After 5 EventsAlgpunkt on õhtu, mitte päev
Tegevus saab paika kahe nädalaga. Õhtu võtab kauem, sest ruum peab sobima nii pärastlõunale kui õhtusöögile, menüü peab läbima kliendilaua testi ja helipilt peab töötama kahekümne inimesega ruumis, kus põrand peegeldab. Kui päev ja õhtu on eri aadressidel, siis tuleb buss ja ajavahe.
Tihti tuleb pakkumine, kus tegevus on kirjas ja õhtu on "restoranis vabas vormis". See tähendab, et poole eelarve eest ei tea keegi, mis juhtub, ja osa seltskonnast läheb ära enne toitu.
Planeerimise graafik tagurpidi
Kuus nädalat enne: ruum ja tegevus kinni. Sama päev sama katuse all on lihtsam, aga vähem paindlik — suvises Tallinnas läheb hea aadressiga terrassiruum kinni mais. Kui päev ja õhtu on lahus, siis transport tuleb sisse kirjutada kohe.
Neli nädalat enne: menüü ja õhtu stsenaarium. Kas on kõned, kas on muusika, kas inimesed istuvad või seisavad. Need ei ole meeleolu küsimused — need on ruumi ja tehnika küsimused. Mikrofon laua keskel töötab teisiti kui lava ääres, ja istuvale seltskonnale ei saa panna taustaks kõlaripaari, mis on arvutatud seisva vastuvõtu peale.
Kaks nädalat enne: tehniline läbivaatus. Keegi peab ruumi nägema tühjalt ja vaatama, kust tuleb vool, kus on köök, kus inimesed ootavad, kui midagi venib. Büroode puhul on teine asi — kes räägib, millal ja kui kaua. Partneri kõne, mis peab kõlama nagu märkus laua taga, aga kanduma viiekümnele inimesele, on tehniline number.
Tegevus ja õhtu peavad rääkima
Tegevus on ostetud spetsialistilt — paadid, lasketiir, köögistuudio, põgenemismäng. See osa töötab. Probleem on vahe. Pool tundi bussist maha ja ruumi, kus pole midagi toimumas, on pool tundi, kus inimesed hakkavad telefoni vaatama.
Õhtu algus peab olema valmis enne, kui esimene inimene jõuab kohale. Mitte valmimas — valmis. Muusika peab juba mängima, jook peab olemas olema, ruum peab tunduma asustatud. Büroodes, kus klient võib samuti tulla, ei tohi olla hetke, kus midagi alles asetatakse.
Partnerlus tähendab kolmekordset kontrolli
Ühe otsustajaga firmades läheb kava kinni ühe korraga. Partnerluses tuleb kõik läbi näidata kolm korda ja kolmele inimesele, kellest igaüks tunneb asja ja märkab, kui miski ei istu.
See ei ole aeglasem, kui arvestada sellega algusest peale. Aeglasem on saata pakkumine, mis tuleb tagasi kümnekonna küsimusega, sest midagi jäi ütlemata.
Praktikas tähendab see: ära saada menüüd, enne kui oled küsinud, kas keegi ei söö midagi. Ära pane muusikat paika, enne kui tead, kas partnerlus peab õhtut pidulikuks või pigem mitteametlikuks. Ära luba aega, mida sa ei tea, kas maja annab.
Kaks liiki agentuuridest
Üks planeerib ja edastab tellimuse allhangetele, keda nad ei ole varem kohtunud. Teine kasutab oma inimesi — sama meeskond teeb hinnapakkumise, ehitab ruumi, haldab õhtut ja viib hommikul asjad ära. Esimene teenib igal real, teine kannab vastutust.
Vahe paistab välja siis, kui miski ei lähe plaani järgi, ja midagi ei lähe kunagi plaani järgi. Bussi tuleb pool tundi varem, ruum on külmem kui arvati, keegi peab kõnelema kauem. Kui korraldaja helistas kolmandale firmale, siis sõltub vastus sellest, kas too kolmas firma vastab.
Mida otsustada enne kõnet
Kas päev ja õhtu on sama katuse all või mitte. Kui mitte, siis kui kaugel. See määrab logistika ja aja.
Kui suur on külaliste arv ja kas seal on kliente. Kliendid muudavad õhtu poolametlikuks, mis tähendab teistsugust ruumi ja teistsugust helipilti.
Kas kõned on plaanitud ja kes räägib. See määrab, kas vaja on mikrofoni, mis töötab ka kellegi jaoks, kes ei ole kunagi mikrofoniga rääkinud.
Meie oleme After 5 Events — see meeskond, kes ehitab ruumi ja haldab õhtut, mitte see, kes edastab tellimuse edasi. Kui helistad, siis räägid inimesega, kes on seal ka õhtul. Otsustada tuleb ruum ja kuupäev; ülejäänu tuleb paika vestluse käigus, sest nii see töö käib.