After 5 EventsPäevaosa ja õhtuosa on kaks erinevat üritust
Päevaprogramm vajab ruumi, kus kuuldakse kõnelejat ja nähakse ekraani. Õhtuosa vajab ruumi, kus inimesed saavad istuda, süüa ja rääkida, ja kui plaanid muusikat, siis ka ruumi, mis seda taludab. Tihti on need eri kohad või sama koha eri korralduses. Oluline otsus on, kas vahel tehakse ümbertõstmine — laudu, toole, tehnikat — ja kes seda teeb ning kui kaua see võtab. Kui sa arvestad pool tundi ja läheb tund, jääb õhtuosa ilma poolest tunnist, mida enam tagasi ei saa.
Päevaosa planeerimine on lineaarne: sessioone on kindel arv, igaüks võtab kindla aja, tehnilised vajadused on loetletavad. Õhtuosa planeerimine on hoopis teine töö, sest seal pole programmi, on meeleolu, ja kui päev on kulunud istumisele ja kuulamisele, siis tuju tõsta on raskem kui hommikul.
Kes vastutab heli eest, kui midagi ei kuulu
Konverentsil läheb tehnika valeks siis, kui keegi peale sinu ei tea, et see on valesti. Kõneleja ei kuule end tagumistest ridades, slaidivahetus jääb kinni, livestream katkestatakse kogemata või seda ei salvestata üldse, sest keegi unustas vajutada.
Võimalusi on kaks. Esimene: sina oled ruumis, telefon käes, ja kui midagi toimub, siis sina lahendad. Teine: keegi teine vastutab selle eest, et mikrofon töötab ja slaidid liiguvad, ja sina võid istuda.
Vahe ei ole ainult selles, kes midagi teeb, vaid selles, kas sina pead jälgima, et asi toimuks. Jälgimine tähendab, et sa ei kuula ühtegi ettekannet lõpuni, sest su tähelepanu on lahutatud.
Kui sa võtad tehnikainimese, siis tal peab olema ligipääs kõigele — arvutile, heli puldile, valgusele, projektsiooni sisendile — enne esimest sõna. Mitte siis, kui juba midagi on valesti.
Vahetus kõnelejate vahel on koht, kus aeg kaob
Igal sessioonil on planeeritud algus, aga see, mis juhtub kahe sessiooni vahel, jääb tihti planeerimata. Kellelgi on vaja arvutit vahetada, teisel läheb mikrofoni kinnitus lahti, kolmas küsib, kuidas slaididega edasi minna, ja selle ajal istub saal ja ootab.
Kui sa arvestad viis minutit ja läheb kaksteist, siis lõpuks jääb päevakava maha pool tundi ja õhtusöök lükkub edasi. Kui õhtusöök lükkub, lükkuvad kõik muud sammud, ja kui muusikal oli kokkulepitud algus, siis see ei lükku, sest bänd tuleb siis, millal lepiti.
Lahendus on üks inimene, kelle ainus töö on kõnelejate vahetus. Mitte sa ise, sest sina pead ruumis olema nähtav, ja mitte kõneleja, kes on juba piisavalt närvis.
Mida saalivahetuse või ülesseadmise ajal inimestega tehakse
Kui päevaosa ja õhtuosa toimuvad samas ruumis, aga erineva korraldusega, peab vahel olema aeg, mil ruumi ei kasutata. Kui inimesed on kohal, ei kao nad ära. Neil peab olema koht, kuhu minna — teine ruum, õue, fuajee — või nad seisavad seal, kus toolid ümber liigutatakse.
See aeg tuleb päevakavasse kirja panna numbriga ja planeerida, kes selle aja eest vastutab. Kui sa arvastad, et inimesed lihtsalt kõnnivad ringi ja tulevad tagasi, kui valmis, siis keegi ei tule õigel ajal ja õhtuosa algab segaduses.
Õhtuosa alustab väsinud inimestega
Konverentsi päevaosa lõpuks on inimesed kuulanud tunde. Nad on istunud, nad on keskendunud, ja kui nad ei ole näljas, siis nad on vähemalt tüdinud. Õhtuosa tuju ei tõuse iseenesest sellepärast, et valgus muutub või muusika läheb peale. Tuju tõuseb siis, kui kehale antakse midagi teha — süüa, liikuda, rääkida — ja selleks läheb aega.
Kui sa plaanid muusikat, siis alguses seda ei kuulata, sest inimesed tahavad rääkida, mitte kuulata. Esimene pool tundi läheb sellele, et saalituju vahetub, ja esimesed, kes liikuma hakkavad, on alati samad inimesed. Teised tulevad hiljem.
Kui sina pead õhtul sõna võtma, kokku võtma, tänu ütlema või kedagi autasustama, siis planeeri, millal. Kui liiga vara, ei kuula keegi. Kui liiga hilja, on osa rahvast juba läinud.
Vahe agentuuride vahel on see, kes päriselt ruumis seisab
Mõned firmed planeerivad ja saadavad korralduse edasi allurahanuudajatele, keda nad ei ole varem näinud, ja teenivad igal real. Teised töötavad oma inimestega, kes hinnastavad, ehitavad, juhivad ja on seal, kui midagi läheb valesti. Vahe ei tundu paberil, vaid siis, kui midagi juhtub ja sa ei tea, keda helistada, või helistad ja sulle öeldakse, et nemad ainult leppisid kokku, aga et teostaja on teine firma.
See juhend on kirjutatud After 5 Eventsi poolt — need, kes tulevad hommikul, paigaldavad tehnika ja on õhtul veel ruumis, kui viimane kast tagasi läheb.
Mida sa pead otsustama enne, kui kellegi poole pöördud
Kaks asja: esiteks, kas sa tahad ise vastutada selle eest, et päevaosa tehnika töötab ja õhtuosa kulg kulgeb, või tahad sa olla külaline oma üritusel. Teiseks, kas vahetus päevaosa ja õhtuosa vahel toimub samas kohas või ei, ja kui jah, siis kui kaua see võtab ja kus sel ajal inimesed on.
Ülejäänu saab lahendada, aga need kaks otsustust määravad, millist tüüpi abi sa vajad.