Aastapäev — kontrollnimekiri

Enne kui midagi broneerid

• Kas teate täpset külaliste arvu või vähemalt vahemikku? Ei? Siis ära veel saali broneeri — ruum peab tulema arvu järgi, mitte vastupidi.
• Kas eelarve katab nii ruumi, toidu, tehnika kui esinejad? Aastapäeval on tehnika osakaal suurem kui teistel üritustel, sest ekraan ja heli peavad töötama kõigile.
• Kas aeg on paika pandud ja kas see arvestab, et suvel on inimesed puhkusel ja detsembris igal teisel firmal samuti aastapäev?
• Kas teate, kes räägib ja kui kaua? Kõned on aastapäeva sisu, aga kui neid on viis ja igaüks kestab kümme minutit, siis programm venib.

Ruum

• Kas ruum mahutab kõik istuma, kui peate seda vajama? Seisupidu vajab vähem ruumi, aga aastapäeval räägitakse palju ja inimesed ei jaksa tund aega püsti seista.
• Kas laes on kõrgust vähemalt kolm meetrit? Ekraan ja valgustus võtavad ruumi, ja madalas ruumis paistab kõik puudulik.
• Kas ruumis on lava või koht, kust rääkida? Kui ei, siis tuleb üles ehitada, ja see suurendab nii eelarvet kui ülesehituse aega.
• Kas ruumis on heli juba olemas või tuleb tuua? Saali oma heli sobib harva — enamasti on see koosolekuteks, mitte sõnavõttudeks saja inimese ees.
• Kas teate, kes avab ruumi hommikul ja kes sulgeb öösel? See unustatakse ära kõige sagedamini.
• Kas kohas võib teha häält kella kaheteistkümneni või kauem? Kes räägib naabritega, kui keegi helistab kella üksteist paiku?

Programm

• Kas on olemas kirjalik kava, kus on kirjas iga kõne pikkus ja kes räägib millal?
• Kas keegi on läbi proovinud, kui kaua ettevõtte filmi näitamine või slaidiesitlus tegelikult kestab?
• Kas teate, kes juhib õhtut? Keegi peab ütlema, millal järgmine kõneleja astub lavale, ja see ei saa olla korraldaja, kes samal ajal lahendab kümneid muid asju.
• Kas on paber, kus on kirjas kogu kulg? Telefon tühjaks jookseb või kaob käest — paberil peab olema varukoopia.

Tehnika

• Kas teate, mis suuruses ekraani vajate? Viiekümne inimese jaoks sobib üks suurus, kahesaja jaoks hoopis teine.
• Kas presentatsioon on testitud suurel ekraanil? Väike tekst, mis sülearvutil paistab, muutub kuue meetri kauguselt loetamatuks.
• Kas keegi on kontrollinud, et firma video töötab selle tehnikaga, mida kasutatakse? Failivorming või resolutsioon võib olla vale.
• Kas mikrofone on piisavalt — üks kõnelejale, üks moderaatorile, üks küsimusteks?
• Kas valgustus tuleb kaasa või kasutate ruumi oma? Ruumi oma on tavaliselt liiga hele või liiga tume.
• Kas teate, kus meeskond sööb? Kui ülesehitus kestab kuus tundi, siis keegi peab söönud saama, ja see ei saa toimuda külaliste lauast.

Toit ja jook

• Kas menüü sobib kõigile või on alternatiiv neile, kes ei söö liha?
• Kas jook tuleb laudadesse või on baar? Baar aeglustab algust, sest inimesed kogunevad sinna enne istumist.
• Kas teate, kui palju jooki tellida? Aastapäev ei ole piknikusuvepäev — tarbimine on rahulikum.
• Kas keegi on öelnud toitlustajale, mis kell peab toit valmis olema? Mitte millal külalised tulevad, vaid millal toit peab laual olema.

Külalised ja transport

• Kas kutse on välja saadetud vähemalt kaks nädalat enne ja kas seal on täpne aadress ja parkimise info?
• Kas kohas on parkimist või peate selle korraldama eraldi?
• Kas keegi tuleb väljastpoolt Tallinnast ja kas te pakute transporti või juhiseid?
• Kas te teate, kes jälgib, et õigel ajal õiged inimesed on kohal — eriti need, kes peavad rääkima?

Viimane nädal

• Kas olete saatnud meeldetuletuse kõigile, kes peavad midagi tegema — rääkima, esitama, tervitama?
• Kas kogu meeskond teab, mis kell algab ülesehitus ja kellel on võti?
• Kas ilmateade on vaadatud, kui üritus on osaliselt õues?
• Kas keegi on helistanud kohta ja kinnitanud, et broneering kehtib?

Päeval

• Kas keegi jõuab kohale kaks tundi enne külalisi ja kontrollib ruumi?
• Kas tehnika on testitud vähemalt üks tund enne algust — ekraan, heli, mikrofon, valgus?
• Kas keegi seisab ukse juures ja suunab inimesi?
• Kas on olemas number, kuhu saab helistada, kui miski läheb valesti? Mitte korraldaja number — keegi, kes saab kohale tulla.

Pärast

• Kas teate, kes jääb lõpuni ja kontrollib, et ruum jääb korras?
• Kas koristus on kokku lepitud või peate selle ise korraldama?
• Kas keegi teeb pilte, mida saab kasutada järgmisel aastal?

Teine tüüpi üritusettevõte

Enamik firmasid planeerib ja edastab töö edasi alltöövõtjatele, kellega pole varem koostööd tehtud. Nad teenivad igal real ja lahendavad probleeme telefoni teel.

Teine tüüp — see, mille oma inimesed koostavad hinnapakkumise, ehitavad ruumi üles, paigaldavad tehnika ja jooksevad õhtut — töötab teistmoodi. Kui miski läheb valesti, siis inimene, kes saab seda parandada, on juba kohal. Mitte koordinaator, kes helistab kellelegi teisele.

See tekst on kirjutatud After 5 Eventsi meeskonna poolt — need, kes saabuvad hommikul veoautoga ja lahkuvad siis, kui viimane kast on tagasi peal.

Mida otsustada enne helistamist

Külaliste arv, kuupäev ja eelarve. Kui need kolm on paika pandud, saab edasi liikuda. Kui need kõiguvad, siis iga järgmine otsus muutub iga kord, kui üks neist kolmest muutub.