After 5 EventsKui kaua enne avamist saad hakata planeerima
Avamise kuupäev langeb kokku ehituse lõpuga, mitte vastupidi. Normaalne ajaraam on kolm nädalat — pool sellest kulub selleks, et saada kinnitust, kas pääsed kohale sisse ja kas vooluvõrk kannab midagi. Tehnikat tellida saad alles siis, kui tead, kus riputuspunkt on ja kas generaator on üldse vaja.
Kui avamine on fikseeritud ja hoone ei valmi, ei lükku edasi avamine — lükub edasi koht. Siis korraldad telgis.
Mida tähendab ise korraldada
Oled hommikul kell kaheksa ehitusjuhi kõrval ja kontrolid, kas saal on tühi. Oled kell kümme liinide juures ja selgitad välja, milline kaabel läheb kuhu. Oled pärastlõunal lindiläbi lõikamas, õhtul vestluses ametnikuga ja öö poole ütled viimasele külalisele head aega.
Vahepeal hoolitsed selle eest, et helitehnik leiab toitepunkti, et laudu pole kunagi nii palju kui lubati, et keegi viib pressinurgast toolid minema enne, kui ajakirjanik jõuab kohale. Pole kedagi teist, kes seda teeks.
Kui oled harjunud tööpäevi nii korraldama, pole probleemi. Kui sa tahad avamisel ise kõneleda ja külalisi tervitada, siis ei saa sa üheaegselt tehnikat vedada.
Mis jääb ikkagi sinu kanda
Ka siis, kui agentuur ehitab, jääb sinu kanda otsus, kes saab kutse, millal algab tseremoonia ja mis järjestuses juhtub sündmus. Agentuur ei tea, kas naabrid on ehitusperioodi üle õnnelikud või pahaseks aetud. Ei tea, kas linnapea jõuab kohale või saadab asemiku. Ei tea, kas tahad avamise järel ruumi näidata või jätta ukse kinni.
Sa tead oma ettevõtet. Agentuur teab ruumi akustikat, valgustust ja seda, kuidas vihmaga telgi alla saada.
Kaks sorti agentuurilepingut
Üks agentuur võtab tellimuse vastu, saadab pakkumiskutse neljale alltöövõtjale, valib odavaima, lisab rea peale kümme protsenti ja edastab sulle arve. Avamisel kohtad tehnikuid esimest korda. Nad kohtavad ka sind esimest korda ja ei tea, et teine korrus ei ole veel valmis.
Teine agentuur saadab oma helitehnikud, oma valgusmeistrid, oma veoauto. Kui midagi vajab muutmist, ei helista nad edasi kellelegi — otsustavad kohapeal. Tehnika on nende oma, mitte üürnud. Nad on selles hoones töötanud ka siis, kui sul läks viimasel hetkel vaja veel üht mikrofoni.
Vahe avaldub hetkel, kui kõik läheb plaanist kõrvale. Esimene agentuur küsib, kas võib lisatunni eest arve saata. Teine liigutab valgustid ümber ja ütleb, et valmis.
Millal jääda ise korraldama
Kui avamine on väike — kolmkümmend inimest, tund aega, üks kõneleja ja klaas vahtu — pole mõtet kellelegi maksta. Võtad kaasaskõlari, ostad Rimi limonaadi ja räägid hoonest. See töötab.
Kui külalisi on sada, ajakirjanikud tulevad, linnapea lõikab lindi ja sa tahad, et õhtu jääks meelde millegi muu poolest kui selle, et mikrofon ei töötanud, siis pole küsimus, kas agentuur on liiga kallis. Küsimus on, kas sul on aega kolida kogu plaan ümber päev enne avamist, sest ehitus ei valminud.
Mida otsustada enne, kui kellelegi helistad
Esiteks: kas hoone on kindlasti valmis. Kui ei ole, siis kus on varuvariant.
Teiseks: kas elekter on ühendatud. Kui ei ole, siis generaator tuleb tellida kaks nädalat ette.
Kolmandaks: kas tahad avamise järel pidada programmi — muusikat, ettekannet, ekskursiooni — või piirdub õhtu lindilõikamise ja klaasiga. See muudab tehnika mahtu poole võrra.
Neljandaks: kas oled valmis päeval, mil kõik läheb valesti, ise haarama, või tahad, et keegi teine tegeleks.
Need neli vastust annavad sulle teada, kas korraldad ise või helistad. Ja kui helistad, siis kas helistad kellelegi, kes edastab tellimuse edasi, või kellelegi, kelle oma inimesed hommikul kohale tulevad.
Kes selle jutu kirjutas
Selle kirjutasid inimesed, kes toovad tehnika kohale ja seavad selle üles. Me teame, mis läheb uutes hoonetes tavaliselt valesti. After 5 Events ehitab sündmused otsast lõpuni — oma meeskond, oma veoauto, oma tehnika.