After 5 EventsKuupäev liigutab numbrit rohkem kui ükski teine otsus
Detsembri neli reede on broneeritud välja oktoobris, mõnikord varem. Kes jõuab novembris, saab jäägi või maksab lisatasu, et saada see, mis kellelgi teisele juba kinni oli. Jaanuari esimene nädal on vabam, aga siis on küsimus, kas inimesed ikka tulevad.
Kuupäev määrab ruumi hinna ja selle, kas üldse on ruume, kust valida. Kõik muu — menüü, tehnika, programm — saab paika veel kahe nädala jooksul enne õhtut. Ruum mitte.
Teine otsus, mis tehakse valesti, on tehnika
Tavaliselt küsitakse seda kõige lõpus, kui ruum on kinni, menüü kokku lepitud ja number peaaegu täis. Siis selgub, et kõnelaua mikrofoni jaoks on vaja mikseripulti, puldi jaoks võimendeid, võimendite jaoks kaableid mööda tervet saali, ja et köögimüra kõlab kõnehetkel läbi kogu ruumi, kui pole eraldi peaesinejate helikomplekti.
Tehnika on odavaim siis, kui see on esimene number, mida küsida, sest siis on võimalik valida ruumi, mis ei võitle sinu vastu. Klaasseinad, kõrged laed, ruumid, mida kasutati muuks kui üritusteks — kõik see tähendab, et heli peab olema suurem ja täpsem kui tavalises konverentsisaalis. Tehniku saab alati teha kallimaks. Küsimus on, kas saad ruumi, kus on vaja vähem tehnikat.
Mida ruumi 'hinna sees' tegelikult tähendab
Per inimene arv peidab kolme eri asja: ruumi üür, toit ja jook. Vahel ka lauakatted, nõud, teenindus. Vahel mitte. Küsi täpselt, mis numbri sees on, sest muidu on sul kaks eelarvet — see, mis kirjas, ja see, mis õhtu lõpuks ikkagi kätte tuleb.
Kui ruum ütleb, et tehnika on hinna sees, tähendab see enamasti, et seal on olemas üks mikrofon ja üks kõlar kõnelaua jaoks. Bändi või DJ jaoks on vaja oma komplekti, valgus tavaliselt samuti. Kui küsid täpselt ette ära, siis ei tule hiljem üllatusi.
Toit ja jook on kolmandik eelarvest, vahel pool
Menüü number sõltub sellest, kas inimene saab kolm käiku või neli, kas jook on lauajoogi või baar, kas baaris on kõik tasuta või ainult esimesed kaks. Vahet on suur, aga valikud on lihtsad, kui oled oma pere suurus juba teada.
Probleem tekib siis, kui viimase paari nädala jooksul tuleb juurde kakskümmend inimest. Ruum annab arve kokkulepitud numbri pealt, aga köök teeb toitu nende jaoks, kes tegelikult tulevad. Jäta natuke õhku.
Programm — mida ja millal
Bänd või DJ, vahel mõlemad. Kui on bänd, siis alustab kell kümme, üksteist või keskööl, ja küsimus on, kas enne seda on piisavalt toimunud, et rahvas ikka seal veel on. Kui õhtusöök kestab kaks ja pool tundi, siis keskööks on pooled inimesed juba läinud.
Bändi number on fikseeritud. Seda ei läbi vedada, kui küsid kaks nädalat enne. Detsembris on kõik välja broneeritud oktoobris. DJ roster on paindlikum, aga hea DJ läheb samuti kiiresti kinni.
Programmi number on eraldi rida eelarvest. Vahel pakub agentuur, et see on kõik ühes paketis. Küsi, kas see tähendab, et sama meeskond ehitab ruumi ja mängib muusikat, või tähendab see, et agentuur vahendab sinu broneringut edasi kellelegi, kellega pole kunagi varem koos tööd tehtud. Vahe kostub õhtul.
Mis jääb eelarves märkimata
Transport. Kui ruum on linnast väljas või kesklinnas, kus parkimiskohad lõppevad kell kuus õhtul, on vaja busse või taksofondi. Seda ei planeeri keegi ette, aga õhtul selgub, et pool rahvast ei saa kohale.
Dekoratsioon ja valgus. Kui ruum on praktiline konverentsisaal, mitte jõulusaali moodi paik, siis vajavad lauad midagi peale. See number on väike, aga keegi peab selle ette nägema.
Kõnelavastus. Juhataja kõneleb, keegi saab auhinna, keegi teine samuti. Kui mikrofon läheb ringi ja kõnelejat ei ole kuulda tagumises reas, siis kõne ei toimi. Kõnehetke tehnika peab olema planeeritud sama täpselt kui bändi oma.
Mida After 5 Events teeb teisiti
Agentuurid jagunevad kaheks: need, kes planeerivad ja saadavad briifingi edasi alltöövõtjatele, kellega pole kunagi varem koos tööd tehtud, ja need, kelle oma inimesed tsiteerivad, ehitavad, esinevad ja jooksevad õhtu. After 5 Events on viimane. Sama meeskond, kes sind praegu loeb, on ka see, kes kell seitse hommikul saabub kaubikuga ja on ikka veel kohal kell kaks öösel, kui viimane kast tagasi läheb.
See ei ole reklaam. See on fakt selle kohta, kuidas töö tehakse. Vahe maksab.
Otsus, mis sul nüüd ees seisab
Kuupäev enne kõike muud. Siis ruum, ja ruumi juurde kohe küsimus, mis tehnikaga kaasa tuleb ja mis mitte. Alles seejärel menüü ja programm.
Enne kellegi poole pöördumist selgita välja kaks asja: mitu inimest ja kas neil kõigil peab olema istekoht kogu õhtu. Ülejäänu saab paika, aga need kaks numbrit on alus, millele kõik muu tuleb.