After 5 EventsVahetusgraafik dikteerib kõike muud
Esimene küsimus pole paik ega tegevus. Esimene küsimus on: kas tootmine seisab. Kui jah, siis on üks üritus. Kui ei, siis on kaks — üks hommikul, üks õhtul — või üks pikk üritus, kuhu inimesed tulevad vahetuse lõppedes. Mõlemad variandid töötavad, aga eelarve ja logistika on erinevad.
Kui üritus on kaks korda, peab kõik olema kaks korda: toit, tehnika, esinejad või vähemalt heli, mis jookseb mõlemal korral. See ei tähenda topelt eelarvet — köök soojendab, heli jääb paika, bänd võib mängida korra, DJ kaks setti — aga see tähendab, et kellelgi peab olema aega olla kohal mõlemal korral. Kui tellite tegevuse väljastpoolt, küsige kohe, kas nad teevad kaks ringi.
Ruum, mida ei ehitatud ürituste jaoks
Sööklad, tootmishooned, tühjad laod. Need on ruumid, kus on lauad ja tool, aga pole lava, pole helikit, pole hämardust, pole kohta, kus esineja saaks olla ilma, et keegi talle otsa kõnniks.
Tähendab: kõik, mis peab seal toimuma, tuleb tuua sisse ja pärast ära viia. Heli, valgus, tekk, kus DJ või bänd saab seista, pikendused, mida hoone ise ei paku. Kui üritus on õues telgis, on sama lugu, ainult et lisandub kate, põrand, soojendus või jahutus.
Mis kulutab raha: vahemaa ja aeg. Kui hoone on tund Tallinnast eemal, on logistika kulud suuremad. Kui ülesehitus võtab neli tundi, sest ruumi ei ole kunagi selleks kasutatud, on tööjõud kallim. Kui üritus lõpeb ja homme hommikul peab ruum jälle söökla olema, läheb lammutus öösse.
Mis hoiab raha kokku: lihtne tehniline lahendus. Väike PA, mitte rida line-array'd. Kaks valgustit, mitte Moving Head show. DJ, kes vajab ruutmeetrit, mitte bänd, kes vajab neljakümmet. Need pole kvaliteedi küsimused; need on ruumi küsimused. Kolmesaja inimese sööklaruumis kuuleb kõik kõike ka väikese heliga.
Tegevus versus õhtu
Meeskonnüritus tähendab tavaliselt, et keegi teine viib läbi tegevuse — orienteerumine, köierada, töötuba — ja teie korralduste osa on transport, toit, ruum. Probleem: tegevus kestab neli tundi ja lõpeb viiel. Õhtu algab kuuel. Vahele jääb tund, mil keegi ei tea, kus olla, ja siis neli tundi, mil peaks olema midagi, aga pole.
Õhtu on see, mida inimesed mäletavad. Mitte seetõttu, et tegevus polnud hea, vaid seetõttu, et õhtul oli alkohol, muusika ja aega rääkida kellegagi, kellega nad tavaliselt ainult trepikoja peal kokku saavad.
Seega planeerige õhtu, nagu planeeriksite üritust. Kes seal esineb — DJ, bänd, taust. Kas on laud või seisulaud. Kas õhtusöök või snäkid. Kas inimesed lahkuvad ükshaaval või on bussid kindlal ajal. Kui see kõik on "vaatame, mis saab", saab selleks, et pool lahkub seitsme paiku ja ülejäänud istuvad sööklas valgel.
Keel ja formaat
Kui pool ruumist räägib eesti keelt ja pool vene keelt, peab üritus töötama mõlemas. See ei tähenda tõlget — keegi ei taha kuulata kõike kaks korda —, see tähendab formaati, kus ei pea kuulma, et aru saada. Muusika töötab. Tegevused, kus räägitakse kehaga, töötavad. Pikk kõne juhilt ei tööta, välja arvatud juhul, kui ta ise räägib mõlemat.
Kui esinejad tulevad väljastpoolt — DJ, bänd —, küsige ette, mis keeles nad räägivad. Muusikud, kes elavad Tallinnas, räägivad tavaliselt mõlemat, aga kui keegi tuleb Tartust või välismaalt, siis ei pruugi.
Kes tuleb teiega välja
On ettevõtteid, kes planeerivad ja siis edastavad tellimuse alltöövõtjatele, keda nad pole kunagi näinud. Teil on üks kontakt, aga kohale tulevad võõrad inimesed võõraste autodega ja kui midagi läheb valesti, ei tea keegi, kelle juurde tulla.
On ettevõtteid, kelle enda inimesed koostavad pakkumise, toovad tehnika, paigaldavad, juhivad õhtut ja viivad hommikul ära. After 5 Events on viimane neist — sama meeskond algusest lõpuni, sest tootmises ei tööta mäng "leia, kes odavam".
See vahe ei paista hinnas. See paistab hetkel, kui midagi läheb teisiti kui plaanis — rike, viivitus, ruumis on poole vähem kontakte kui lubati — ja kohapeal olev inimene kas teab, mida teha, või helistab kellelegi, kes ei ole seal.
Mida otsustada enne kõnet
Üks üritus või kaks. Tootmine seisab või töötab läbi. See määrab päeva.
Kohapeal või väljas. Kui kohapeal, siis missuguses ruumis, mis kella vahel, kas elekter jõuab kohale.
Tegevus on broneeritud või mitte — kui on, siis millal see lõpeb, sest õhtu peab algama pärast seda.
Mis keeltes inimesed räägivad ja kas see mõjutab formaati.
Ülejäänu on läbiräägitav. Aga need neli asja tuleb teada enne.