After 5 EventsTegevus pole üritus
Tegevuse pakkuja müüb kolm tundi — kanuud, batuudid, bussipeatus ja ülesanne. See osa on sisukorraldaja töö ja nad teevad seda päriselt hästi. Aga sa pead planeerima ka kaks tundi enne, kui inimesed tulevad kohale erinevatest kohtadest erinevatel aegadel ja küsivad, kus saab hommikukohvi, ja kolm tundi pärast, kui nad istuvad õhtusöögil, ja siis kaks tundi selle järel, kui osa tahab baari ja osa koju.
Tegevus võtab päeva keskel kolm või neli tundi. Ülejäänu on ruumid, sõit ja söök, ja see on koht, kus üritus võib minna hästi või minna oma teed.
Ruum enne tegevust pole midagi
Kui meeskond tuleb hommikul kokku, vajad kohta, kuhu nad saavad tulla. Hotelli seminariruum töötab, kui koguned linnas ja lähete bussiga välja. Kui tegevus on õues ja kõik sõidavad ise, vajad kohta, kuhu autod mahuvad ja kus on WC. Tihti on see restoran, kes teeb hommikukohvi ja lõuna pärast.
Mõtle läbi, kas kõik tulevad ühel ajal. Kui öeldakse kümme hommikul ja pool saabub kümneks ja pool pooleteistkümneks, siis esimesed istuvad pool tundi ja ootavad. Idufirmas on see tavaline, sest keegi võtab lapse lasteaiast, keegi tuleb teisest linnast. Lahenda see kas nii, et ruumis saab niikuinii olla — kohv käsil, tool olemas — või nii, et kellelgi pole vaja oodata, sest aeg pannakse paika alles siis, kui kõik on kohal.
Õhtusöök on üritus
Pole vahet, kui hästi tegevus läks — see, mida inimesed üksteisele järgmisel nädalal räägivad, on õhtusöök. Tegevuse juures räägivad nad viieteistkümnega korraga, pinges, ja see, et ühine ülesanne täideti, on hea, aga ei jää eriti meelde. Õhtusöögi juures istuvad kuus inimest koos kaks tundi, ja see, kas need kuus said üksteist tundma või said hakkama, sõltub sellest, kas sa panid nad sinna või said nad ise valida.
Ala pane inimesi laudu ette. Ära määra kohti. Jäta see avatud ja vaata, mis juhtub — tulevad sõbrad istuvad kokku ja see on kena, aga keegi jääb üksinda äärde. Idufirmas on järgmine kiht: pool meeskonda tuli kolm kuud tagasi ja ei tea, kellega rääkida. Nad ei istu vabatahtlikult kellegi kõrvale, keda pole kohtunud.
Proovi seda: istu nad ära esimeseks käiguks, lühikeseks, kuueks ringiks, ja pane igasse lauda kaks vana ja neli uut, või kaks tehnikat ja neli mitte-tehnikat, mis iganes sinu meeskonnas lõhki on. Anna neile üks asi rääkida — mitte juhendatud tegevus, lihtsalt teema, mis pole töö. Pärast esimest käiku vabasta lauad ja lase neil minna, kuhu tahavad. Nüüd on uutel juba üks inimene, keda nad tunnevad, ja vanad näevad kedagi, keda tahavad kutsuda.
Transport on sinu otsustada enne
Kui meeskond on kakskümmend inimest ja nad kogunevad Tallinnas, pole bussil mõtet. Kui neid on viiskümmend ja tegevus toimub väljaspool linna, on mõte. Kui pool sõidab ise ja pool bussiga, jõuavad nad eri aegadel kohale ja keegi peab ootama.
Buss maksab, aga lahendab kolm asja: kõik jõuavad ühel ajal, keegi ei pea juhtima, ja tagasi võib juua. Ilma bussita jõuavad osa inimesi varem, osa hilja, ja kellegi jaoks on õhtu läbi kell kümme, sest tal on auto.
Otsusta ette. Kui ütled, et mõlemad võimalused töötavad, siis jagad meeskonna kaheks enne, kui üritus alanud on.
Eelarve muutub, ajakava nihkub
Idufirma ei telli üritust kuus kuud ette kindla eelarvega. Aeg pannakse paika, siis nihkub toote käivitamise tõttu, eelarve on number, mida öeldi viimases voorus, aga see oli jaanuaris ja nüüd on aprill. Planeeri sellele: broneeri paindliku kuupäevaga või broneeri nii, et saab nihutada, ja küsi juba esimeses kõnes, mis juhtub, kui eelarve langeb poole peale.
Paljud firmad müüvad kogu paketti: tegevus, ruum, söök, kõik ühe hinnapakkumisega, ja siis edastavad nad selle alltöövõtjatele, keda pole kunagi kohtunud. Kui miski nihkub, nihkub tervekett. Firma, kelle oma inimesed ehitavad ruumi ja viivad õhtut läbi, saab ümber planeerida kiiremini, sest kõik, kes peavad teadma, on ühes toas.
Pärast õhtusööki pole plaan
Õhtusöök lõpeb kümme paiku. Osa tahab koju, osa tahab veel rääkida, osa tahab baari. Otsusta enne, mis neist kolmest on võimalik. Kui restoran tahab kinni panna, siis peavad kõik lahkuma, ja see lõpetab õhtu ootamatult varakult. Kui saad pikendada ruumi, jääb osa veel, aga pidudeks need pole loodud.
Parim variant on, kui järgmine koht on juba ette teada — baar, mille sa oled eelnevalt vaadanud ja mis mahutab kakskümmend inimest korraga, kõnnivahemaa kaugusel. Ära ütle kõigile, et peavad tulema. Ütle neile, kes tahavad, kus saab jätkata, ja lase teistel rahulikult lahkuda.
Mis peaks olema paigas enne, kui helistad
Kuupäev — või vähemalt kuu ja kindlus, et see ei nihku enam kui nädala võrra. Ligikaudne arv inimesi. Tegevus ise — kas teised on seda juba korraldamas või otsid ka seda. Kas vajad transporti või mitte. Üks number, mida võib öelda valjusti, eelarve kohta.
Õhtu, kus pool meeskonda näeb teist poolt esimest korda, ei muuda neid sõpradeks. Aga hästi planeeritud õhtu paneb nad istuma koos kaks tundi, rääkima kellegagi, keda ei tunne, ja meelde jääb, kuidas see läks. Meie oleme After 5 Events — meeskond, kes ehitab ruumi, viib õhtu läbi ja on seal siis, kui plaan muutub. Otsusta enne helistamist, milline õhtu see tegelikult peaks olema, ja siis ütle seda valjusti.