иногда — проектор и микрофон. Он не даёт человека, который этим проектором управляет. Координатор площадки следит за баром и кухней, но он не переключает слайды, не настраивает звук под помещение и не чинит микрофон, если тот starts feeding back. Если вы рассчитываете, что «техника включена в аренду зала», уточните, включён ли туда человек, который ей управляет. Обычно — нет.
Два типа подрядчика
Один тип агентства принимает бриф, составляет смету и рассылает её дальше: звук — одной компании, свет — другой, ведущий — фрилансер, с которым они списались вчера. Агентство зарабатывает на каждой строке и в день события координирует людей, которые друг друга не знают. Второй тип — бригада, которая приезжает одной машиной: свой звук, свой свет, свои люди, которые работают вместе сто раз. Разница проявляется в первые десять минут монтажа и в последние десять минут вечера, когда что-то идёт не так. Спросите, кто конкретно будет на объекте, и были ли эти люди на объектах подрядчика раньше. Если названы имена и телефоны — второй тип. Если названа только компания-партнёр — первый.
Решите, кто отвечает за вечер, пока вы выступаете
Ваш лучший вечер — тот, где вы произносите речь, вручаете награды, садитесь ужинать и весь остальной вечер находитесь за столом. Ваш худший — тот, где вы бегаете к пульту, ищете нужный слайд, объясняете официанту, когда выносить торт, и выходите на улицу звонить диджею, который опаздывает. Это решается одним человеком на площадке, который знает тайминг и уполномочен принимать решения без вас. Это может быть технический координатор, может быть кто-то из вашей команды, но это не может быть вы.
Что решить, прежде чем звонить
Дата, количество гостей, город. Зал — хотя бы три варианта, если финальный ещё не выбран. Формат вечера: только ужин, или ужин с презентацией, или ужин с диджеем после. Бюджет — хотя бы рамка, в пределах которой имеет смысл составлять предложение. И главное: готовы ли вы делегировать управление вечером, или вам нужен только звук и свет, а всё остальное вы ведёте сами. Это разные сметы и разные бригады.
Этот гид написан бригадой After 5 Events — теми, кто монтирует, включает и разбирает.