After 5 EventsRuumi tellitakse, aga pole küsitud, mis seal juba on
Konverentsikeskus ütleb, et heli on olemas. See tähendab laemikrofoni ja kõlareid, mis kannavad häält kaheksakümne inimese saalis, kui nad istuvad paigal ja kuulavad. Teie üritus on sajale inimesele, pool neist seisab, laudu ei ole ja õhtul tuleb bänd.
Mis juhtub: kolmandik saalist ei kuule kõnelejat, bänd toob oma kõlarid ja need ei mahu sinna, kus plaaniti, või nende jaoks pole piisavalt võimsust.
Küsimus, mis oleks seda ära hoidnud: mitu inimest ja millises paigutuses saali tehniline kirjeldus eeldab. Küsi numbrit: mitu watti, mitu liini, mis sagedusribas. Kui vastust ei tule või tuleb umbmäärane, siis seda süsteemi ei ole.
Päeva ja õhtu vahele ei jää aega
Aktiivsus lõpeb kuuest, õhtusöök on poolest seitsmest ja bänd hakkab mängima poole kaheksa paiku. See tähendab, et inimesed tulevad otse tegevuselt lauda, higised või märjad, riietuseta, ja esimese tunni jooksul pole kedagi saalis, sest pool on duši all ja teine pool ootamas.
Mis juhtub: õhtusöök algab tühja saali ette, bänd mängib inimestele, kes alles saabuvad, ja see pool tundi, mil kõik on koos ja meeleolus, jääb kuskile kella üheksaks, mil köök on juba kinni.
Küsimus: kui pikk on teepikkus tegevusest õhtusöögini ja kas selle vahele jääb tund või rohkem. Kui ei jää, siis lükka midagi edasi või näe ette koht, kus riietuda saab.
Toitlustaja ei tea, et õhtul on pimedate
Toitlustus kinnitatakse kevadel, tehnilise poole osa sügisel, ja need kaks broneeringut ei räägi omavahel. Toitlustaja toob laua ja küünlad, aga valgustust pole, sest pole öeldud, et seda läheb vaja. Või vastupidi: valgustus on tellitud, aga laud on pime nurgas ja valgus ei ulatu sinna.
Mis juhtub: õhtusöök toimub poolpimedas või tuleb tuua lisakohtvalgustus peole, mida pole sisse arvestatud. Või laudu hakatakse ümber tõstma viimase poole tunni jooksul, sest algselt plaanitud kohas ei tööta miski.
Küsimus: kas toitlustaja ja tehniline pool on saanud sama plaani. Üks inimene peaks nägema mõlemat pakkumist korraga.
Väljas on plaan, aga pole katust
Suveüritus, ilm on ilus, plaan on õues. Katus tuleb ainult siis, kui sajab. Kell neli päeval sajab, kell viis ei saja, telk jääb panemata. Kell kaheksa hakkab uuesti.
Mis juhtub: inimesed kogunevad katuse alla, mis on poolteist korda väiksem kui vaja, või söödi söödakse jooksult auto kõrvalt.
Küsimus: kas katus on kohal enne, kui seda läheb vaja, ja kas see mahutab kõik. Mitte niipidi, et keegi ei märgu, vaid niipidi, et keegi ei seisa.
Mikrofon on, aga kaabli otsas
Kõnelejaid on kaks, üks neist liigub ja teine peab saalist küsimusi vastu võtma. Mikrofon on tellitud üks, juhtmega.
Mis juhtub: esimene kõneleja räägib sinna, kuhu kaabel ulatub. Teine kõneleja ei saa üldse mikrofoni, või peab ootama, kuni esimene on valmis.
Küsimus: mitu inimest räägib korraga või ühe järel teise, kas nad liiguvad, ja kas keegi võtab saalist küsimusi. Iga kombinatsioon vajab teist tüüpi mikrofoni.
Korraldaja on õhtul tootmine
Üritus on planeeritud ja kõik on broneeritud, aga õhtul pole kedagi, kes vaataks, et ajakava toimiks. Korraldaja teeb seda ise, sest kuidas muidu.
Mis juhtub: korraldaja ei näe üritust. Ta märkab, et mikrofon piiksub, ja läheb seda parandama. Ta näeb, et laudu pole paika pandud, ja hakkab neid tõstma. Õhtu lõpus on tal nimekiri asjadest, mis läksid valesti, aga mitte ühtegi mälestust õhtust, kus tema kolleegid olid koos.
Küsimus: kas keegi jälgib õhtul ajakava ja lahendab, mis tuleb, või on see korraldaja enda töö. Kui on korraldaja enda töö, siis korraldajal ei ole üritust.
Kes otsustab, millisesse järjekorda asjad tellida
Tellimuste järjekord pole ükskõikne. Kui koht on enne kinnitatud, siis tehnilise poole osa peab mahtuma sinna, mis jäi üle. Kui tehniline pool on enne planeeritud, siis teame, kui palju ruumi läheb vaja.
Tavaline viga: koht on broneeritud, tegevus kinnitatud, laud tellitud, ja alles siis küsitakse, kas heli ja valgus mahuvad. Sageli ei mahu, või mahuvad niipidi, et laud tuleb mujale panna, aga laua jaoks on juba makstud.
Rahuliku tulemuse järjekord: esmalt küsi, kui palju ruumi läheb vaja kõigele, mida saali panevad. Alles siis kinnita ruum.
See nimekiri on kirjutatud After 5 Events meeskonna poolt, kes ehitab ruumi, paneb paika süsteemid ja jälgib õhtul, et ajakava toimiks. Otsus, mis nüüd ees, on lihtne: kas korraldad ise ja vaatad iga rea puhul järele, et küsimus on esitatud, või usaldad selle kellelegi, kes on seda teinud. Enne kui kellelegi helistad, otsusta kaks asja: kas õhtul on keegi, kes jälgib ajakava ja lahendab, mis tuleb, ja kas see keegi oled sina või keegi teine.