After 5 EventsPäevaosa ei anna andeks poolikut tehnikat
Iga ettekanne vajab mikrofoni, projektori ja heli, mis kostab tagumisse ritta. See kõlab ilmsena, kuid enamus konverentse läheb katki üleminekutel: esimene kõneleja saab oma slaidid nähtavale poolteist minutit hilinemisega, teine räägib ilma mikrofonita, kolmas jääb kinni puldisse, mida ta pole varem näinud.
Testige ruumi hommikul enne kedagi. Ühendate sülearvuti, vahetate kõnelejat, teete seda uuesti. Kui sa ei tea, kus kaabel läheb või kuidas projektor vahetub, siis päev läheb katki esimesel katkestusel.
Registratsioon peab valmis olema enne, kui esimene inimene jõuab kohale. Laud, nimesildid, käekotid või materjalid, keegi, kes teab, kus ruum asub. Kui seda pole, algab päev vabandamisega.
Talv ja suvi muudavad õhtuürituse reegleid
Talvel on kell neli pime. Päevaosa lõpeb kunstvalgusel ja õhtuüritus peab tuju looma nullist — valgus, soojus, ruum, mis ei tundu tühi, isegi kui kohale jõuab kolmandik külalistest. Väljas seista ei saa. Kõik toimub sees.
Suvel on päevavalgus probleem. Klaassein, mis talvel näeb hea välja, muudab õhtul kella kuue paiku projektori kasutuskõlbmatuks ja heli põrkab aknalt tagasi. Päevaosa jaoks vaja pimendust, õhtuürituse jaoks terrassi, kuhu inimesed saavad minna. Kui õhtuüritust plaanitakse samas ruumis, kus toimus päevaosa, siis vahele jääb pool tundi, mil ruum tuleb ümber ehitada. Toolid ja projektsioon lähevad ära, tekib baar või söögipunktid, muutub valgustus.
Kevad ja sügis jäävad vahele: õhtul on veel natuke valgust, aga mitte piisavalt, et sellele loota.
Otsustage kohe, kas salvestate või edastate otse
Livestream või salvestus on tehniline otsus, mitte lisateenuse märkeruut. Kaamera peab kusagil olema, heli tuleb otse mikserist, mitte ruumist, ja keegi peab teadma, mis juhtub, kui ühendus katkeb. Kui te seda otsustate päev enne, siis see ei tööta.
Salvestus ilma heliplaanita on kasutu. Ruum, kus inimesed räägivad ilma mikrofonita, annab salvestusele müra ja kajat. Livestream vajab stabiilset internetti ja varuplaan, kui see kaob.
Õhtuüritus toimub väsinud inimestele
Kui päevaosa lõpeb kell viis või kuus, siis külalised on istunud seitse tundi ja kuulanud kaheksat ettekannet. Nad pole väsinud üritusel osalemisest, vaid istumisest ja kuulamisest. Õhtuüritus peab neid seisma ja rääkima panema, mitte uuesti istuma.
See ei tähenda melu. See tähendab ruumi, kus on kuskil seista, muusikat, mis pole nii vali, et vestlus muutub võimatuks, ja toitu, mida saab süüa seistes.
Veini või õlut tuleb rohkem kui arvate. Professionaalteenuste firma külalised joovad. Mitte palju, aga nad joovad, ja paanikaoste kell kaheksa õhtul pole enam võimalikud.
Ruum töötab ainult siis, kui seda testite ettekannetega
Üks ruum, kus toimub nii päevaosa kui õhtuüritus, on logistiliselt lihtne, aga sellel on hind: vaheaeg, mil toolid lähevad ära ja lava muutub baariks, on nähtav ja võtab aega.
Kaks ruumi — üks päevale, teine õhtule — annab selge piiri, aga siis tuleb külalised ühest kohast teise liigutada. Kui kohad on samas hoones, läheb see korda. Kui nad on eri aadressidel, siis osa inimesi ei tule.
Testige ruumi hommikul nii, nagu see päeval kasutusel on: toolid täis, projektsioon seinal, keegi kõneleb ees. Seistes tagumises reas. Kui seal ei kosta või ei näe, siis ükski külalistest sinna ei jää.
Kaks liiki üritusagentuuri
Osa firmasid planeerib üritust ja edastab tellimuse alltöövõtjatele, keda nad pole varem kohtunud — valgusmeister esimest korda saalis samal hommikul kui te. Nende hinnapakkumine on detailne ja nende kasum tuleb igalt realt.
Teine liik teeb tööd ise. Sama inimene, kes hindas ruumi, ehitab selle üles. Meie oleme viimane liik.
Mis tuleb otsustada enne, kui kellelegi helistate
Kuupäev ja kellaaeg. Konverents algab hommikul ja lõpeb õhtul, aga õhtuosa algusaeg määrab, mis seal toimub. Kell seitse on liiga vara, et inimesed jõuaksid puhata. Kell üheksa on liiga hilja, et keegi jääks kauemaks.
Külaliste arv päevaosas ja õhtuüritusel. Need on kaks erinevat numbrit. Kõik, kes tulevad konverentsile, ei jää õhtusele osale.
Catering. Kas hommikul kohv, päeval lõuna, õhtul soe toit või snäkid. Teadke seda enne, kui teile pakutakse nelja erinevat menüüd.
Ühe või kahe ruumi küsimus. Kas päevaosa ja õhtuüritus toimuvad samas kohas või mitte. See muudab kõike muud.