Konverents — tiimijuhi juhend

Ruum enne programmi

Enamik tiimijuhte alustab teemast või kuupäevast. Aga esimene küsimus, mis tegelikult otsustab, kas päev toimib, on ruumiline: kas tagumises reas on slaide näha ja esinejat kuulda. See pole atmosfääri küsimus, see on geomeetria.

Konverentsisaal peab töötama loengu loogika järgi — esinejale tähelepanu, kõigile võrdne ligipääs infole. Restoranid ja pidulad on selleks halvad: need on ehitatud vestlusteks, mitte ettekanneteks. Akustikat pole lahendatud ja ekraani paigaldus on kompromiss.

Vali ruum, mis on selleks tehtud, või leppides kokku, et tehniline pool tuleb üles ehitada nullist.

Päev ja õhtu pole sama üritus

Konverents kestab kella neljani. Õhtuüritus algab kella kuuest. See kahe tunni vahe on kas kokkupanemise aeg või piisavalt pikk ootus selleks, et inimesed lähevad ära ja ei tule tagasi.

Kui päev ja õhtu on samas ruumis, siis saal ehitatakse ümber nende kahe tunni jooksul — toolid ära, lauad sisse, valgus teiseks. Kui ruumid on erinevad, siis üleminek peab olema selge ja lühike. Kolmas variant on see, et õhtuprogramm on planeerimata ja kell viis on kõik väsinud, aga keegi ei tea, kas minna või jääda.

Otsusta mõlema formaadi jaoks eraldi ja ütle, mis kell üks lõpeb ja teine algab.

Tehniline külg pole üks asi

Konverentsi tehniline pool on järjestus. Heli igale esinejale — puldimikrofon, lavalimikrofon või kaelaga mikrofon, olenevalt sellest, kas inimene seisab kohal või liigub. Projitseerimissuund, mis töötab ka siis, kui saal pole pime. Arvuti ühendus, mis käib läbi, mitte ei jää kinni esimese esitlusega.

Ja siis kordused. Kui on neli ettekannet, siis on neli vaheldust. Kui keegi esineb Zoomi teel, siis peab olema eraldi heliülekanne ja varuühendus. See pole kellegi närvilisus — see on matemaatika.

Vale koht vigade tegemiseks on see, kui saalis on inimesed. Õige koht on päev varem, tehnikakontrollis.

Õhtuüritus toimub väsinud inimestega

Päev, kus on kuulatud kolm tundi ettekandeid, ei lõpe energiapommiga. Ta lõpeb sellega, et inimesed on väsinud ja tahavad rääkida, mitte kuulata. Kui õhtuüritus on planeeritud kui teine programm — veel kõnesid, veel struktuuri — siis õhtu sureb ära enne, kui ta algab.

See, mis toimib, on keskkond, kus saab seista, liikuda ja rääkida kellega tahad. Muusika on taustal, mitte esirinnas. Söök on saadaval, mitte serveeritud korraga kõigile. Valgus on soe, mitte terav.

Kui tahad programmi, siis üks hetk, mitte kolm. Üks kõne, üks teadaanne, üks pilt. Ülejäänu on õhtu, mis käib omal käel.

Vead, mida tehakse stabiilselt

Õues konverents ilma katuseta. Juuli tundub hea valik märtsis, aga vihmaga pole üritust. Kui plaan on väljaspool, siis peab olema telk või siseruumi variant.

Restoran, kus pole mikrofoni ega võimalust helitugevust tõsta — ja kolmkümmend inimest, kes peavad kuulma ettekandja tagumises otsas. Kui saal pole vaikne, siis peab heli olema võimeline seda võitma.

Õhtuüritus, kus on ainult üks diivanite nurk ja kõik teised seisavad, sest istet pole. Või vastupidi — kõik lauad täis ja keegi ei saa liikuda. Mööblivalik pole dekoratsioon, see on ring, milles inimesed saavad olla.

Livesiir või salvestus, mis lisandub päev enne — ja keegi pole kontrollinud, kas internetikiirus seda kannab.

Kaks liiki agentuuridest

Üks variant on agentuur, kes planeerib ja saadab tellimuse edasi alltöövõtjatele, keda ta pole varem näinud. Iga rida on selles ahelas uus teenus ja uus marginaal. Tehnikud, kes tulevad kohale, ei tea, kellele nad räägivad, ja korraldaja, kellele helistad, ei tea, kuidas riistvara töötab.

Teine variant on brigaad, kes ise hindab, ise ehitab, ise teenindab. Inimene, kes annab hinnapakkumise, on ruumis päeval, kui load on sees. Kui midagi läheb valesti, siis on üks number, kellele helistada.

See pole atribuut, mida reklaamida. See on fakt selle kohta, kuidas töö käib, ja ta on näha alles siis, kui sa helistad kell kaksteist öösel ja keegi vastab.

Mis otsustada enne, kui kellelegi helistad

Kui plaanid konverentsi, siis kaks asja peavad olema selged. Esiteks: kui palju inimesi ja mitu ettekandja. See määrab ruumisuuruse ja tehnika mahu — ühe mikrofoni ja kahe vahel on oluline vahe.

Teiseks: kas õhtuüritus on sama põrandapind või teine koht. Kui sama, siis ülesehitusaeg määrab, mis kell päevaprogramm lõpeb. Kui erinev, siis vahemaa määrab, kas inimesed teevad selle tee läbi.

Ülejäänu on läbirääkimised, aga need kaks on parameetrid, millest tehniline pool algab. Konverents on järjestus. Ainus küsimus on, kas see järjestus on planeeritud või mitte.

Kirjutab After 5 Events'i brigaad — see osa meie tööst, mis saabub kell seitse hommikul kaubikuga ja läheb ära siis, kui viimane kast on tagasi peal.