After 5 EventsKuupäev enne kõike muud
Detsembris on neli reedest ja kaks laupäeva, mis pole liialt varajased ega hilja. Kõik saalid, mida saab kolmesajale istuma panna, on broneeritud oktoobris või varem. Igal aastal keegi ootab novembrit ja jääb ilma — kas kohast või ansamlist, kes pole enam vaba.
Otsus käib nii: kinnitad juhatusega kuupäeva, helistad kohta ja küsid, kas on vaba. Alles siis küsid hinda. Kui ei ole vaba ja varud pole, hakkad kuupäeva nihutama — jaanuari esimene nädal töötab, kui ettevõte pole juba puhkusel.
Vahetus, mis ei peatu
Kolmandik või pool rahvast on vahetuses, kui ülejäänud istuvad laua taga. Tootmisliin ei seisa, sest see maksab rohkem kui üritus.
Kaks lahendust: kaks eri õhtut või üks üritus, kus esimesed lahkuvad kella kümne paiku ja järgmised saabuvad kella üheteistkümne paiku. Esimene variant topeldab saali- ja helikulud, aga õhtu on rahulikum. Teine hoiab eelarve ühe ürituse sees, kuid saalis on pool tundi, kus vahetatakse lauakatet, tulevad uued külalised ja muusikud teevad pausi.
Tihti otsustab see, kas tehas asub linnas või pool tundi väljaspool. Kui rahvas peab tulema kodust, kaks õhtut ei tööta.
Oma saal või üüritud ruum
Tehasel on söökla või laoala, mille saab tühjaks teha. See maksab vähem kui saali üürimine, aga tähendab, et kõik tuleb kohale tuua: lauad, toolid, heli, valgus, lava, kui seda vaja.
Kui seal pole lava, tehakse põrand. Kui seal pole akende eest kardina, jääb see nii — pimedaks ei lähe, aga valgustus töötab ikkagi. Kui lagi on viis meetrit ja ruumis on kolonn iga kümne meetri tagant, heli peegeldub ja tuleb summutada laudkate ja kangaga, mida riputatakse.
Oma ruumis on kaks eelist: aega on rohkem ja keegi ei küsi, millal lõpetate. Puudus: kogu tehnika tuleb sisse ja välja ühe päevaga, seadmine hakkab hommikul seitsme paiku.
Kui üritus on telgis õues, detsembris peab arvestama küttega, põrandaga, mis ei vajuks, ja sellega, et telk tuleb püsti üks või kaks päeva enne.
Heli kõnede ajal, heli muusika ajal
Terve saal räägib korraga. Õhtusöök kestab poolteist tundi, kõne või autasustamine tuleb selle keskel, ja hetkeks peab saama vaikust. See töötab vaid siis, kui kõlar katab terve ruumi ühtlaselt — mitte kaks kõlarit lava kõrval, vaid kuus kõlarit laotud üle saali. Muidu on eesmine rida vait, tagumine ei kuule ja räägib jätkuvalt.
Kui laud on U-kujuline, kõlar läheb laua keskele. Kui laudu on viis rida, kõlareid tuleb seitse. See ei ole ühe süsteemi hind, vaid kahe või kolme omavahel ajastatud süsteemi hind.
Kui muusika hakkab, need samad kõlarid ei tööta. Bänd või DJ vajab süsteemi, mis surub, ja selle võimsus on teine number.
Bänd, DJ või mõlemad
Bänd täidab ruumi paremini, kui rahvas on segatud vanuses. Vene ja eesti laulud vahelduvad, tempo tõuseb õhtu jooksul, tantsuplats täitub aeglaselt. DJ on kiirem ja odavam, aga toimib paremini siis, kui rahvas on noorem või kui eesmärk on selgelt tantsimine, mitte taust.
Mõnikord tellitakse mõlemad: bänd esimeseks pooleks, DJ teiseks. See maksab rohkem, aga lahendab õhtu, kus vanem põlvkond lahkub keskööks ja ülejäänud jäävad.
Bänd broneeritakse kolm kuud ette, detsembris neli. Kui kuupäev on paika pandud ja ansambel pole enam vaba, valikud on kitsad.
Toit, mis peab vastama
Kolmsada inimest tähendab laudu, mida ei ole võimalik täita ühel ajal. Toit tuleb laiali kas buffet'na või serveeritult. Serveeritud söömaajad on rahulikumad, aga aeglasemad ja kallimad. Buffet liigutab rahvast, tekitab järjekordi ja valmib pool tundi varem.
Kui rahvas räägib kolmes keeles, menüü on kolmes keeles. Kui söögikord on pikk, kõned lükatakse vahepeale — mitte lõppu, kus keegi enam ei kuula.
Kahe agentuuriliigi vahe
Osa agentuuridest planeerivad, edastavad tellimuse mitmele alltöövõtjale ja lisavad igale reale oma protsendi. Heli tuleb ühelt, valgus teiselt, lava kolmandalt, personal neljandalt. Kellegi meeskond pole selles ruumis varem koostööd teinud, iga tellimus on esimene. Kui midagi läheb valesti, helistatakse edasi.
Teine liik: oma inimesed hindavad, ehitavad, juhatavad ja viivad ära. Bänd või DJ tuleb samast majast või on varem samas saalis koos töötanud. Kui midagi läheb valesti, lahendaja on ruumis.
See pole au küsimus, vaid kiiruse küsimus: õhtul kell üheksa, kui kõlar vajub vaikseks, järgmine samm on kas helistamine või tööriistakast.
Mida otsustada enne kõnet
Eelkõige kuupäev. Kui seda pole, pole võimalik öelda, kas midagi on üldse saadaval.
Seejärel: kas üritus on oma ruumis või väljas, ja kas vahetus töötab läbi või mitte. Need kaks muudavad eelarvet rohkem kui ükski muu.
Alles siis: kas bänd, DJ või mõlemad, ja kas rahvas istub terve õhtu või osa ajast tantsib.
Kui need neli on selged, helistamine annab päris hinnad ja päris variandid. Ilma nendeta saab vaid umbkaudseid numbreid, mis muutuvad niikuinii.
Selle lehe kirjutab After 5 Events meeskond — inimesed, kes päriselt selle ruumi ehitavad ja õhtut jooksutavad.