After 5 EventsPlaneerimisaeg määrab valiku
Aastapäeva ei korraldata kahe kuuga. Kuus kuud annab ruumi ise teha; kolm kuud tähendab, et keegi peab juba teadma, mida tellida. Kui kuupäev on kinnitatud vähem kui kaks kuud ette, valikut enam pole — läheb see, kes jõuab.
Ruum tuleb kinnitada esimesena. Juubeliüritus mahutab rohkem inimesi kui igapäevane kokkusaamine, ja head kohad on broneeritud kuid ette. Saali suurus määrab tehnika mahu, tehnika maht määrab eelarve kolmandiku.
Mida ise teha tähendab päriselt
Te valite ruumi, kokkate külaliste nimekirja, kirjutate kava, tellite toidu, kinnitate kõnelejad, korraldage filmi või esitluse valmimise, valite muusika, saate kätte dekoori. Seitse valdkonda, igaüks oma tähtajaga.
Siis tuleb päev ise. Te olete samal ajal korraldaja, vastuvõtja ja inimene, kes peab teadma, kus mikrofon on, kui keegi seda vajab. Probleem pole koormus — probleem on, et te ei saa olla kahes kohas korraga, ja aastapäeval on alati kaks asja, mis juhtuvad samaaegselt.
Kui ettevõttes on keegi, kes on varem üritusi vedanud, kes tunneb tehnikat ja suudab õhtul olla tagaruumis, mitte laua taga — siis ise tegemine on võimalik. Kui seda inimest pole, siis õhtu läheb kas väga hästi või väga halvasti, ja te ei tea enne kella üheksat, kumb see on.
Kaks liiki agentuuridest
Esimene liik võtab teie kirjelduse, edastab selle valgus- ja helifirmale, keda nad ei ole varem kohtunud, saadab toitlustajale, kellega nad töötavad kord aastas, ja lisab igale reale marginaali. Te räägite ühe inimesega, aga õhtul on saalis viis eri meeskonda, kes näevad teineteist esimest korda.
Teine liik tsiteerib oma rahvaga, ehitab oma käega, jooksutab õhtut oma meeskonnaga. Kallis see ei pruugi olla — vahemehe rida on ära jäänud — aga see, mida te maksate, läheb inimesele, kes teab, mida teha, kui kõlar sureb kümme minutit enne kõnet.
Erinevus ei ole müügilauses. Erinevus on küsimuses: kes tuleb kohale. Kui agentuuri enda inimesi saalis ei ole, siis koordineerimine jääb teie kanda, ja aastapäeval on koordineerimine pool tööst.
Mis jääb ikka teie teha
Isegi siis, kui kogu tehniline pool on kellegi käes, kolm asja jäävad alati teie otsustada.
Kava sisu. Kes räägib, kui kaua, millises järjekorras, milline toon. Agentuur saab välja pakkuda struktuuri, aga sisu tunneb ainult ettevõte ise.
Külaliste nimekiri ja kutse. See pole logistika — see on poliitiline otsus. Keda kutsuda, kuidas sõnastada, kellele saata eelnevalt eraldi kiri.
Eelarve jaotus. Teil on summa, ja see jaguneb ruumi, tehnika, toidu, muusika, dekoori ja reservi vahel. Agentuur ütleb, mis maksab mida, aga otsuse teete teie.
Mis läheb täielikult üle
Helitehnika. Mikrofone on vaja vähemalt neljale inimesele korraga, esitlus peab käima läbi video, võib-olla on vaja salvestust. Üks vale kaabel ja kõne ei kõla.
Valgus. Aastapäev ei ole õhtusöök. Lava peab olema näha, lauad ei tohi olla liiga pimedad, võib-olla tahate ettevõtte värvi seintele. Valgus muudab ruumi, ja kui seda ei tea, siis ei oska ka tellida.
Päeva jooksutamine. Keegi peab teadma, millal toit tuleb välja, millal läheb esitlus peale, millal kõnelejad liiguvad lavale, mis juhtub, kui ajakava lükkub. See inimene ei saa olla sama inimene, kes tervitab külalisi.
Kui agentuur ütleb teile, et nemad plaanivad ja helimehed tulevad eraldi firmast — küsige, kas see helimees on varem nende üritustel olnud. Kui vastus on ei, siis õhtul lahendavad probleeme kaks inimest, kes ei tea teineteise nime.
Otsus, mida teha enne helistamist
Esiteks: kas teil on ettevõttes keegi, kes suudab õhtul olla tagaruumis, mitte külaliste seas. Kui jah, siis pool tööd võib ise teha. Kui ei, siis peab keegi olema saalis algusest lõpuni.
Teiseks: kas teie eelarve kannab seda, et üks meeskond teeb mitu asja korraga. Odavam ei tähenda alati paremat — odavam võib tähendada, et te koordineerite neli alltöövõtjat, kellest ükski ei tea, mida teine teeb.
Kolmandaks: mis on see üks asi, mis ei tohi minna valesti. Kõne, mille heli peab olema puhas? Esitlus, mis peab käima sujuvalt? Film, mis näidatakse esimest korda? Alustage sealt. Ülejäänu saab parandada, aga see üks asi peab toimima.
Meie oleme need, kes tulevad hommikul seitsme paiku kohale kaubikuga, leiavad toite üles, panevad valguse üles ja oleme seal veel kella kahe paiku, kui viimane kast läheb tagasi peale. After 5 Events on tootmispoolne osa; õde-firmad after5.ee ja dj.after5.ee on need, kes esinevad. Aga enne kui keegi saab esineda, peab keegi ehitama ruumi, kus esinemine on võimalik.
Otsustage ruum. Otsustage kuupäev. Otsustage, kes vastutab õhtu eest. Alles siis helistage.