Enne, kui midagi kinni paned

Kas oled kohal käinud? Pildid valetavad ruumi mõõtu ja seda, kus on pistikud.
Kas tead, mitu inimest tuleb? Umbkaudne arv ei aita — telk tuleb tellida numbriga.
Kas kohta saab broneerida tagavarana, kui ilm läheb viltu? Augustis ei ole varuplaani, kui sa seda mais ei teinud.
Kas eelarve on kokku lepitud enne esimest kõnet kohta? Kui see kasvab iga koosolekuga, jääd ilma paigast, mida tegelikult tahtsid.

Paik

Kas kohtumine on siseruumides või telgis? Vihmavari ei ole plaan.
Kas katus on piisavalt kõrge valgustile? Madal lagi tähendab lamedad LED-paneeliga, mitte riputatud varruga.
Kas kohal on kolmefaasiline vool? Kui ei ole, siis generaator tuleb tellida vähemalt kaks nädalat ette.
Kas teed kohani kannavad telgi- ja heliauto? Kruusatee suvel on üks asi, sama tee pärast vihma on teine.
Kas majas on öömaja või tuleb transport tagasi linna korraldada? Viimane buss peab olema plaanitud enne, kui keegi midagi joob.
Kas köök on samas hoones või teine organisatsioon? Kui teine, siis kes koordineerib ajakava?
Kas naabrid on lähedal ja kas kellelgi on nendega juba rääkinud? Kui poole kaheteistkümnest tuleb mürakaebusi, pole sul enam õhtut.

Programm

Kas päevaprogramm ja õhtupidu toimuvad samas kohas? Kui mitte, siis liikumine nende vahel võtab pool tundi ja selle võrra vähem aega muu jaoks.
Kas peakõnelemine on või mitte? Kui on, siis mikrofon ja heli peavad olema õues sama head kui sees.
Kas keegi teab, mitu etteastet päeva jooksul on ja kui kaua need kestavad? Kui ei tea, siis ajakava on olemas ainult paberil.
Kas artistid vajavad garderoobi, heli- ja valgusproovi või mõlemat? Seda ei korraldada tund enne ust.

Tehnika

Kas teate, mis ruumis heli teeb? Klaasseinad peegelda heli otse tagasi, telk neelab selle alla.
Kas valgustus on riputatud või seisev? Kui tegu on paigaga ilma taladeeta, siis valik on juba tehtud.
Kas helitehnik näeb lava? Kui ei näe, siis keegi peab olema laval kõrvaklappe kandmas.
Kas mikrofone on piisavalt ja kas need on juhtmeta? Juhtmega mikrofon keset tegevust on komistamisoht.
Kas projektorit on vaja ja kas ekraan on? Valge sein ei tööta päikese käes.
Kas kellelgi on plaani pealt mõõdetud, kuhu kaabel läheb? Pikenduskaabel telgi keskelt läbi on miski, mida keegi kindlasti otsa komistab.

Toit ja jook

Kas toitlustaja teab, et kohal on ka lapsi või allergikuid? See ei ole infot, mida antakse üle telefonis.
Kas puhvet on õues või sees ja kas on laud, kus seda teenindada? Kui ei ole, siis tuleb too ka tellida.
Kas jook on piiramatu või piiratud? See mõjutab seda, kui palju telliakse ja millal õhtu läbi saab.
Kas meeskond sööb kohal? Helimehed, valgusmehed, koristajad — keegi peab nad arvestama.

Külalised ja transport

Kas buss tuleb hommikul või juba eelmisel õhtul? Kui hommikul, siis mitu ja mitu kohta igas?
Kas kellelgi on nimekiri, kes bussiga tuleb? Kui ei ole, siis ootad kedagi, kes tegelikult juba seal on.
Kas keegi teab tagasitee aega? Viimane buss peab olema plaanitud ja teatavaks tehtud enne südaööd.
Kas parkimine on lahendatud neile, kes ise sõidavad? Kruusakoht viiekümne autoga läheb kitsaks kiiremini kui arvad.

Viimane nädal

Kas ilmaennustus on kontrollitud? Kui vihm tuleb, siis muudatused tuleb teha enne neljapäeva.
Kas kellelgi on korralduskava paberil? Telefon tühjeneb keset õhtut ja sa ei taha siis otsida, kes millal räägib.
Kas kohal on esmaabi komplekt ja kas keegi teab, kus see on? Ei ole küsimus, kas seda läheb vaja, vaid millal.
Kas keegi on paiga omanikuga kokku leppinud, mis kellast võib müra teha ja mis kellast enam mitte? See ei ole vestlus, mida peetakse keset pidu.

Päeval

Kas meeskond teab, kus on võtmed ja kes neid hoiab? See küsimus tuleks esitada hommikul kell seitse, mitte kaheksa.
Kas keegi kohapeal teab, kus on peakaitse ja kes selle välja lülitab, kui midagi läheb valesti? Organisaator ei ole elektrik, aga peab teadma, kus see kapp asub.
Kas kellelgi on number, millele helistada, kui midagi läheb katki — vesi, vool, tualett? Puhkekeskused ei vasta üldnumbrile laupäeva pärastlõunal.

Pärast

Kas keegi teab, kes koristab ja mis ajaks? Koristajad ei ilmu iseenesest ja mõni paik eeldab, et sa lahkud puhtana.
Kas inventar läheb tagasi või jääb paika? Kui läheb tagasi, siis keegi peab selle kokku panema ja masinasse laadima.
Kas arve tuleb koheselt või hiljem? Mõnel kohal makstakse enne, mõnel pärast, ja kui sa ei tea, siis ei saa eelarvet kinni panna.

Suvepäevade korraldamine pole keeruline, aga see eeldab, et õiged küsimused saavad vastused õiges järjekorras. Kaks tüüpi ettevõtteid korraldab seda tüüpi üritusi: need, kes võtavad tellimuse vastu, edastavad selle allhankijatele ja teenivad igal real, ning need, kelle oma inimesed hindavad, ehitavad, esinevad ja jooksevad õhtu läbi. After 5 Events on viimane neist.

Enne helistamist on sul kaks otsust: paik ja kuupäev. Kõik muu on paindlik, need kaks ei ole.

Suvepäevad — kontrollnimekiri