Aastapäev — juhiabi juhend

Ruum enne sisu

Otsusta ruum enne, kui küsid pakkumisi. Aastapäev ei mahu igasse saali. Vajad ekraani, mida näeb tagumisest reast, mikrofoni, mis ei pinguta kõnelejat, ja valgust, mis ei peegeldu klaasist tagasi publiku silma. Konverentsikeskus klaasseinaga võib olla ilus, aga heli põrkab sealt tagasi ja segu muutub loetamatuks. Restoran madalate lagedega surub hääle laua kohale ja kaugemale midagi ei jõua.

Kui külalisi on rohkem kui viiskümmend, küsi ruumilt plaani — kus on juhtmed, kus on kolonn, kes toob varustuse sisse ja millal. Mõni koht annab need vastused kohe. Teine laseb sul oodata kaks nädalat ja saadab siis PDF-i, kus seisab "võimalik kokkuleppel". See vahe näitab, kui palju aega kulub päeval, mil meeskond kohale jõuab.

Stsenaarium enne tehnikat

Kirjuta üles, mis järjekorras asjad juhtuvad. Mitte soovid — sündmused. Kes räägib, kui kaua, kas ta seisab või istub, kas ekraanil midagi käib, kas keegi vahetab slaide või käib see automaatselt. Kas film mängib heli pealt või keegi tutvustab seda enne. Kas asutaja loeb paberilt või tal on suflöör ekraanil.

See dokument läheb heliinseneri kätte. Kui seal on kirjas "inspireeriv sissejuhatus", ei tea ta, kas vaja on üht mikrofoni või kolme, kas lauajutt või ettekanne. Kui seal seisab "viis minutit kõnet puldist, slaidid vahetuvad puldilt, seejärel kolm minutit filmi täisheli pealt", saab ta hakata asju üksteise järele üles seadma.

Proovisid ei juhtu — läbimängud juhtuvad

Aastapäeva ei proovita, sest külalised pole kohal ja kõnelejad on hõivatud. Aga tehniline läbimäng juhtub ikka. Pool tundi enne uksi, kui valgus põleb ja heli seisab, läheb keegi puldile, vajutab slaidi edasi, ütleb lause mikrofonist ja kontrollib, kas tagumisest toast kostab.

Kui asutaja ei saa tulla, käi sina läbi. Tee samme uksest lavani, vaata, kus on esimene koht, kus sa ekraani ei näe, kuula, kust kohast hääl enam ei kanna. Too telefonis slaidid kaasa ja käi need läbi. Kui üks neist on must taust ja valge kiri, aga valgus jääb peale, näed seda siis, mitte pool tundi hiljem saalis täis kliente.

Fotograaf on külaliste seas, mitte seinal

Aastapäeval on fotod, mida kasutad veel viis aastat — kodulehel, aruandes, järgmisel aastapäeval. Need pildid ei tule seina kinnitatud kaamerast. Need tulevad kelleltki, kes on saalis, näeb hetke enne, kui miski juhtub, ja teab, millal inimesed on koos.

Räägi fotograafiga läbi, mis ülesvõtted peavad kindlasti olema. Asutajad koos. Kogu juhatus ühes kaadris. Külalised saalis, mitte tühjad lauad. Hetk, mil keegi annab üle tunnustuse või tordi või nimelise kingituse, mille eest keegi tõesti töötas. See loetelu läheb talle kätte enne, mitte õhtul trepi peal.

Kahe liiki partnerid

Üks planeerimisbüroo võtab tellimuse vastu, kirjutab briifingi lahti ja saadab selle edasi alltöövõtjatele, kellega pole kunagi koos tööd teinud. Nad teenivad igal real ja lisavad iga kontakti peale vahendust. Teine viis on see, kus sama inimene, kes pakkumise tegi, seisab õhtul helipuldis ja teab, kus pinge tuleb maha võtta, sest tema ehitas süsteemi üles.

See pole eelistuse küsimus — see on struktuurne vahe. Üks süsteem toimib, kui kõik läheb plaani järgi. Teine toimib, kui miski läheb valesti ja keegi peab kohapeal otsustama, ilma et helistaks kellelegi teise juurde luba küsima. Aastapäeval, kus kõnelejad on juhatus ja saalis istuvad kliendid, on plaani B olemasolu osa teenusest, mitte lisatasu eest pakutav variant.

Laud või tool

Kui sööd, siis laudu. Kui kuulad, siis toole ridades. Segaformaadis — laud, aga kõne keskel — kaob tähelepanu. Inimesed ei tea, kas nad võivad süüa või peavad kuulama, ja nad teevad mõlemat poolenisti. Kõne ajal taldrikud laual, klaasid käes, ja heli kaob söömise taha.

Kui programm on pikk ja õhtu pool tuleb süüa, tee vaheaeg selgeks. Kõned enne, söök pärast, ja sa ei pea kellelegi selgitama, mis toimub. Kui see on vastupidi — vastuvõtt enne ja kõned järele — ütle see kutsel välja. Muidu jõuab pool külalistest kohale siis, kui esimene kõne juba käib.

Mida kinnitada enne, kui helistad

Kuupäev ja ruum. Külaliste arv, umbes — vahe saja ja kahesaja vahel muudab kõike, aga vahe kahesaja ja kahesaja viiekümne vahel mitte. Kas ekraan peab olema ja kui suur. Kas kõnelejaid on üks või neli ja kas nad räägivad järjest või on nende vahel midagi muud.

See piisab selleks, et keegi saaks öelda, kas ta suudab seda teha, millal ta vajab ligipääsu ja mida ta ruumilt vajab. Ülejäänu — täpne kava, menüü, valguse värv, toolide paigutus — tuleb pärast, aga need neli asja peavad olema enne esimest kõnet.

Selle juhendi kirjutab After 5 Events — meeskond, kes ehitab ruumi ja jooksutab õhtut. Otsus, mis nüüd ees seisab, on see, kas planeerid ise edasi või küsid kellelgi kaasa mõelda. Kumbki viis töötab, aga teine vajab seda, et helistad enne, kui ruum on kinni makstud.