After 5 EventsOtsus, mida ei saa hiljem muuta
Ruum. Mitte asukoht, vaid ruumi kuju ja selle, kuidas heli seal käitub. Klaaspinnaga konverentsisaal viskab heli tagasi; madala lagega ruum sööb selle ära; kolonnsaal varjab ekraani poolele publikule. Demohetk eeldab, et tagumises reas kuuldakse sama hästi kui esimeses, ja see pole loominguline soov — see on akustiline nõue.
Kui ruum ei ole veel broneeritud, valige tehnika järgi, mitte meeleolu järgi. Kui ruum juba seisab, siis kogu muu — heli, valgus, ekraani suurus — tuleb ehitada selle ruumi ümber.
Ajakava, mis ei küsi teie käest luba
Turundus kinnitab kuupäeva toote valmimise järgi. Teie broneerite ruumi selle kuupäeva järgi. Tehnilise ülesehituse aeg tuleb välja ruumist — kui saal antakse üle kell kolm pärastlõunal ja uksed avanevate kell kuus, siis kolme tunniga saab tehtud täpselt nii palju, kui kolme tunniga saab. Mitte rohkem.
Küsige ruumilt kirjalikult: mis kellaajal antakse ruum üle, kas ligi pääseb kaubikuga, kus on lähim jõupunkt ja kas lae külge võib riputada. Küsige seda enne, kui allkirjastate lepingut. Hiljem muutub see läbirääkimiseks, mida te ei võida.
Tehniline ülesehitus — mis järjekorras ehitatakse
Valgus ja heli riputatakse üles esimesena. Ekraan järgmisena — selle suurus oleneb kaugusest, mitte ruumi suurusest, ning paigutus oleneb sellest, kuhu valgusallikad juba kinnitati. Demo enda tehnika — arvuti, tahvel, näidisseade — ühendatakse viimasena ja testitakse koos presentatsiooniarvutiga.
Sellel järjestikul on põhjus: kui ekraan käib enne valgust, siis valgustehnik peab töötama tema ümber. Kui demotehnika ühendatakse enne helitesti, siis miski läheb vahepeal lahti ja keegi ei tea, mis juhe see oli.
On kaks tüüpi üritusagentuuri. Üks edastab teie korralduse alltöövõtjatele, keda pole kunagi koos näinud, ja teenib igal real. Teine paneb paika oma inimesed — samad, kes hinnastavad, ehitavad ja õhtul juhtimispuldis seisavad. Vahe paistab esimese tõrke puhul: kas inimesed lahendavad, või kas inimesed helistavad.
Presentatsiooni tehniline pool — mida testida enne
Slaidiesitlus tundub lihtne, kuni arvuti ei näe projektorit või font ei renderdu või video ei mängi heli. Saatke fail vähemalt päev ette ja küsige, kas keegi käivitab selle läbi teie eest. Mitte saalis õhtul — kontoris, teisipäeval, valgel ajal.
Kui demo sisaldab live-ühendust — rakendusse, pilvkeskkonda, veebiplatvormile — testida seda kohapeal, kohapealse võrguga. Saalivõrk pole sama, mis teie kontoris, ja te ei saa seda teada minutit enne ettekannet.
Mikrofon. Juhtmega on kindlam kui juhtmeta, aga juhtmega mikrofon seob kõneleja puldi taha. Juhtmeta mikrofon peab saama läbi proovida enne, ja keegi peab teadma, kus on varuvaheldus. Seda keegi on teie.
Valgus, mis teenib toodet
Valgustus toote esitlusel ei loo õhkkonda — see toob toote esile. Kui toode on laual, siis lauale langeb valgus nii, et see ei peegeldu ekraanile. Kui toode on käes, siis kõneleja nägu ja käed on mõlemad valgustatud. Kui fotograaf ja videooperaator on saalis, siis nad vajavad teatud valgushulka, et pilt ei läheks mürana — ja see hulk on suurem, kui esmapilgul tundub.
Ütlege valgustehnikule, mis hetkel toode näidatakse ja kus see füüsiliselt asub. Ülejäänu on tehnika töö.
Livestream ja salvestus — mis muutub
Kui üritus läheb üle veebi, siis kõik, mis saalis töötab, peab töötama ka veebikaamerasse. Heli võetakse otse mikserist, mitte saalist — seega saate kuulda täpselt seda, mida kuuleb vaataja kodus. Valgus peab istuma kaamerale, mitte ainult inimsilmale. Slaidid peavad minema otse streami, mitte üle ekraani filmitud.
Livestream pole tehniline lisa, vaid teine üritus paralleelselt. Küsige, kas seda teeb keegi, kes seda on teinud, ja küsige, kas neil on varuühendus, kui üks langeb.
Kes teab, mis juhe see on
Õhtul läheb keegi juhe lahti. Keegi tahab slaidi tagasi kerida. Mikrofon hakkab pisisema. Kui need inimesed — valgus, heli, tech — pole samad, kes hommikul ehitasid, siis iga küsimus on otsing läbi kellegi teise märkmete.
Kui nad on samad, siis nad ei otsi. Nad teavad.
Tegevuskava, mille ülemus saab lugeda
Juhtiabil pole õigust jätta asju lootuse hooleks. Teil peab olema üks leht, mis ütleb: kell nii ja nii avatakse uksed, kell nii ja nii algab ettekanne, kell nii ja nii läheb demo käima, kell nii ja nii lõpeb küsimuste voor. Ruumi vastutav isik — teie, mitte tehnik — peab teadma, kus asub mikrofoni varuaku, kus asub valguspult ja kellele helistada, kui keegi ei vasta.
See leht peab olema kirjutatud nii, et teie ülemus võib seda viis minutit enne ust vaadata ja teada, millal ta räägib.
Plaan B, mis ei küsi õhtul midagi
Kui projektor lõhub, kas on teine? Kui mikrofon sureb, kas keegi toob uue vähem kui minuti jooksul? Kui slaidifail ei ava, kas keegi salvestas selle ka PDF-na?
Need on küsimused, mida küsitakse hommikul tehnikult, mitte õhtul ülemuselt.
Mis on vaja otsustada enne, kui helistate
Ruum ja kuupäev. Ligikaudne külastajate arv. Kas ettekanne salvestatakse või livestream'itakse. Kas toode on ekraanil või füüsiliselt laval. Need neli asja määravad, mis tehnikat üldse vaja läheb.
Kui need on paika, siis saab hakata rääkima kellaajast, juhtmete pikkusest ja varuplaanist. Enne seda räägitakse üldiselt ja te ei saa hinnapakkumist, mida saab kellelegi edasi anda.
Selle juhendi kirjutab After 5 Eventsi meeskond — need, kes hommikul saabuvad kaubikuga ja õhtul lülitavad viimase tulukese välja.