After 5 EventsHoone pole kunagi valmis
Tootmishoone või tehase avamisel on graafik kinni ehitusest, mitte teisiti. Tegelik ruum — põrand, vool, aknad — ei ole selleks hetkeks veel korda saadud, ja avamisürituse korraldaja peab arvestama sellega, et planeeritud ala on päev enne kasutuskõlbmatu.
Korraldus algab seega mitte ürituseplaanist, vaid ajakavast, mis lähtub tegelikust töömaast. Millal saab hoone sisse? Millal on vool sisse lülitatud ja testitud? Kellele kuulub ruum kuni lõunani? Kui vastus on ebaselge, siis üritusmeeskond peab tooma kõik oma peal: toiteallikad, valgustus, heli, toolid, katused.
Telk on sagedane lahendus. Hoone ise on näitusobjekt, mida tuuritakse; söömine ja programm on platsi peal või kõrvalhoovis. Telk tähendab aga, et põrand, elekter, katend, soojendus ja turvalisus tuleb üles ehitada nullist.
Külaliste nimekiri dikteerib tehnika
Avamisel pole ühte tüüpi külalist. Tootmishoone avamine toob kokku ametiisikud, ajakirjanikud, kohalikud naabrid, ehituspartnerid ja ettevõtte töötajad. Osa kuulab kõnet formaalselt ja läheb; osa jääb peole.
See mõjutab tehnikat rohkem kui ükski muu otsus. Ametlikule osale — lindilõikus, tervituskõne, tuur — on vaja valjuhääldit, traadita mikrofoni ja valgust, mis laseb rääkijat näha, kuid mitte esile tõsta. Peolisele osale on vaja täismahus heli, tantsuruumi ja õhtupimeduse jaoks valgustust.
Kui mõlemad osad toimuvad samas ruumis, tuleb tehnika ümber ehitada pooleteise tunni jooksul, ning seda peab arvestama juba rigiplaani tegemisel. Kui need toimuvad kahes erinevas kohas, peab olema kaks täielikku tehnikakomplekti, mõlemad vooluallikaga.
Keeleküsimus ei kao kuhugi
Tootmisettevõtetes töötab Eestis sageli segakeel personal. Kontoris räägitakse eesti keelt, tootmisliinidel vene või mõlemat. Ametlik osa — kõned, tänutamine — peab arvestama mõlemaga, mis tähendab kas kaht keelt järjestikku või tõlkijat.
Muusika puhul ei ole keelt. Bänd või DJ täidab saali, kuid ei räägi, ja see sobib täpselt sellise õhtu jaoks, kus publik on keeleliselt ebaühtlane. Muusika valik peab siiski arvestama vanusevahemikuga: tehase avamine toob kokku kahekümne- ja kuuekümneaastased, ning playlisti tuleb ehitada mõlema jaoks.
Toit ja jook kui esimene eelarverida
Avamisel on toit protokolliline osa. Külalised ootavad seda, ning selle puudumine märgatakse koheselt. Samas on avaõhtu lühike — kaks kuni kolm tundi — ja enamik inimesi ei söö seal õhtusööki, vaid võtavad klaasi ja mõned suupisted.
Toidupoolel on kaks peamist valikut: seisev vastuvõtt kergete võileivakannikute ja veini või pikem laud sooja toiduga. Esimene on odavam, töötab väljas ja ei vaja laudu. Teine nõuab korraldust, istekohti ja aega ning sobib juhul, kui osa külalistest on tulnud kaugelt.
Mõlemal juhul peab olema selge, kes toitu toob, kes seda serveerib ja kus see hoitakse. Tootmishoones pole kööki ega jahutust, nii et kõik tuleb tuua, ning serveerimispersonal peab teadma, millises järjekorras toiduread välja pannakse.
Turvalisus ja juurdepääs ei ole läbirääkimise küsimus
Tootmishoone on töökoht, ja selle turvaeeskirjad on kirjas. Avamisüritusel ei muutu need kehtetuks. Kui hoone reeglistik nõuab kaitsejalanõusid, piiratud juurdepääsu teatud tsoonidele või tähistatud ohutusmarsruute, siis üritus peab sellega arvestama.
Enamasti tähendab see, et külalised saavad liikuda ainult ettemääratud alal — sissepääsu ala, vastuvõtuala, tuurimarsruut — ja kõik tehnika, toitlustus ja personal peavad jääma samadesse tsoonidesse. Üritusmeeskond peab küsima juba esimeses vestluses, millised alad on lubatud ja milline varustus tuleb tuua turvanõuete täitmiseks.
Kui tegu on telgiga platsi peal, on teine küsimus: kust tuleb elekter, kus on lähim veevõtt, kuidas jõuab kiirabi telgini. Ühelgi juhul ei tohiks eeldada, et hoone enda taristu on veel kasutatav.
Lava pole ruumis, seega tuleb see tuua
Tootmishoone ega tehase avamiseks pole lava. Pole ka taustavalgust, häälesüsteemi ega tühja ruumi, kuhu midagi riputada. Kõne toimub põranda tasandilt, ning pealtvaataja tagumises reas ei näe midagi.
Lava tähendab moodullava toomist, püstitamist ja turvamist. Selle kõrgus peab võimaldama rääkijal olla nähtav, kuid mitte nii kõrge, et esimesed read vaataksid üles. Pooleteise meetri laius, poolemeetrine kõrgus ja trepp küljes on tavaline. Sellel peab olema piisavalt pinda mikrofonijalale ja kõnepuldile.
Heli tuleb tuua kogu komplektina: kõlarid, mikser, mikrid, monitorid lavale. Kui tegu on suure külalisteruhmiga või välitegevusega, tuleb arvestada võimenduse vajadusega ka tagumistesse ridades — üks mikrofon ja üks kõlar ei kata.
Kes teeb, mitte kes edastab
Üritusettevõtteid on kahte tüüpi. Esimene võtab tellimuse vastu, koostab plaani ja edastab tööd edasi alltöövõtjatele, keda pole varem nähtud. Teine saadab sama inimese, kes hinnas käis, rigiplaani tegi ja õhtul mikseripuldi taga seisab.
Tootmishoone avamisel, kus hoone pole valmis ja iga otsus tehakse kohapeal, ei tööta esimene mudel. Korraldaja vajab inimesi, kes teavad tööd käest ja teavad üksteist, mitte vahendajat, kes lisab igale reale marginaali.
After 5 Events on meeskond, kes hinnapakkumise teeb, tehnika üles ehitab ja üritust jooksutab. Pole alltöövõtjaid, keda edasi helistada, pole vahendusahelat, kus info kaob. Kes plaani teeb, see ehitab ka üles.
Mis nüüd paika panna
Enne helistamist on mõistlik teada kolme asja: millal hoone tegelikult kasutatav on, mitu külalist tuleb ja kas ametlik osa ja peoline osa on ühes ruumis või kahes. Kõik ülejäänu saab lahendada, kui need on selged. Kui pole — kui ehitusgraafik pole kindel ja külaliste arv on vahemik kahekümne inimese ulatuses — siis esimene vestlus peab algama neist ebakindlustest, mitte plaanist.