After 5 EventsVali tuba enne, kui räägid formaadist
Aadress on osa brändist. Partnerlus või konsultatsioonibüroo ei korralda üritust kohas, kus nad ei viiks klienti lõunale. See kitsendab valikut juba enne eelarvet.
Aga iga ruum dikteerib, mida seal teha saab. Klaasseinad muudavad kõne kuuldavaks, aga heli peegeldub. Ajaloolises saalis on akustika pehme, aga lavastusvalgus vajab kinnituspunkte, mida ei pruugi olla. Terrass on suvine valik, aga elekter ja ilm on muutujad, mille peale sa ei mõjuta.
Otsusta ruum enne, kui tellid programmi. Kõik muu on paindlik; ruum mitte.
Külaliste nimekiri määrab õhtu tempot
Kui saalis on kliendid, ei saa õhtut korraldada nagu meeskonna väljasõitu. Keegi ei jää kauaks peale kõnede. Muusika peab olema taustal, mitte esirinnas. Programm peab olema lühike ja näima kerge.
See tähendab, et ajastus peab olema täpne. Kui kõne on kell kaheksa, siis valgus, mikrofon ja inimesed peavad olema kohal kell kaheksa, mitte kümme minutit hiljem. Partneri kõne, mis kõlab nagu esimene katse, on tehniline viga, mitte esinemise viga.
Juhtmevaba mikrofon, mida on testitud samal päeval samas ruumis. Valgus, mis muudab kõneleja nähtavaks, aga ei too teda lavale. Kõlar, mida ei märka, kui kõik töötab. Need ei ole detailid; need on põhjus, miks keegi üldse kuuleb.
Programm ja muusika vahel on vahe
Programm on kõne, tänusõnad, võib-olla üks esinemine. See kestab pool tundi. Muusika täidab kolm. Need ei ole sama asi ja neid ei korrusta sama inimene.
Paljud agentuurid planeerivad ja edastavad tellimuse allhankijatele, kellega nad pole kunagi koos töötanud. Neil on kontaktid, mitte meeskond. Meie oma inimesed tsiteerivad, ehitavad, esinevad ja juhivad õhtut. Vahe on märgatav päeva alguses, kui keegi teab, kus elekter on, ja kella kahe ajal öösel, kui viimane kast läheb tagasi peale.
Kui vaja on kõnelejale mikrofoni ja hiljem muusikat, siis keegi peab teadma mõlemat ja kuidas need vahetuvad ilma pausita. See on logistika, mitte loovus.
Valgus ja heli käivad ruumiga kaasas
Iga ruum võitleb sinu vastu erinevalt. Klaassein viskab heli tagasi. Madal lagi neelab selle. Tühi kivipõrand kajastab nii, et sõnu ei kuule.
Koht, kus inimesed seisavad ja räägivad, vajab teistsugust valgust kui koht, kus nad istuvad ja kuulavad. Terrass päikeseloojangul ei vaja valgust kell seitse, aga vajab kell üheksa. Elekter peab olema seal, kus aparatuur on, mitte seal, kus üritus oleks ilus.
Tehnilise meeskonna töö algab hommikul seitse, kui nad leiavad toite, paigaldavad valgustuse ja teevad proovihelikõne samas ruumis, kus õhtul kõneldakse. See, mida keegi ei märka õhtul, on selle töö eesmärk.
Toit ja jook on kellaaeg, mitte menüü
Kui külalised saabuvad kell kuus ja kõne on kell kaheksa, siis toitu pakutakse vahepeal või pärast. Kui pakutakse enne, peavad inimesed seisma ja rääkima samal ajal, mis tähendab teenindust, mitte lauda.
Teenindus nõuab ruumi baari jaoks, teed baarist söögisaalini, kui see on eraldi, ja kedagi, kes teab, millal täiendada ja millal kokku panna. Vahel unustatakse elekter baarileti taga. Vahel ei mõelda, kust tuleb jää kell üheksa, kui esimene varustus on otsas.
Konkreetne menüü ei ole siin teema — seda arutab korraldaja toitlustajaga. Aga kellaaeg, ruum ja see, kuidas inimesed liiguvad, on.
Kellaaeg, mil meeskond saabub
Tehnilise meeskonna saabumine määrab, millal külalised saabuda võivad. Kui aparatuur peab olema üleval ja testitud enne esimest külalist, siis meeskond jõuab kohale neli tundi varem. See ei ole paindlik number.
Kui üritus on vanalinnas hoones, kus pole kaubatõstukit, läheb igal asjal kauem. Kui koht on kolm tundi Tallinnast, algab päev seitse hommikul. Kui ruum on kasutusel päeval ja vabaks saab kell neli, siis ülesehitus käib kiiresti ja testimine on lühike.
Korraldaja ei pea seda ise teadma, aga peaks küsima. Agentuur, kes ei küsi koha kohta midagi, planeerib paberil.
Otsus, mis sul nüüd seisab
Sul on kuupäev, ligikaudne külaliste arv ja partner, kes ootab ettepanekut. Vaja on otsustada formaat — kas õhtusöök laudade taga, vastuvõtt kõnega või midagi vahepealset. Formaat määrab ruumi ja ruum määrab, mida tehniliselt vaja läheb.
Enne, kui helistad kellelegi, tea: - Kas ruum on juba valitud või peab valima koos? - Kas külaliste hulgas on kliente või ainult meeskond? - Kas on kõnesid ja kui pikad? - Kas muusika on taustal või põhiline? - Mis kellaaeg üritus algab ja millal lõpeb?
Meie — After 5 Events — tsiteerime, ehitame ja oleme saalis algusest lõpuni. Kui sa ei tea veel, milline formaat sobib, räägime selle läbi enne, kui midagi kinnitame. Kui tead, siis räägime päeva käigust ja sellest, mis peab olema paigas enne, kui esimene külaline ukse avab.