After 5 EventsHoone valmib päev enne või päev pärast
Ehitus ei lõpe kunagi õigeks ajaks. Avamisel saab kuupäeva kinnitatud kuid enne, kui keegi teaks, kas põrand on valmis või kas elekter on sisse lülitatud. Külalised tulevad — pressiteade on väljas, minister on kalendris —, aga ruum ise ei pruugi olla see, millele plaan lootes tehti.
See tähendab, et kõik tehniline tuleb kaasa võtta nii, nagu tuba oleks täiesti tühi. Heli, valgus, toide: eraldi generaator juhul, kui maja oma ei ole veel üle võetud. Mööbel, mis ei saa sõltuda sellest, kas põrandakate jõudis maha panna. Pudelid ja klaasid arvutatud külaliste arvu järgi, mitte ruumi järgi, sest ruum ise muutub veel.
Kui hoone valmimine lükkub edasi, on kava B juba olemas või siis pole seda kellelgi.
Külalised, keda ei kutsu uuesti
Avamisel on kolm rühma, kes kõik ootavad erinevat. Ametnikud ja poliitikud tulevad viisakusest ja lahkuvad pool tundi pärast kõnet. Ajakirjanikud tulevad pildi ja tsitaadi järele, mitte õhtu pärast. Naabrid ja kohalikud elanikud jäävad kauemaks, aga jälgivad, kas firma võtab neid tõsiselt või on nad dekoratsioon.
Kõik see juhtub korraga. Kõne peab olema kuulda igal istekohalt, sest keegi ei küsi hiljem, kas mikrofon ei töötanud. Lint lõigatakse läbi ühe korraga — kaamera seisab seal, kus ta seisab, ja valgus peab seal olemas olema. Tuur majas, kui tuur on planeeritud, liigub grupi kaupa, mis tähendab kontrollitud liikumist ja kohati ruume, kuhu veel ehitust täis ei pääse.
Finantssektoris lisandub veel üks kihk: kõik peab olema dokumenteeritud. Kes olid ruumis, mida neile pakuti, kui palju see maksis. Külaliste nimekiri on ka aruandlus, ja kui keegi sai kingituse, peab see olema reeglites sees. Alkoholi käsitletakse vastavalt firmasisesele poliitikale, mis võib tähendada üht klaasi vastuvõtul või üldse mitte midagi.
Tehniline osa, mille järgi kõik muu käib
Kui maja oma heli ja valgustus pole veel kasutuses, tuleb kõik tuua ise. See ei tähenda kaht kõlarit ja mikrofoni. See tähendab generaatorit väljas, kaableid läbi pooliku ukse, heli, mis töötab nii lindi läbilõikamisel õues kui ka kõneks saalis, ja valgust, mis ei sõltu maja lülititest.
Riietusruume ei pruugi olla. Esinejad või kõnelejad — kui neid on — valmistuvad autos või korraldustes, mis korraldajale ei meeldi, aga mis on reaalsus, kui hoone ei ole veel valmis.
Kõne peab olema kuulda. See on mitteläbiräägitav. Finantsettevõtte riigijuht räägib, paar minutit või kümme, ja kui mikrofon lõikab välja või tema häält ei kanta saali tagumisse serva, jääb see mäletama pooleks aastaks. Heli testitakse tund enne uksi, mitte kümme minutit enne.
Valgus ei ole meeleolu, valgus on selleks, et inimesed näeksid, kuhu nad astuvad, ja selleks, et kaamera saaks pildi. Saalis, kus seinad on veel viimistlemata või põrand lõplikult puhastamata, on valgustus ka see, mis näitab, mida tahate, et näidataks.
Ajakava, mis kehtib kõigile
Avamisel ei ole paindlikkust. Minister saabub kindlal kellaajal, ajakirjanikud peavad jõudma järgmisele kohale, ja naabrid ei oota, kui kõne algab pool tundi hilja. Ajakava on see, millega kõik leppivad kokku kuus nädalat ette, ja see ei muutu, isegi kui hoone ei ole veel valmis.
See tähendab, et kõik tehniline peab seisma tund enne. Linti ei saa lõigata poolteist korda. Tuur algab siis, kui algab, ja igaüks, kes saali juhib, teab, kus grupp järgmisena on ja kui palju aega seal kulub.
Ohver ei ole kaos. Ohver on tüdimus: õhtu nii jäigalt läbi viidud, et keegi ei mäleta seda muud kui kohustust.
Võimalik, et hangitakse
Mõned pangad ja kindlustusseltsid peavad teenust hanke kaudu ostma. See ei tähenda tingimata riigihangete registrit, aga see tähendab kolme pakkumust, võrdlust ja kindlat vormi, kuidas leping sõlmitakse.
Korraldaja, kes esimest korda seda teeb, ei tea seda enne, kui ostutöötaja räägib sellest. Aega lisandub, aga eelarvesse mängutust ei tule.
Kui hanget pole, on siiski ostuorderid ja arved, mis peavad olema jagatud kulukohtade vahel. Ruum eraldi, catering eraldi, tehnika eraldi. See ei ole keeruline, aga see peab olema õige kohe, mitte parandatud järele.
Kaks moodi seda tööd teha
Osa ettevõtteid planeerib ürituse ja edastab tellimuse alltöövõtjatele, kellega pole enne koos töötatud. Iga rida saab marginaali peale, ja õhtul kohal ei ole kedagi, kes teaks, mida otsustati või miks.
Teine moodi on see, kus sama seltskond, kes hindab, ehitab ka üles ja jookseb õhtul saali. Kõik tehniline, mis on hinnapakkumises, tuleb samalt meeskonnalt. Muutused ei lähe läbi vahendajat ja parandusi ei pea selgitama kellelegi, kes pole ruumis.
Ei ole vaja nimetada, kumb mudel töötab paremini, kui midagi läheb valesti pool tundi enne uksi.
Otsus ja mis enne helistamist paika panna
Otsus ei ole see, kas üldse kedagi kaasata. Avamine poolikus hoones ei lähe kunagi läbi ilma tehnikavõrguta, mis on oma käes tuua. Otsus on pigem see, kellelt saab vastused otse ja kes võtab vastutuse õhtu eest.
Enne kui helistate, peab olemas olema: - Kuupäev, isegi kui hoone valmimine pole kinnitatud - Külaliste arv, jaotus ja see, kes neist ei tohi pildile - Kas alkohol on lubatud ja kui palju - Eelarve, mis on kinnitatud ja ei muutu - Otsus, kas teenust ostetakse hangete kaudu või lepinguga otse
Üllejäänu saab välja selgitada koos. After 5 Events on meeskond, kes seda kirjutab — need, kes riigi hommikul seitse, leiavad toite ja on kohal kaks öösel, kui viimane kast läheb tagasi peale.