Meeskonnaüritus — eelarve ja mis seda liigutab

Mis kuhugi läheb

Meeskonnasündmuse eest makstakse nelja asja eest: paiga eest, toidu ja joogi eest, tegevuse eest ja tehnilise poole eest. Kui sündmus toimub väljaspool linna, tuleb viies kulurida: transport.

See, mida kutsutakse inimpõhiseks hinnaks, peidab endas kõike neljast. Üheksakümmend eurot inimese kohta võib tähendada ruumi üüri, kohvilaua ja toolide väljalaotamist. Või see võib katta terrassi päevaks, hommikukohvi, lõunasöögi, õhtusöögi kolme käiguga, baari ja kõik peale heli. Numbrit ei saa usaldada enne, kui on selge, mida ta katab.

Mis on kaasas ja mis mitte

Väga paljud kohad ütlevad, et tehnika on kaasas. See tähendab mikrofoni ja kõlarit ruumis, mitte seda, et keegi selle üles seab või õhtul jälgib. Kui tegevus vajab muusikat taustale või keegi peab kõnelema sadaviiekümnele inimesele, siis kaasasolev mikrofon ei tee midagi, kui keegi ei tea, kuhu ta ühendada.

Söök võib tähendada praadi laudadel või teenindust kolme käiguga. Mõlemad mahuvad samasse rida eelarves, aga tegelikult on see vahe kahe õhtu vahel.

Küsi alati lahti: mis on ruumis juba olemas, kes selle tööle paneb, kes koristab ära, millal tuleb lahkuda. Väljasõidukohas tähendab kaasas olev saun sageli seda, et seal on saun — mitte puud, mitte keegi, kes ta köetaks.

Kus raha tavaliselt ei jätku

Kõige sagedamini jääb eelarve napiks kahes kohas: õhtusöök ja heli.

Tegevus ostetakse, see maksab, mis maksab. Ruum broneeritakse ja makstakse ära. Lõunasöök planeeritakse. Aga õhtusöök — see hetk, kui pole enam ülesannet ega ajakava ja inimesed lihtsalt istuvad koos — jääb sageli vahele. Või tehakse kiiruga, sest enam ei jätku.

See on viga, sest õhtusöök on see, mida inimesed mäletavad. Tegevus annab millestki rääkida, aga vestlus ise toimub hiljem laua taga.

Teine koht, kus kulub vähe, on tehniline pool. Heli ja valgus jäetakse lõppu, sest tundub, et need on lisad. Tegelikult need muudavad seda, kas õhtul on võimalik midagi öelda ja kas peopaika ikka näha on.

Millal tehnika on odavam

Tehnika läheb odavamaks siis, kui sellest räägitakse enne, kui ruum on kinni kirjutatud. Kui paik on valitud ja alles siis küsitakse, kuidas seal heli toimib, siis võimalused on piiratud. Talvel ei saa terrassil midagi teha. Klaarseinaga konverentsisaalile läheb vaja süsteemi, mida väiksemas ruumis poleks üldse vaja olnud.

Otsus tehakse sellises järjekorras: mitu inimest tuleb, kas nad peavad üksteist kuulma, kas keegi peab kõnelema kõigile, mis aastaaeg on. Alles siis valitakse ruum. Kui ruum on enne, siis hind järgneb ruumi järele, mitte vajaduse järele.

Kaks liiki agentuurist

On agentuure, kes planeerivad sündmuse ja saadavad korralduse edasi allahangetele — helitehnikale, toitlustajale, transpordiettevõttele — kellega pole varem koos töötatud. Nad teenivad igal real.

On agentuure, kes hindavad ise, ehitavad ise, on õhtul ise kohal. Nende oma inimesed kannavad kaste sisse, panevad mikrofoni tööle, seisvad mikseri taga südaöösel, kui viimane kast läheb tagasi autosse.

See pole maitse asi. See muudab seda, kellele helistate, kui midagi ei tööta, ja kas teisel pool on keegi, kes tunneb ruumi ja teab, kus pistikud on.

Mis jääb alati arvesse lisamata

Transport lisandub siis, kui sündmus on linnast eemal. See pole ainult bussi üür. See on aeg — kui kauaks inimesed töölt ära on — ja see on risk, et keegi jääb maha.

Aeg ise on kulu. Kui tegevus kestab neli tundi ja sõita on tund kummaski suunas, siis päev on läinud. See ei maksa eurosid, aga maksab seda, mida muud saanuks samal ajal tehtud.

Toit lõunaks ja toit õhtul ei maksa sama palju, aga kui lõunat planeerides arvestatakse õhtusöögi numbriga, siis õhtusöögiks enam ei jätku.

Kes seda kirjutab

Selle kirjutab After 5 Eventsi meeskond — need, kes hommikul seitsme ajal autoga kohale jõuavad, leiavad vooluvõrgu üles, riputavad valguse lakke ja on kohal südaöösel, kui viimane kast läheb autosse tagasi.

Mis nüüd otsustada

Otsustada on kaks asja. Esiteks: mitu inimest tuleb ja kas õhtu on osa päevast või eraldi. Teiseks: kas eelarve number katab ainult tegevust või ka seda, mis juhtub pärast, kui tegevus läbi saab.

Enne helistamist tasub teada, kas vajate ainult ruumi või ka kedagi, kes paneb selle õhtuks tööle.