After 5 EventsKaks sündmust, üksteise järel, sageli sama eelarve sees
Konverents on päevaosa, kus esitatakse slaididega ettekandeid inimestele, kes istuvad ja kuulavad, ja sageli õhtuosa, kus samad inimesed peavad olema seltskondlikud pärast kuut tundi istumist. Neid kahte osa ei planeerita tavaliselt sama põhjalikult. Päevaosa saab tähelepanu, sest seal on kõnelejad, sisu ja ajakava. Õhtuosa jääb enamasti sõnastuseni "midagi meeldivat pärast" — ja siis osutub, et sama saal, mis päeval töötas, ei sobi üldse õhtuks, või vastupidi.
Mõlemad vajavad otsuseid. Päevaosa vajab AV-d, mida keegi teie meeskonnast ei oska määratleda, ja ajakava, mis peab jääma pidama isegi siis, kui üks kõneleja venib. Õhtuosa vajab meeleolu, mida väsinud inimestele ei teki iseenesest, ning alkoholipoliitikat, mis ei jäta kedagi välja ega ole kellelegi hiljem piinlik.
Teie peamine mure pole tehniline — see on inimeste kohalolek ja see, mida nad hiljem räägivad
Teil on peast kohalolek ja see, kas inimesed soovivad järgmisel korral tulla. Finantsosakonnal on peas kulurida. Teie ülesanne on põhjendada, miks see sündmus on vajalik, ja siis tagada, et keegi ei mäleta seda negatiivselt.
See tähendab, et riskid ei ole teie jaoks tehnilised. Riskid on: mikrofon ei tööta esimese kõneleja ajal. Lõunasöök hilineb pool tundi ja ajakava kukub. Livestream katkes. Õhtul on liiga vali, et rääkida, või liiga vaikne, et midagi tunduks toimuvat. Keegi jäi baarileti ääres liiga kauaks ja teised nägid. Kolleeg, kes ei joo, seisis õhtul nurgas ja läks vara ära.
Sellised asjad ei peaks juhtuma, aga nad juhtuvad täpselt seetõttu, et organisaatoril puudub tehniline sõnavara ja ta ei tea, mida ette küsida.
Päevaosa: heli, pilt, ajakava ja vahetused
Konverentsi tehniline külg tähendab AV-d — heli ja visuaali —, mida peab töötama iga sessiooni ajal ja mis peab vahetuma, kui kõneleja vahetub. Iga esitlus sisaldab slaide, sageli kaugjuhtimispulti, mõnikord videot, alati vähemalt ühte mikrofoni. Kui korraldaja ütleb lihtsalt "me vajame helikõlareid", ei öelda piisavalt. Tehniline meeskond peab teadma: mitu kõnelejat, mitu ekraani, kas keegi kasutab oma arvutit või esitame kõik materjalid ühest kohast, kas on paneeldiskussiooni, kas on puldiga hääletust, kas salvestatakse.
Ajakava on veel tundlikum. Kui päevakavas on pool tundi vahet registreerimise ja avaettekande vahel, aga tehnilise ülesehituse jaoks on vaja tund aega, siis hommik algab kriisiga. Kui esimene kõneleja saab kümme minutit üle aja rääkida, siis kohvipaus lükkub edasi ja kõik ülejäänud sessiooonid liiguvad.
See, mida saab ette otsustada: fikseeritud vahetus kõnelejate vahel, mille ajal tehniline meeskond muudab seadistust. Puhveriaeg ajakavas, mida ei müüda publikule pausina, aga mis eksisteerib. Üks inimene — kas teie inimene või meie inimene —, kes on lava taga ja kes kontrollib järgmist slaidikomplekti enne, kui eelmine kõneleja lõpetab.
Saal, mis päeval töötab, ei tööta õhtul
Ruum, mis mahutab kaheksatkümmend inimest laudade taga, mahutab neid väga halvasti, kui nad peavad seisma ja rääkima. Istumiseks planeeritud saal jätab liiga vähe ruumi baariletile, liiga vähe ringlemiseks, liiga vähe nurki, kuhu minna, kui lihtsalt ei taha enam kõigiga koos olla.
