After 5 EventsAasta aeg määrab ruumi, mitte vastupidi
Detsembrist veebruarini pole Tallinnas kell viie paiku enam päevavalgust. See tähendab, et kõik mis on ekraanil või projektsioonil, peab töötama kunstvalgusel, ja kui kavatsete videosilla teel ühendada Londonis või Lissabonis istuvat poolt meeskonnast, siis nende nägu peavad olema loetavad ka siis, kui ruumis on pime ja lava taga põleb taustavalgus. Suvel on probleem vastupidine: terrassiprogramm peab olema läbi enne, kui valgus kaob, sest mikrofon ja projektor ei tööta hästi korraga õues, ja inimesed ei taha istuda keset juunit saalis.
Kui üritus on planeeritud aastaaega vaatamata — näiteks kvartali lõpetamine, mis langeb kuhu iganes —, siis valige ruum, mille saab sulgeda ja varustada korralikult. Siseüritus klaasseintega annab valguse, ilma et video muutuks loetamatuks.
Formaadi valik: kas istutakse või ei
Kui pool inimesi on ekraanil, siis peate otsustama, kas saalis olev pool istub või seisab. Istudes on videoliin võrdväärne — kõik näevad ekraani ühest suunast ja saavad kuulata. Seistes on ekraan taustal, ja kaugosalejad muutuvad dekoratsiooniks. Mõlemad toimivad, aga segu ei toimi: inimesed ei viitsi istuda, kui mingit põhjust pole, ja ekraanile ei jõua pilk, kui ruum on täis seisvaid gruppe.
IT-meeskondadega töötades näeme, et parim formaat on lühike istumisega osa — kümme kuni viisteist minutit, üks kõneleja, selge teema — ja siis üleminek seismisele ning muusikale. Pikad kõned ei toimi. Publikul on kõrge tolerants halva heli suhtes koosolekus, aga mitte ürituses, ja kui keegi räägib liiga kaua, siis telefon tuleb kätte enne, kui lõpetab.
Kui kaugosalus on kohustuslik, siis selleks peab olema oma tehnik. Inimene, kelle ainus töö õhtul on hoida ekraanil olev liin stabiilsena, heli sünkroonis ja küsimusi edastamas. See ei ole töö, mida saab teha põhikohaga helirežissöör või keegi, kes samal ajal haldab saali mikrofone.
Üritusel peab olema põhjus tulla
IT-sektoris ei toimi osavõtt kohustuse pealt. Inimesed tulevad, kui neil on põhjust tulla, ja jäävad ära, kui ei ole. See ei tähenda, et üritusel peab olema kallihinnalised esinejad või ekstreemsport — pigem vastupidi. Meeskond, kes veedab päeva Slackis ja Zoomis, tuleb kokku juhul, kui õhtu on midagi, mida ekraani taga teha ei saa.
See tähendab: hea heli, piisavalt ruumi, et inimesed saaksid liikuda, ega ühtegi momenti, kus keegi peab tegema nägu, et talle meeldib. DJ toimib, sest taustal olev muusika ei nõua tähelepanu, aga lubab rütmi, mis hoiab inimesed ruumis. Esinejad toimivad, kui nad on head ja lühikesed. Tegevused toimivad, kui neist saab loobuda.
Ruum peab taluma tehnilisi nõudmisi
Teie meeskond hindab ekraani ja heli professionaalselt. Nad ei ütle seda valjult, aga nad märkavad, kui projektor on udune, kui heli praksub või kui WI-FI ei kannata videokõnet. See ei tähenda, et vajate kontserdisaali ega stuudiotaset tehnikat, aga see tähendab, et ei saa võtta ruumi, kus voolutarve on piiritletud ühe harukarbi ja pikenduskaabliga.
Vajate ruumi, kus:
- On piisavalt vooluvõimsust heli, valguse ja videotehnika jaoks korraga, ilma et peaks generaatorit hankima.
- Akustikat saab hallata — betoonseinte ja klaasega saalid vajavad summutust, muidu ei ole kõne arusaadav.
- Internetiühendus suudab kanda videosilda stabiilselt, ega lagune, kui kõik võtavad telefoni kätte.
- Ruumi saab tumedaks teha — päevavalgus läbi suurte akende teeb ekraani kasutuks.
Kui ruum neid tingimusi ei täida, siis tehnika ei paranda asja. Hea helimees ei saa parandada ruumi, kus iga lause kajab kolm korda tagasi.
Kas tellida kõik ühest kohast või ehitada ise kokku
On kaks viisi korraldada üritust. Esimene: planeerijafirma võtab tellimuse vastu, saadab kirja edasi katusefirmadele, kellega pole varem koos töötatud, võtab igalt realt vahendust ja loodab, et saali jõuavad need, kes pakkumises lubati. Teine: sama meeskond, kes hinnapakkumise kirjutas, toob hommikul tehnika kohale, paigaldab selle, seadistab ruumi ja jääb kohale kuni viimase kastini.
Esimene mudel töötab, kui kõik läheb plaani järgi. Teine töötab ka siis, kui ei lähe. Kui kell kuus selgub, et valgustus ei sobi ruumiga või ekraan ei näe päikesevalguses midagi, siis ainult see inimene, kes riistvara tõi, saab seda muuta.
After 5 Events on teine variant. Sama meeskond, kes hinnapakkumise kirjutab, seab saali üles ja vastutab õhtu eest. Mitte planeerija, kes edastab, vaid tehnikud, kes ehitavad.
Mida otsustada enne, kui kellelegi helistate
Otsustage kõigepealt formaat: kas on programm ja kui pikk, kas inimesed istuvad, kas kaugosalus on videoliin või salvestus. Siis kuupäev ja ligikaudne osavõtjate arv. Siis eelarve, mille peate ütlema valjusti — mitte vahemik, vaid number, mille asutaja saab lugeda ilma küsimusi esitamata.
Alles siis valige ruum. Ruum, mis sobib formaadiga, mahutab arvu ja suudab kanda tehnikat, mida formaat vajab. Kõik muu on paindlik. Ruum ei ole.