After 5 EventsKuupäev enne kõike muud
Esimene otsus pole ruum ega bänd — esimene otsus on kuupäev, ja see tehakse siis, kui te veel ei tea, kas eelarve on viis tuhat või viisteist. Detsembris on neli reede, millal kõik tahavad pidusid pidada, ja jaanuari esimene nädal, mis on odavam, aga pool meeskonda võib olla Tais. Saali ja bändi saadavus sõltub sellest, millal te selle kuupäeva kinnitasite, mitte sellest, kui palju te maksate.
Kui te alles oktoobris broneerite, siis valik pole enam «meile sobib see saal» vaid «need kolm saali on veel vabad». Pidage sellega arvestama: mida varem kuupäev paika pannakse, seda rohkem on ülejäänu läbiräägitav.
Kui suur saal ja mis see maksab
Kahekümne inimese meeskond mahub restorani eraldi saali, kus õhtusöök ja muusika jagavad sama ruumi. Kahekskümmend inimest vajab juba saali, kus on laud ühes otsas ja tantsuala teises, sest teie kõned ei kõla läbi saja vestluse ja klaaside kõlisemise, kui heli pole kogu ruumi jaoks seatud.
Saali hind koosneb üürist ja minimaalarvest — restoranid loevad kokku, kui palju söödakse-joodakse, ja kui summa jääb alla kokkulepitud piiri, siis vahe tuleb kinni maksta. Idufirmadel on see risk tegelik, sest inimesed, kes ei tunne üksteist, ei joo kolm aastat koostööd täheldavat meeskonda janu.
Kui saalis on oma tehnika, siis küsige, kes seda käitab. Kui vastus on «selle saab tehniline juht ise seadistada», siis tegelik vastus on «keegi ei pruugi teile mikrofoni sisse lülitada».
Õhtusöök või büfee või cocktail
Istutud õhtusöök võtab kaks tundi, büfee pool tundi. Cocktail-formaat — inimesed on püsti kogu õhtu, võtavad laudadelt suupisteid — võimaldab pidada kolmetunnist üritust saalis, kuhu istudes ei mahuks pooled. Aga kui pooled ei tunne teineteist, siis püsti olemine kolm tundi ei sunni kedagi rääkima kellegagi, kellega ta nagunii poleks rääkinud.
Idufirmadel on see valik strateegiline: kas õhtu on tunnustus tiimile, kes on aasta ära teinud, või võimalus, et kaks osapoolt hakkavad üksteist tundma? Esimese jaoks sobib büfee ja muusika kiiresti. Teise jaoks on vaja lauda, kus inimesed istuvad ja vestlevad.
Kõnede jaoks on vaja mikrofoni, mida ei pea käes hoidma. Juhtmevaba pealiskinnitusmikrofon võimaldab rääkida ja näidata slaidi korraga; mikrofon jalal võimaldab kõnelda kahe käega. Mikrofon käes on lahendus, kui muud polegi.
Bänd, DJ või muu muusika
Bänd on elusaate hind pluss reisimine pluss tehnika, kui saalis pole piisavat, ja bändi tellides te broneerite kolm kuni neli tundi. DJ on tavaliselt odavam ja paindlikum — nad mängivad, kui teil on vaja muusikat, ja ootavad, kui teil on vaja vaikust.
Mõlemad tuleb broneerida mitu kuud ette. Bänd, keda te nädal enne küsisite, on juba teise firma jõulupeo nimekirjas või soovitab teile kedagi, kes on alles vaba — mis on ausam variant, kui öelda, et nad tulevad, ja seejärel saata asenduskoosseis, kellega te pole kunagi kohtunud.
On kaks liiki üritusagentuuri: ühed planeerivad ja edastavad tellimuse allurahastajatele, kellega pole enne koostööd tehtud, teenides igal real. Teised tsiteerivad, ehitavad ja juhivad õhtu oma inimestega. Erinevus ei paista esimese kõne ajal — see paistab pool tundi enne uste avamist, kui selgub, kas brigaad ja bänd teavad üksteist.
Tehnika, mida te ei näe
Heli istutud õhtusöögil peab olema piisavalt vali, et kõik kuuleksid, kuid mitte nii vali, et vestlemine muutub karjumiseks. See tasakaal sõltub kõlarite paigutusest — mitu väiksemat kõlarit ruumi ümber katavad ühtlasemalt kui kaks suurt eest. Aga süsteem, mis töötab kaheksakümne inimesega, ei tööta sajas kaheksakümnes, sest inimesed ise neelavad heli.
Valgus foto jaoks ei ole sama, mis valgus meeleolu jaoks. Kui õhtu on dokumenteeritud sotsiaalmeediasse või investorite slaidile, siis vaja on ühtlast, külma valgust, mis ei jäta näole varju. Kui õhtu on meeskonnale, siis vaja on sooja valgust, mis ei pane kellelegi tööintervjuu tunnet.
See valik tehakse ruumi ülesehitamisel — hiljem enam mitte.
Mis muutub, kui eelarve muutub
Investori rahaga üritustel on omadus, et eelarve võib kahekordistuda või kaduda sõltuvalt sellest, mis nädal parasjagu käib. Paindlikkus ei tähenda, et kõik on viimasel hetkel läbiräägitav — see tähendab, et peate algusest saadik teadma, mis on fikseeritud ja mis sõltub reast.
Saal ja kuupäev on fikseeritud — neid ei saa muuta, kui on broneeritud. Bänd või DJ on fikseeritud — nad kas tulevad või ei tule, ja «odavam bänd» tähendab alati «teine bänd». Tehnika on pool-fikseeritud: saate lisada valgustit või ekraani, aga kui kogu süsteem tuleb ümber ehitada, siis hind liigub hüppeliselt, mitte järk-järgult.
Toit on kõige paindlikum — menüü saab kohandada eelarve järgi ja külaliste arv saab muutuda kuni nädal enne. Kuid minimaalarve jääb, seega väiksem arv ei tähenda alati väiksemat arvet.
Kes selle korraldab
See juhend on kirjutatud After 5 Eventsi meeskonna poolt — sama meeskond, kes hommikul kell seitse kohale jõuab, leiab toite, riputab valgustid ja on ikka veel kohal kell kaks öösel, kui viimane kast tagasi läheb. Mitte müügiosakond, kes neid kirjeldab.
Mida otsustada enne helistamist
Kuupäev — reedel, laupäeval või jaanuari esimesel nädalal. Umbes külaliste arv — kas kaheksakümme või kakssada, sest kõik ülejäänu sõltub sellest. Õhtu formaat — istutud õhtusöök, büfee või cocktail — sest see määrab, milline saal üldse sobib. Eelarve ulatus — mitte täpne number, vaid kas viis tuhat või viisteist, sest valik on erinev.
Kui need neli asja on selged, siis helistage. Kui need pole selged, siis otsustage need esmalt ära — iga kõne ilma nendeta on ainult veel üks kõne, mida hiljem uuesti peetakse.