After 5 EventsRuum enne programmi
Vali koht enne, kui kinnitad kõnelejad. Ruum ei kohane programmi järgi — programm peab kohanema ruumiga.
Külasta kohapeal. Vaata, kus on elekter, kui kõrgele lagi ulatub, kas aknad lasevad päeval valgust sisse ja kas see segab ekraani. Küsi koormuse sisseviimise kohta: milline uks, kui lai, kas on lift, kas saab auto ligi sõita. Kui vastust pole või kui see on ebamäärane, on see märk, et kohapeal ei ole üritusi tihti tehtud.
Kui paiga oma helikõlar on laes, ei ole see konverentsiks piisav. Küsi tehnilist plaanikavandist koos elektripunktidega. Kui seda pole, valmista ette, et kõik tehnika tuleb sisse tuua.
Päevaosa loogika
Konverentsi päevaosa on tehniline sündmus. Iga kõneleja vajab mikrofoni, iga esitlus pildiprojektorit, iga üleminek peab toimuma viie sekundi jooksul, sest vaikust täitunud saalis tunnevad kõik.
Arvesta vähemalt kolm tundi ülesehituseks enne esimest külalist. Lava, heli, valgus, ekraan, tehniline proov — kõik see võtab aega ka siis, kui meeskond on seda varem teinud.
Helirezhiissöör ei ole luksus. Keegi peab mikrofone vahetama, taset reguleerima, tagasisidet vältima ja lindistust käivitama. See ei ole töö, mida saab teha poole kõrvaga.
Salvestus või otseülekanne kahekordistab tehnilise ettevalmistuse. Kui seda vaja läheb, ütle see kohe pakkumise küsimisel.
Pauside ajakava
Kohvipaus ei ole puhkeaeg — see on osa logistikast. Kui saal on suur ja laud kaugel, võtab inimeste liikumine kümme minutit. Kui plaanid viisteist, jõuab pool saalist kohvi kätte siis, kui on aeg tagasi minna.
Otsusta, kas toitlustus toimub saalis või eraldi ruumis. Saalis on kiirem, aga mürarikkas. Eraldi ruum annab pausi, aga vajab rohkem aega.
Kui programm kestab kauem kui neli tundi, on teine paus kohustuslik. Inimesed ei kuula enam niikuinii — parem anda neile aega ära käia, kui sundida kohale jääma.
Õhtuosa, mida ei planeerita
Konverentsi õhtuosa on teine üritus ja seda korraldatakse tavaliselt nagu jätku, kuigi inimesed on päeva lõpuks väsinud ja ruum peab muutuma.
Kui õhtu toimub samas kohas, arenda ümberehituseks aega. Laud tuleb tühjaks koristada, toolid ümber seada, valgus muuta. Kui külalised jäävad saali, toimub see nende nina all. Kui nad lähevad välja, vajad pausi, mille jooksul midagi muud pakkuda.
Muusika muudab meeleolu, aga ainult siis, kui see on planeeritud. Kui otsus langetatakse tunni enne algust, saad seda, mis parasjagu vaba on.
Kahe ürituseagentuuri vahe
On agentuurid, kes planeerivad ja edastavad tellimuse alltöövõtjatele, keda nad pole kunagi kõrvuti näinud, teenides igal real. Ja on meeskonnad, kelle oma inimesed hindavad, ehitavad, esinevad ja veavad õhtut.
Esimene variant on odavam paberil, aga kallim siis, kui midagi läheb valesti, sest keegi ei tea, kelle poole pöörduda. Teine variant maksab ette rohkem, aga kui esinejal läheb mikrofon katki, on inimene, kes selle paigaldas, saalis ja kannab varuosa taskus.
Küsi, kes füüsiliselt kohale tuleb. Küsi, kas hinnapakkuja ise ehitab üles või edastab töö edasi. Küsi, mitu korda on see meeskond selles ruumis varem töötanud.
Otsus, mis on vaja langetada
Otsusta, kas korraldad ise või annad kellegi kätte, kes kannab vastutust.
Kui korraldad ise, broneeri ruum, tehnika ja toitlustus eraldi ja varu aega, et nad omavahel kokku viia. Kui miski läheb valesti, laheneda see sinu kõne peale.
Kui annad üle, vali meeskond, kelle oma inimesed ehitavad ja veavad õhtut. Küsi, mida nad vajavad sinult — tavaliselt programmi, külaliste arvu, ruumi aadressi ja otsust selle kohta, kas õhtuosa on oluline või mitte.
Enne kellegi poole pöördumist selgita välja: mitu inimest, mis kuupäev, kas päev ja õhtu või ainult päev, kas salvestus, kas otseülekanne. Need neli asja määravad kõik ülejäänud.
Selle juhendi on kirjutanud After 5 Events — meeskond, kes ehtab üles, käivitab mikrofoni ja on saalis ka siis, kui kell on kaks öösel ja viimane kast läheb tagasi peale.