After 5 EventsOtsus, mis tuleb teha esimesena
Üks päev, üks ruum või kaks eri kohta ja vahepealne ümbertõstmine. See pole maitse küsimus — see on logistiline ja rahaline. Kui konverents ja õhtune osa on samas ruumis, siis lõunapause ajal ehitatakse lava ja tuuakse heli sisse, saali seisu ei puututa, toolid jäävad kuhu jäävad. Kui õhtu on eraldi kohas, siis tehnika tuleb kokku panna kahel pool, personal liigub kaasa, kaubik sõidab vahepeal tühja, ja söögikord on keeruline, sest rahvas peab liikuma. Mõlemat saab teha, aga eelarve jaguneb erinevalt.
Teine otsus: kas konverentsiprogramm salvestatakse, läheb voogu või mitte kumbagi. See ei ole lisateenuse küsimus — see on helikujunduse küsimus. Kui mikrofon peab kõlama nii saalis kui salvestuses, siis seadistus on teine, mikseri taga istub keegi kogu päeva, ja proovisid on vaja teha enne esimest sõnavõttu, mitte alles siis, kui inimesed juba kohal. Otsustamatust selles küsimuses tasutakse kinni esimese kõneleja helitugevusega.
Tehnika, mis peab töötama kogu päeva
Projektsioon ja heli. Mitte eraldi, vaid koos: slaidid peavad liikuma korraga kõnelejaga, mikrofon peab järgima seda, kes räägib, ja saali tagumine rida peab kuulma sama hästi kui esimene. Viiekümne inimesega saab läbi ekraani ja ühe mikrofoniga. Sadakonna puhul on vaja kiiret vahetust kahe kõneleja vahel, kahte mikrofoni korraga paneeldiskussioonil ja kuvarit, kust kõneleja oma slaidi näeb, mitte ei pöördu seina poole. Kahesaja puhul on vaja helipersonalfoonil koguaeg ja paremat valgust, kui lae lambid annavad.
Programm liigub aeglasemalt, kui kava ütleb. Alati. Lõunapaus lüheneb, õhtune osa lükkub edasi, ja kui õhtu on eraldi kohas, siis ümberkolimise aeg kaob ära selle vahelt, et päev venis. See ei ole kellelegi etteheide — see on ainult fakt, millega tuleb arvestada siis, kui tehnikameeskond peab ruumis olema kell kuus õhtul, mitte kell seitse.
Õhtune osa ja mis temast saab, kui päev on väsinud
Kell viis pärastlõunal lõpeb viimane ettekanne, kell pool kuus on plaanis õhtusöök ja bänd või DJ. Vahepeal on pool tundi, mil inimesed lähevad uksest välja, tulevad tagasi, ruum ehitatakse ringi, ja osa rahvast ei tule enam üldse. Päeva lõpus keegi ei taha enam istuda.
Õhtune osa peaks olema teine üritusena mõeldud — eraldi heli, eraldi valgus, muudetud saali paigutus, söögi aeg, mis pole paus vaid osa õhtust. Aga seda planeeritakse nagu lisa, mis lihtsalt juhtub, kui päev on läbi, ja siis ongi laud seal, kus hommikul projektori kaabel läks, ja muusika mängib ruumi, kus akustikat pole.
Erinevus kahe lähenemise vahel: ühed panevad õhtusöögi ja meelelahutuse päeva kava lõppu ja annavad edasi tehnikafirmale, teine ehitab seda juba päeva tehnilisse lahendusesse sisse — mikser teenindab mõlemat poolt, valgustus on paigaldatud nii, et seda saab keerata, ja ruumi plaan arvestab, kuhu inimesed liiguvad siis, kui nad enam ei istu.
Keel, toitlustus ja see, et tehases töötavad kõik
Kui töölised on vahetustega, siis üks kolmandik jääb tööle ka siis, kui konverents toimub. Kas liin seiskub või korraldatakse kaks üritust? Viimane tähendab korduvkulusid, esimene tähendab, et tootmine seisab ja seda arvestatakse juhtkonna poolt eelarve sisse. Mõlemale lahendusele on tehniline külg: kaks üritust nõuab kaks helikomplekti või ühte, mis liigub kahe päeva vahel, ja personalilt kahte kohalolekut.
Saal ise räägib kahte keelt, ja kõneleja ei pruugi seda teha. Tõlge lisab aega igale ettekandele, lisab mikrofoni ja muudab küsimuste vooru keeruliseks, kui publik küsib ühes keeles ja kõneleja vastab teises. Seda saab lahendada, aga mitte tagantjärele.
Toidu ootejärjekord söögipausil on konverentsi osa, mida keegi ei plaani, aga kõik mäletavad. Viiskümmend inimest saab läbi ühe lauaga, kakssada mitte. See pole söögitellimuse küsimus, see on ruumi ja aja küsimus.
Ruum, mida ei ole ürituste jaoks tehtud
Söökla, koosolekuruum või telk tehase kõrval. Lagi on kõrge ja kõva, sein on klaas, tool on plastik, laud on kokkupandav. Akustikat pole, pimestavaid kardinaid pole, lava pole, pistikupesad on seal, kus tootmine neid vajab, mitte seal, kus mikser neid vajaks, ja õhtul tuleb peale tööstuslik valgustus, mida ei saa summutada.
See ei tähenda, et üritust ei saa teha. See tähendab, et tehnika peab ruumi järgi tulema, mitte vastupidi. Heli läheb ringi laest tagasi, siis tuuakse maandav matt või riputatakse pehme materjal üles. Valgust ei saa kinni keerata, siis tuuakse oma valgusti, mis on eredam. Lava ei mahu sisse, siis tehakse kõrgendus ja piirdetakse ruum nii, et esinejat on näha.
Osa firmasid planeerib selle ümber, teine edastab tellimuse edasi varustajale, kes käib kohapeal esimest korda samal hommikul, kui külaline saabub. Erinevus on näha kõigepealt helikatsetuse pikkuses.
Otsused, mis on vaja langetada enne, kui keegi tuleb
Üks ruum või kaks. Salvestus või mitte. Mitu mikrofoni korraga. Kas vahetus toimub või tehakse kaks üritust. Kas õhtune osa planeeritakse koos päevaga või tuleb see päeva peale.
Need ei ole tehnilised küsimused kellelegi teisele vastamiseks. Need on korralduslikud ja nad mõjutavad, kui suur meeskond tuleb, mis kell nad saabuvad ja kui palju ruumi nad vajavad.
Ülejäänu on tehniline pool, ja seda kirjutab After 5 Events — meeskond, kes ehitab ja jooksutab, mitte see, kes plaanib ja edastab. Kui eelarvest on pool selge, helista.