Kui päevaosa ja õhtuosa on samas kohas, tuleb ruumi vahepeal ümber korraldada. Lauad kuhugi, toolid ära või ringi, võib-olla valgustus muudetakse. Selleks läheb aega, ja see aeg tuleb ajakavasse sisse planeerida — mitte külaliste ajakavasse, vaid oma omasse. Pool tundi, mil keegi ei tohiks veel siseneda.
Kui õhtuosa on teises kohas, siis tuleb lahendada liikumine. Kas inimesed lähevad ise, kas on transport, kas on keegi, kes jääb päevasaali maha ja ootab neid, kes hilineda võivad. Väike asi, aga keegi peab seda tegema, ja kui seda ei planeerita, siis kukub see teie õlgadele kell kuus õhtul.
Alkoholipoliitika, partnerid ja see, kes ei joo
Teil tuleb otsustada alkoholipoliitika enne, kui kedagi kutsutakse. Mitte seetõttu, et keegi ootaks selget vastust kutses, vaid seetõttu, et see mõjutab õhtust meeleolu ja eelarvet ning seda, kes tunneb end kaasatuna.
Avatud baar tähendab, et keegi jääb liiga kauaks. Piiratud baar tähendab, et keegi tunneb end jälgituna. Ainult klaas vahuvanni vastuvõtul tähendab, et õhtu ise on kuiv. Ükski valik pole neutraalne.
Sama kehtib partnerite kohta. Kui partnerid on kutsutud, siis õhtuosa muutub seltskondlikuks ja vähem tööks. Kui neid pole, siis see on selgelt tööüritus. Mõlemad on korras, aga otsus peab olema tehtud enne kutset, mitte pärast, kui keegi on juba küsinud.
Kolleeg, kes ei joo või kes ei taha tantsumuusika keskel seista, jääb sageli kõrvale just seetõttu, et õhtuosa planeeriti nagu kõigile sobiks üks formaat. Ei sobi. Mitu tsooni õhtusaalis — vaiksem nurk, eraldi laudu, koht, kus saab istuda ja mitte osaleda — on ainus viis, kuidas keegi ei lahku vara tundes, et teda ei oodatud.
Toitlustus ja dieedivajadused pole lisa — need on osa ajakavast
Kohvipaus, mis tuleb viisteist minutit hilja, tähendab, et kogu päev liigub hilja. Lõuna, millele pole arvestatud liikumisaega saalist söögisaali, tähendab, et järgmine sessioon algab poolikule saalile.
Dieedivajadused — vegan, allergia, usundilised piirangud — ei ole selline küsimus, mida saab küsida kaks päeva enne. Need tuleb küsida kutse ajal, anda toitlustajale ette ja seejärel veel kord kinnitada. Keegi, kellele pole midagi süüa, ei unusta seda.
Kes tuleb kohale ja mida tegelikult tehakse
Enamik sündmusteagentuurid planeerivad ja siis edastavad tellimuse alltöövõtjatele, kellega nad pole kunagi koos töötanud. Iga rida teenib lisatasu. Tehniline meeskond kuuleb briifist esimest korda sel hommikul, kui nad saabuvad.
Mõned teevad teisiti. After 5 Events on meeskond, kes hindab, ehitab, käitab ja on saalis kuni lõpuni. Ühed ja samad inimesed. See tähendab, et see, kes teile pakkumise esitas, on näinud teie sündmust läbi nelja hommiku ja kahekümne lae, ja see, kes kohale tuleb, teab juba, mida teha.
Mida nüüd otsustada
Kõigepealt: kas päevaosa ja õhtuosa on samas kohas või mitte. Seejärel: kas õhtu on jätk või eraldi sündmus, ja kui see on jätk, siis kas väsinud inimestele või puhastele. Siis: alkohol, partnerid, dieedivajadused, ajakava puhvritega.
Alles pärast seda saab keegi öelda, mida see maksma läheb ja mitu inimest seda ehitama peab.