After 5 EventsEeldus, et hoone süsteemid töötavad avamise päeval
Kõige tavalisem viga on otsustada, et kuna hoone on valmis, siis tema elekter, valgustus ja helisüsteem on ka kasutatavad. Reaalsuses on need paigaldatud, aga pole veel üle võetud ega testitud. Avamisel ei tohi kasutada ühtegi hoone süsteemi ilma, et keegi oleks selle selle nädala jooksul sisse lülitanud ja katsetanud.
Meil on olnud avamisi, kus hoone enda kõlarid olid veel pakendis. Kõlarid olid laes, aga juhtmed veel ühendamata. Korraldaja nägi neid ja eeldas.
Küsi ehituse projektijuhilt või vastutavalt elektriku käest: kas hoone vool, valgus ja heli on üle antud ja testitud. Kui vastus on midagi muud kui "jah, eile", too kõik ise.
Ajakava, mis ei arvesta ehituse viimaseid päevi
Avamise kuupäev kinnitati kolm kuud tagasi, aga ehitus kinnitab alati viimase nädala plaani reedel. Kõik, mida sa kavandad üles panema neljapäeval, seisab konkurentsis selle vahel, et põrand valatakse kolmapäeval ja peab terve neljapäeva kuivama.
Kui sa tellid lava, heli ja valgusriigi ilma et saaksid garantiid, et saad hoone sisse kolmapäeva hommikul, siis sul pole üritust. Montaažimeeskond ei saa hakata tööle ruumis, kus teised veel töötavad.
Küsi ehitajatelt: mis kuupäevaks ja mis kellaajaks ruum antakse üle ja kas seal võib sel hetkel juba midagi üles seada. Broneeri vähemalt üks päev rohkem kui arvad vajavat.
Kõne, mida saalis ei kuule
Juhatuse esimees seisab lindilõikamiseks ette, tal on mikrofon käes, aga tagumises reas ei kuule keegi midagi. Probleem ei ole mikrofon ise, vaid et mikrofon ei olnud ühendatud millegagi, mis heli saali kannab.
Kõik saavad aru, et avamisel peab keegi kõnelema. Väga vähesed küsivad, kuidas kõne jõuab kuulajateni. Eeldus on, et kui mikrofon on, siis on ka heli — aga mikrofon on lihtsalt andur. Ta vajab võimendust, kõlareid ja kedagi, kes need nii paigutab, et heli ei peegeldu tagasi kõvadelt seintelt.
Küsi: kes paigaldab helisüsteemi, kui palju kõlareid ja kus, ja kas keegi tuleb kohale enne avamist seda testima. Kui vastust pole, siis helisüsteemi pole.
Ettevalmistus, kus korraldaja on samal ajal ka monteerija
Keegi peab olema ukse taga, kui ametnik saabub. Keegi peab juhendama külalisi sinna, kuhu nad peavad minema. Keegi peab hoidma ajakava ja andma märku, et kõne algab. Kui see keegi on sina ja sa oled samal ajal veel ka see, kes kontrollib, kas kõlarid töötavad ja laud on katmata, siis ei ole sa kuskil.
Kõige kurvem asi, mida me näeme, on korraldaja, kes ei näe oma üritust, sest ta parandab seda terve õhtu. See juhtub siis, kui eeldatakse, et asjad lihtsalt sünnivad, ilma et keegi neid teeks.
Otsusta enne: kas sa korraldad või kas sa teed ka ise. Kui teed ka ise, jäta ajakavasse tunnid, mil sa ei ole kellelegi kättesaadav. Kui ei tee ise, küsi täpselt, kes teeb mida ja millal nad kohale jõuavad.
Lindilõikus, millel pole valgust
Fotograaf on tellitud, ribbon on käes, taust on ilus — aga lindilõikuse hetkel ei lange valgus sinna, kuhu peaks. Keegi ei näe nägu, pilt tuleb tume või varjudega, ja see on ainus foto, mis läheb pressiteatesse.
Valgus ei ole kaunistus. Valgus on see, mis teeb hetke dokumenteeritavaks. Päevasel ajal avamisel eeldatakse tavaliselt, et aknad annavad piisavalt. Aknad annavad valgust, aga nad ei anna seda õigesse kohta ega õigel hetkel.
Küsi: kas keegi tuleb paigaldama valgustust lindilõikuse kohale ja kas see testitakse enne. Kui fotograaf on oluline, siis on ka valgus oluline.
Varuplaani puudumine, kui midagi lükkub edasi
Ehitus lükkub alati edasi. Alati. Kui ajakava ütleb, et ruum on valmis neljapäeval ja avamine on reedel, siis reaalne tõenäosus on see, et ruum on valmis reede hommikul kell kümme ja avamine algab kell neli.
Kui kogu sinu plaan eeldab, et sul on kakskümmend neli tundi ülesehituseks, ja saad neli, siis ei ole sul plaani. Kõige kallim viga on see, mis sundib sind ürituse ära jätma.
Küsi endalt: mis on minimaalne, mis peab olema, et üritus saaks toimuda. Mikrofon ja kaks kõlarit. Kaks prožektorit. Üks laud. Kirjuta see nimekiri üles ja räägi läbi kellegagi, kes oskab öelda, kui kaua selle ülespanek võtab. Kui see aeg ei mahu sinu varuplaani, muuda kuupäeva.
Eeldus, et kahe agentuuri vahel räägitakse
Kui üritus on piisavalt suur, siis tellitakse eri osad eri kohtadest: üks toob toidu, teine heli, kolmas valguse, neljas mööbli. Kõik kinnitavad, aga mitte ükski ei tea, et teine vajab neile ruumi või seda sama pistikupessa.
Probleem ei ole tellida mitu teenust. Probleem on eeldada, et nad räägivad omavahel. Tavaliselt ei räägi. Nad saavad igaüks oma tellimuse, tulevad kohale ja avastavad, et nad ei mahu ruumi korraga.
Kui tellid mitmelt, siis üks neist peab olema peapartner, kellele kõik teised alluvad ja kes vastutab selle eest, et nad kõik saavad kokku enne päeva. Või telli kõik samas kohas — mitte sellepärast, et see oleks parem, vaid sellepärast, et siis on üks inimene, kellel on ülevaade.
Otsus helistada
Kõik, mis on selles nimekirjas, on juhtunut sellepärast, et keegi ei küsinud. Mitte keegi ei teadnud, aga keegi küsis ka mitte.
After 5 Events on meeskond, kes ehitab, paigaldab ja käitab. Sama firma, kes tsiteerib, toob ka kohale ja seisab seal kella kahe ajal öösel, kui viimane kast läheb tagasi autosse. Kõik, mis läheb valesti, on meie probleem — mitte kellegi teise oma, kellele me edastasime tellimuse.
Enne kui helistad, otsusta: kas sul on kinnitatud kuupäev, millal saad ruumi kätte, ja kas sa tead, mis on minimaalne, mis peab kindlasti olema. Kui mõlemale saad vastata, siis on mõtet rääkida.