After 5 EventsСначала — про что вообще мероприятие
Пока нет чёткого ответа на вопрос «зачем», невозможно выбрать ни площадку, ни бюджет, ни подрядчика. Стартап часто хочет «что-то классное и недорого», но это два разных мероприятия, и путаница начинается именно здесь.
Если это культурное событие — момент, когда команда впервые собирается вся разом, и его будут показывать инвесторам — придётся платить за картинку: свет, звук, фото, площадку с видом. Если это просто повод расслабиться после квартала — можно снять бар, заказать еду и диджея, и этого хватит.
Решение принимают основатели, но формулировку часто приходится делать вам, потому что их ответ — «сделай круто» — не проходит дальше первого звонка подрядчику.
Площадка — это не фон, это половина бюджета и всех ограничений
Площадку выбирают раньше, чем кажется. От неё зависит, что вообще можно сделать: сколько людей поместится, есть ли электричество для света и звука, можно ли подвесить экран, пускают ли своих кейтереров.
В Таллинне популярны лофты и бывшие промзоны — они выглядят нужно для фото, но у них почти никогда нет нормального звука, света или сцены. Это значит, что всё придётся привозить, монтировать и потом увозить, и это съедает от трети до половины бюджета.
Задайте менеджеру площадки эти вопросы до подписания:
- Сколько киловатт доступно? Если ответ «не знаю» или «обычного хватает» — значит, не хватает.
- Есть ли сцена или подиум? Если нет — его строят, и это пять часов работы бригады.
- Что входит в «технику площадки»? Часто это один микрофон и колонка, которая годится для речи, но не для музыки.
- Можно ли крепить оборудование к потолку? Во многих лофтах нельзя, и свет ставят на стойки — это меняет картинку.
Техника: кто её везёт и кто за неё отвечает
Здесь начинается развилка. Часть агентств планирует мероприятие, а потом раскидывает задачи субподрядчикам: звук — одним, свет — другим, сцену — третьим. Они зарабатывают на каждой строке и координируют по телефону, но на площадке их людей нет.
Другая схема: у компании своя бригада, которая сама строит, подключает и отвечает за всё разом. Это не вопрос качества — оба варианта могут сработать нормально, — но это вопрос про то, кого вы зовёте, если в восемь вечера микрофон замолчал.
Вот что приходится решать в любом случае:
- Сколько микрофонов нужно? Один для ведущего, один для выступлений, один запасной — минимум три.
- Где будет звучать музыка? Если диджей или группа играют через ту же систему, что и речи, её надо настраивать дважды.
- Нужен ли экран? Если показываете презентацию или видео — да, и тогда сразу уточните, кто привозит проектор и кто его подключает к ноутбуку спикера.
- Свет. Если мероприятие вечером, базовый свет площадки не даёт нужной картинки — люди на фото будут серыми пятнами. Если это важно для соцсетей — об этом говорят на первом звонке, не за два дня.
Тайминг: когда бригада заезжает и когда гости могут войти
Вам назовут время начала мероприятия — например, семь вечера. Это не время, когда можно забронировать площадку. Монтаж начинается утром.
Сцену собирают от трёх до пяти часов. Свет и звук подключают, настраивают, проверяют — ещё два-три часа. Если что-то не работает, его меняют, а не исправляют на месте. Это закладывается в график.
Гости не должны видеть, как это строится. Значит, монтаж заканчивается хотя бы за час до прихода первого человека, и в этот час площадка выглядит готовой: свет включён, музыка играет, столы накрыты.
Если площадка сдаётся только с шести вечера, а мероприятие в семь — вы получите мероприятие в девять, и оно будет выглядеть так, будто его собирали в спешке. Потому что так и было.
Что происходит в день мероприятия
Ваша работа — это координация, но не исполнение. Если что-то идёт не так с техникой, звонить надо технарям, а не разбираться самому. Проблема в том, что к вечеру вы уже не помните, кто за что отвечает, если вы работали с тремя разными подрядчиками.
Пропишите заранее:
- У кого финальное слово по таймингу? Обычно это ведущий или диджей, но если их нет, решать приходится вам.
- Кто встречает гостей? Если никто, первые десять человек будут стоять в дверях и не понимать, что делать.
- Где зона для курения или для звонков? Люди выходят, и если выхода два, половина потеряется.
В стартапе решения принимаются быстро, но они так же быстро меняются. Основатель может за час до начала попросить добавить выступление — и тогда нужен ещё один микрофон, ещё пять минут саундчека и сдвиг всей программы. Если бригада своя, это решается на месте. Если всё по субподрядчикам — начинается цепочка звонков.
Бюджет: он плавает, пока не зафиксирован
В стартапе деньги зависят от раунда, и это нормально, но подрядчика надо предупреждать. Если бюджет может вырасти — скажите сразу, и вам предложат два сценария. Если может упасть — тоже скажите, потому что часть оборудования уже заказана, и отказ за три дня до мероприятия всё равно оплачивается.
Самая дорогая часть — это не еда и не площадка, а техника и монтаж. Если режете бюджет, режьте декор, дополнительные зоны, сложную программу. Не режьте звук и свет — без них мероприятие выглядит как встреча в коворкинге, только с большим количеством людей.
Фото и видео: если это важно, об этом говорят в начале
Половина стартапов делает мероприятие в том числе ради контента — для сайта, для соцсетей, для инвесторов. Если это ваш случай, фотографа и видеографа бронируют одновременно с площадкой, а свет ставят так, чтобы люди не были тёмными пятнами.
Если об этом вспомнили в последний момент, на фото будут тени, пересветы и размытые лица, потому что свет уже настроен под другое.
Что решить до первого звонка
Перед тем как звонить кому угодно, зафиксируйте:
- Дата — хотя бы неделя, если точного дня нет.
- Сколько человек, примерно — от этого зависит площадка, а площадка определяет всё остальное.
- Бюджет или хотя бы вилка — без этого любая цифра, которую вам назовут, повисает в воздухе.
- Зачем мероприятие — не для красоты ответа, а чтобы понять, на чём можно сэкономить, а на чём нельзя.
Остальное можно обсудить. Этот текст пишет бригада After 5 Events — та, что строит, подключает и отвечает за вечер своими людьми.