До того, как бронировать что-либо

Подтверждена ли дата сдачи здания — не на бумаге, а у прораба?
Известно ли, будет ли в день открытия подключено электричество, вода и канализация?
Получено ли разрешение на мероприятие от владельца участка, если территория ещё не оформлена?
Определён ли бюджет с резервом на генератор, биотуалеты и навес от дождя?
Согласовано ли мероприятие с местной администрацией — особенно если приглашены чиновники или перекрывается улица?
Есть ли в плане B дата на неделю позже?

Площадка

Можно ли провести выездной осмотр за три недели до даты — когда ещё есть время менять подрядчика?
Где именно проходит церемония — снаружи, внутри, поэтапно?
Есть ли навес или крыша над зоной с микрофоном?
Где гости оставляют машины и насколько далеко от входа?
Откуда ближайшая точка подключения к электросети, и нужен ли отдельный ввод для звука и света?
Кто держит ключи в день мероприятия и с какого времени можно заходить?
Где разрешено курить, есть ли урны?

Программа

Кто режет ленточку и сколько человек говорят речи?
Сколько длится каждая речь — по регламенту, не по желанию?
Будет ли экскурсия по зданию и сколько групп одновременно?
Нужен ли ведущий, или директор объявляет всё сам?
Запланирован ли момент для прессы — отдельно, до основного потока гостей?
Есть ли музыкальное сопровождение или достаточно фоновой трансляции?
Во сколько официально заканчивается программа?

Техническая сторона

Нужен ли генератор, и если да — дизельный или бензиновый, и куда его ставить?
Требуется ли звук на улице — для речи, для музыки, для обеих?
Установлена ли сцена или подиум, или выступают с земли?
Где встанет экран для трансляции — если здание большое и часть гостей не видит входа?
Нужен ли свет вечером, и есть ли на участке столбы для подвеса?
Кто из бригады общается с прорабом, если что-то мешает монтажу?
Где бригада оставляет инструмент и ест — внутри здания или в машине?

Еда и напитки

Фуршет стоячий или есть столы?
Кейтеринг привозит всё с собой, или можно пользоваться кухней здания?
Нужны ли биотуалеты, если санузлы ещё не работают?
Предусмотрена ли вода для бригады — отдельно от гостевой?
Кто убирает посуду после программы?
Есть ли холодильник, или напитки везут в термосумках?

Гости и транспорт

Отправлены ли приглашения с картой проезда — особенно если адрес новый и не во всех навигаторах?
Нужна ли парковка для автобусов или только легковых?
Кто встречает гостей у входа и выдаёт бейджи?
Предусмотрены ли таблички с навигацией по территории?
Есть ли отдельный вход для важных гостей, прессы или поставщиков?
Кто сопровождает журналистов и отвечает на вопросы?

Последняя неделя

Подтверждён ли каждый подрядчик — звуком, не письмом?
Готов ли текст всех речей, и знают ли выступающие хронометраж?
Напечатан ли running order на бумаге для ведущего, для звукорежиссёра, для координатора?
Кто отвечает за погоду — кто принимает решение перенести часть программы в помещение?
Привезён ли реквизит: лента, ножницы, флаг, табличка с названием?
Проверено ли, что телефоны всех ключевых людей записаны у координатора?

В день открытия

Во сколько начинается монтаж, и открыта ли территория?
Кто на месте от заказчика с момента прихода бригады?
Проведена ли звуковая проба с микрофоном до прихода первых гостей?
Работает ли свет, если программа заканчивается в сумерках?
Кто объявляет директору, что пора начинать?
Есть ли человек, который следит за регламентом и может тихо напомнить оратору о времени?
Кто говорит с соседями или охраной площадки, если поступает жалоба на шум?

После

Кто остаётся до конца демонтажа?
Куда увозится мусор — свой контейнер или вывоз договорён с площадкой?
Кто забирает реквизит и где он хранится до следующего раза?
Передан ли ключ обратно, если его выдавали на день?
Запланирован ли короткий созвон с подрядчиками на следующий день — пока все помнят, что сработало и что нет?

Два типа подрядчика

Есть агентства, которые планируют мероприятие и рассылают бриф субподрядчикам, с которыми никогда не работали плечом к плечу. Каждая строка проходит через посредника, и когда что-то идёт не так, выясняется, что человек с планшетом никогда не держал в руках микрофон.

Есть бригады, чьи собственные люди делают расчёт, монтируют конструкцию, настраивают звук и стоят у пульта весь вечер. Прораб знает, сколько весит ферма, звукорежиссёр помнит акустику конкретного навеса, и когда на площадке что-то меняется в последний момент, решение принимают те, кто потом это решение реализует.

Этот чек-лист написан бригадой After 5 Events — теми, кто приезжает с грузовиком в семь утра, находит точку подключения и уезжает, когда последний кофр погружен обратно.

Что решить до звонка

Перед тем как говорить с кем-либо: точная дата сдачи здания со слов прораба, статус электричества и воды, список выступающих, примерное число гостей. Остальное обсуждается, но эти четыре пункта — основа сметы, и без них любая цифра условна.

Открытие — чек-лист