After 5 EventsMillal ja kellele
Detsembris on kauplused täis. Jaanuaris või novembris saab pidada seda, mida teised nimetavad jõulupeoibuks. Kuupäev määrab, kes saab tulla: kui pool personalist töötab vahetustega, siis laupäev pole neutraalne valik. Reede õhtu tähendab, et need, kes lõpetavad kaubanduskeskuses kell üheksa, jõuavad kohale kümne paiku. Kolmapäev tähendab, et bussid regionaalkeskustest peavad jõudma tagasi enne südaööd.
Üks peremees ei saa olla kahes kohas korraga. Kui plaan on, et sina tervitad, esitled tulemusi, annad üle auhinnad ja lahendad õhtul tekkinud küsimused, siis keegi teine peab tegelema mikrofoni, ekraani ja helitugevusega.
Esitlus peab olema näha ja kuulda
Kui osa külalistest istub pika laua otsas kuusteist meetrit eest ära, siis ei piisa sülearvuti ekraanist. Ekraan peab olema suur ja kõrgel. Heli peab katma kogu saali, mitte ainult esimest kolme rida.
Kaupluste vaheline võistlus ja tulemuste väljakuulutamine on kommunikatsioon, mitte kaunistus. See eeldab mikrofoni, mida ei pea käes hoidma, projektori, mis ei kustuta poolel lausel, ja valgustust, mis ei pimesta kõnelejat ega muuda publiku nägusid halliks.
Paljud kohad lubajavad ekraani ja mikrofoni maja arvel. Siis tuleb välja, et ekraan on roll-up-bänner, projektor on laenatud kontorist ja mikrofon on juhtmega, mis ulatub kolm meetrit. Küsi täpselt, mis seadmed on, kus nad asuvad ja kellel on nende eest vastutus.
Õhtu kulgeb kolmes osas
Esimene osa on ametlik: külaline jõuab kohale, võtab kohta, kuulab. Teine osa on söömine ja omavaheline rääkimine. Kolmas osa — kui see on planeeritud — on tants või muu lõdvestus.
Iga osa vajab oma heli. Esimese osa ajal peab kõne olema kuulda ilma pingutuseta. Teise osa ajal peab tausmuusika olema piisavalt vaikne, et laua taga saaks rääkida. Kolmanda osa ajal peab bassiheli olema tunnetatav, aga mitte lämmatav.
Kui plaanid kõiki kolme, siis ära sega neid kokku. Kui inimesed alustavad sööki ametliku kava keskel, pole keegi enam kuulamas. Kui pidu peaks algama, aga laudadel seisab veel tühjad taldrikud, läheb osa välja enne kui mis tahes algas.
Buss või parkla
Kui osa meeskonnast tuleb Pärnust, Viljandist või Rakverre piirkonnast, siis pole isiklik auto ilmne valik. Buss tähendab ühist väljumise aega — ja seda, et õhtu lõpeb siis, kui viimane buss väljub. See mõjutab programmi pikkust rohkem kui ükski muu otsus.
Kui kohale tullakse autodega, siis parkimiskohtade arv peab olema selge enne kuupäeva kinnitamist. Kolmekümne auto jaoks ei piisa neljast kohast tänaval.
Kes teeb mida päeval enne ja õhtul endal
Päev enne toimub tehniline ettevalmistus: valgustite paigaldus, heli häälestus, ekraani paigutus. See võtab tunde, eriti kui ruum on suur ja külalistele ei tohi jääda mulje, et nad on töökohal.
Õhtul endal keegi peab olema kohal, kes vastutab selliste asjade eest, millest sa ei peaks teadma: kui projektor ei süti, kui mikrofon pragin, kui tausmuusika on liiga vali või liiga vaikne. Selle rolli nimi ei ole korraldaja ega tehnik — see on inimene, kes hoiab õhtu kulgu, samal ajal kui sina oled peremees.
On kaks viisi seda tööd teha. Üks on agentuur, kes planeerib ja edastab tellimuse alltöövõtjatele, kellega pole varem koostööd tehtud — teenides igal real. Teine on meeskond, kes ise tsiteerib, ehitab, esineb ja viib õhtu läbi. Me oleme see teine. After 5 Events on meeskond, kes saabub hommikul kaubikuga, leiab toite, paigaldab valgustid ja on kohal ka siis, kui viimane kast läheb tagasi peale.
Mis otsustada enne, kui kellelegi helistad
Kuupäev ja koht. Kui need kaks pole lukus, ei tea keegi, millise ruumi jaoks pakub.
Osa õhtust, mis pole läbirääkimiseks: kas on ametlik ettekanne, kas on autasustamine, kas on tants. Ära küsi, mida agentuur soovitab — see ei ole küsimus, millele saab õige vastus olla. Sina tead, miks see õhtu toimub.
Kui palju oma aega saad anda korraldamisele ja kui palju tahad anda õhtul endal. Need on kaks eri küsimust.