After 5 EventsAlgusaeg ja bussid otsustavad ruumi
Kui inimesed tulevad viiest linnast, siis bussid lähevad tagasi kümme õhtul või ei lähe üldse. See otsustab, kas üritus lõpeb üheksaks või kestab hommikuni. Mõlemad toimivad, aga valik tuleb teha enne, kui ruumi broneeritakse, sest ruum peab mahutama kas õhtusöögi ja esitluse või õhtusöögi, esitluse ja selle, milleks õhtu pärast kümmet muutub.
Teine asi, mis otsustab ruumi: kui peakontor peab näitama numbrit, tutvustama uut brändi või andma parimale müügipunktile auhinda, siis ekraan peab olema nähtav laia saali tagumisest nurgast ja heli peab kandma sinna, kuhu valgus ei ulatu. See ei ole projektor seinale — see on rig, mille keegi ehitab.
Aktiviteedi osa ja õhtu osa pole sama eelarve
Aktiivse osa saab osta spetsialistilt: laskmisrada, kartingrad, põetus, seiklusrada. See leping katab kellaaega kümme kuni kaks, juhendaja, rekvisiidi ja vastutuse. Õhtu osa — ruum, toit, tehnika, personal — on eraldi leping ja tavaliselt pikem rida. Tavaline viga on planeerida esimene ja unustada teine.
Õhtusöök saja inimesega võtab ruumi kaks ja pool tundi, kui inimesed istuvad laudade taga. Kui buffet-laud on servas ja inimesed liiguvad, siis kaks tundi. Vahele jääb esitlus. Kui see kestab kauem kui kakskümmend minutit, siis inimesed peavad istuma ja ekraani nägema, mis tähendab laudu ja toolide paigutust, mida ei saa enam pärast seda lihtsalt ära koristada. Järjekord, milles asjad juhtuvad, otsustab, milline ruum üldse sobib.
Kes tuleb seitse hommikul veoautoga
On kaht tüüpi firmasid. Esimene planeerib ja edastab tellimuse alltöövõtjatele, kellega nad pole varem koos töötanud, iga rea pealt teenides. Teine tsiteerib, ehitab, esineb ja jookseb õhtu oma inimestega. Erinevus ei tundu paberil, aga see tuleb välja siis, kui kell on seitse õhtul ja mikrofon lõikab.
Meie inimesed teevad riggimise, teenindavad lauda, jooksevad heli ja valgust ning lähevad ära siis, kui viimane kast läheb tagasi peale. See ei ole subbrändide võrgustik. See on sama koor.
Detsember on võimatu, seega november või jaanuar
Jaekaubanduses on detsember aasta kiireim kuu ja jõulupidu on novembris või jaanuaris. Novembris on ruumid vabad ja hinnad tavalised. Jaanuaris on ruumid vabad ja ilm halb. Valik pole raske, aga see peab olema tehtud enne oktoobrit, sest novembri laupäevad lähevad kinni septembris.
Kui üritus on jaanuaris, siis otsustage, kas te räägite eelmisest aastast või järgmisest. Kui peakontor näitab tulemusi, siis jaanuar on paras aeg. Kui te ainult tähistate, siis november ei lase aastal veel läbi saada.
Esitlus suures ruumis nõuab riggimist
Kui peakontor räägib kahekümne inimesega konverentsiruumis, piisab sülearvutist ja taskuhääldist. Kui sama jutt tuleb pidada sadakonna inimese ees laias saalis, kus pool publiku istub kümnest meetrist kaugemal, siis sülearvuti ekraani ei näe ja hääl ei kanna.
See tähendab projektorit või LED-ekraani, heli, mis katab ruumi laiuse, ja valgust, mis ei viska peegeldust ekraanile. Seda pole võimalik seada üles pool tundi enne — rigg tuleb ehitada hommikul ja keegi peab teadma, kuidas ruum valguse tagasi viskab. Kui esitlust pole, siis ei ole seda probleemi. Kui esitlus on, siis see on suurim tehniline rida kogu õhtul.
Õhtu kümne järel, kui bussid ei lähe tagasi
Kui inimesed jäävad ööbima, siis üritus ei lõpe õhtusöögiga. Kümne järel toimub asi, mida keegi ei planeeri ja mida kõik mäletavad: baar, muusika, liikumine. Ruum peab kas seda võimaldama või siis peate ütlema, et õhtu lõpeb kümme. Mõlemad on ausad, aga vahepealne — üritus, mis kestab edasi, kuid ruumis, kus pole muusikat ega kohta, kuhu minna — on ebamugav.
Kui õhtu läheb edasi, siis keegi peab jooksma baari, keegi peab mängima muusikat ja keegi peab teadma, millal valgus läheb kinni. See ei ole aktiviteedi pakkuja töö. See on tootmine.
Otsus ja mis enne helistamist selgeks teha
Otsustate kas ise tellida ruum, toit, tehnika, transport ja personal eraldi ridadena või tellida see ühelt meeskonnalt, kes ehitab ja jookseb õhtu. Erinevus maksab vähem, kui arvate, ja tuleb välja siis, kui midagi läheb valesti.
Enne kui kellelegi helistate, selgitage need kolm asja: kas inimesed lähevad samal õhtul tagasi, kas peakontor peab esitlust pidama ja kui paljud linnast välja olevatest kauplustest tulevad. Ülejäänu saab lahendada, aga need kolm otsustavad, milline ruum ja milline eelarve üldse sobib.
Selle juhendi kirjutas After 5 Events meeskond — inimesed, kes saabuvad hommikul veoautoga, leiavad toite, riputavad valguse ja on ikka veel kohal siis, kui viimane kast läheb tagasi peale.