After 5 EventsЕсли здание готово за неделю до гостей
Организовать самим — правильный ответ. Вы знаете пространство, вы встречаетесь с гостями, вы понимаете, кому показывать производство, а кому — только буфет. Агентство в этом случае только дублирует вашу работу и добавляет ещё одного человека в переписку.
Что останется за вами: составить список гостей, написать речь, договориться с кейтерингом, заказать ленту и пресс-волл, если он нужен. Всё это требует знания контекста, которого у внешнего человека нет и быть не может.
Когда объект сдают по частям
Когда фасад готов, но внутри ещё штукатурят; когда торговый зал открыт, а подсобка — стройка; когда вам говорят «будет готово в пятницу», а мероприятие в субботу — здесь начинается другая история.
Вы не можете накрыть столы там, где маляры работают до вечера. Вы не можете пустить гостей в зону, которую строители ещё не покинули. Вам нужен человек, который приезжает рано, оценивает, что реально готово, перестраивает план на месте и к началу встречи даёт вам чистое пространство с работающим звуком.
Это не планирование — это операционная работа в реальном времени, и именно она стоит денег.
Электричество, звук и свет
На открытии почти всегда приходится привозить своё. Электрика в здании либо ещё не подключена, либо подключена, но не распределена по помещению так, как вам нужно. Микрофоны требуют отдельного пульта, колонки — отдельного питания, свет на входе — отдельного щита.
Если вы делаете сами, закладывайте день на поиск того, кто привезёт генератор или проложит времянку. Закладывайте ещё полдня на то, чтобы проверить, что всё работает — не в день открытия, а накануне.
Если нанимаете агентство, уточните сразу: свои ли у них техники или они передают заказ дальше звуковой компании, с которой работают первый раз. Разница видна в одной детали: человек, который сам вешал приборы в этом зале, знает, где находится щит и сколько метров кабеля нужно. Человек, который получил адрес утром по почте, узнаёт это в момент разгрузки.
Два типа подрядчиков
Первый тип: агентство принимает бриф, отправляет его звуковикам, кейтерингу и декораторам, которых само видит впервые, добавляет процент на каждую строку и координирует переписку. Вы платите за прослойку, и когда что-то идёт не так, вам говорят: «это вопрос к техникам».
Второй тип: агентство, чьи собственные люди приезжают с оборудованием, вешают свет, настраивают звук и остаются до конца. Сметчик — это тот же человек, который потом тянет кабель. Если микрофон фонит, его чинит не субподрядчик по телефону, а человек, который его привёз.
Различить их просто: спросите, кто конкретно будет на объекте и можно ли созвониться с ним до мероприятия. Если вам называют имя и телефон — второй тип. Если говорят «мы подберём бригаду» — первый.
Что в любом случае оставить себе
Даже если вы передаёте всю техническую сторону, три вещи нельзя делегировать: список гостей, содержание речи и маршрут экскурсии по зданию. Это знание, которое есть только у вас, и попытка объяснить его кому-то на словах занимает больше времени, чем сделать самому.
Агентство может организовать регистрацию, но не может решить, кого сажать рядом. Может поставить микрофон, но не может написать текст. Может провести гостей по цехам, но не может ответить на вопрос инженера о производительности линии.
Сколько времени уходит, если делать самим
Примерный расклад: неделя на поиск подрядчиков и согласование смет, два дня на закупку расходников, день на проверку площадки, ещё день — на саму стройку мероприятия, если вы координируете бригады. Плюс весь день открытия вы на ногах — встречаете, показываете, следите за графиком.
Это возможно, если у вас нет другого проекта на этой неделе. Если есть — агентство превращается из опции в необходимость, потому что иначе одна из задач провалится.
Что решить до звонка
Готово ли здание хотя бы на девяносто процентов или сдаётся по частям. Подключено ли электричество и можно ли зайти на объект за день до открытия. Есть ли у вас неделя, когда вы физически можете этим заниматься, или мероприятие совпадает с закрытием квартала.
Если здание готово, электричество есть и у вас есть время — делайте сами. Если хотя бы одно из трёх под вопросом — звоните тем, чья бригада приедет в семь утра и останется до последнего гостя. Этот текст пишет команда After 5 Events, и мы — именно такая бригада.