After 5 EventsKuupäev jääb viimaseks otsuseks
Tavaline järjekord: eelarve, siis menüü, siis võib-olla paik, ja alles siis üritatakse leida kuupäeva, mis kõigile sobib. Detsembris see ei tööta. Kolleegid saavad kalendrid kokku, aga saali pole enam vaba ega bändi, kellega olete varem töötanud. Lõpuks võetakse kolmapäev jaanuaris, sest midagi muud ei jää järele.
Kuupäev käib enne kõike muud. Bänd ja saal ei liigu. Menüü liigub.
Saali heli on saali jaoks, mitte kõnedeks
Paik ütleb, et neil on helisüsteem. See tähendab tavaliselt laehõlmadesse paigaldatud kõlareid, mis kannavad taustamuusikat siis, kui ruum on poolik. Täissaalis, kus sada inimest räägivad omavahel, ei kosta kõne tagumise laua peale. Mikrofon käes ei paranda asja — mikrofon võimendab, aga kui kõlar on vale kohas, siis võimendatakse lihtsalt kaja.
Üks küsimus seda ära hoiab: kas teie helitehnik tuleb kohale või kasutame maja oma süsteemi? Kui vastus on teine, siis küsige veel: millal nad viimati tegid täissaali kõnesid? Kui seda ei teata, siis teil ei ole kõnedeks heli.
Ajakava tehakse tagurpidi
Õhtusöök kell seitse, bänd kell üheksa. Tundub loogiline. Mis juhtub tegelikult: külalised tulevad poole kaheksa paiku, käed antakse, joogid võetakse, laudu otsitakse. Söök jõuab lauale üheksa paiku, esimesed kõned algavad poole kümne ajal. Bänd seisab küljes ja ootab, või hakkab mängima pooltühja saali. Pool rahvast on veel laua taga, teine pool ei tea, kas nüüd võib tõusta.
Alustage sellest, millal peab muusika käima. Siis pange kõned ette. Siis pange söök nende ette. Siis kutsuge rahvas pool tundi varem, kui söök lauale jõuab.
Lava ei ole igas saalis
Bänd ütleb jah, paik ütleb jah, aga keegi ei käi kohapeal vaatamas, kuhu see koosseis tegelikult mahub. Jõulupeo paketis on saal dekoreeritud ja lauad ära seatud. Nurgas, kus pidanuks lava olema, on kuusk ja baarlaud. Bänd ehitab end üles söögisaali ja köögi vahele, poolteist meetrit laia riba peale, ja kõlar seisab ukse ees.
Kui broneerite bändi, siis saatke neile saali eskiis ja küsige: kuhu te end üles panete ja kui palju ruumi läheb vaja? Kui bändil ei ole seda varem näinud, siis nad ei tea. Kui teisel ei ole seda varem näinud, siis teie ei tea.
Korraldaja jookseb terve õhtu
Keegi peab koordineerima toitu, märku andma kõnedeks, bändile ütlema, millal alustada, valgustajat leidma, kui midagi kisub viltu. Kui see keegi olete teie, siis teie ei saa jõulupeol käia. Te seisate ukse kõrval, ajate kokkuleppeid paika ja vahetate sõnumeid. Teie kolleegid teid sellises rollis ei näe, sest te ei ole saalis.
On kaks lahendust. Esimene: paigal on keegi, kelle töö see on — mitte saali rendihind, vaid inimene, kes jookseb õhtu. Teine: kogu tehniline pool tuleb ühest kohast, kellel on üks kontakt õhtul ja kes ei edasta teie kirju edasi kellelegi teisele. Nii või naa peab keegi käituma saali peremehena. Kui seda rolli ei täideta, täidate seda teie.
Menu on fikseeritud, aga söögiaja pikkust ei ole
Kolm käiku, sada inimest. Kui kaua see võtab? Pool tundi käigu kohta, kui köök on valmis ja laudu teenindatakse üheaegselt. Kaks tundi, kui neid ei teenindata. Kolm tundi, kui keegi pidas kõne esimese käigu ajal ja kokad ootasid.
Küsige paigalt: mitu kokka, mitu ettekandjat, kas kõik lauad saavad käigu korraga või ringides? Kui ringides, siis mitu ringi ja kui palju aega nende vahel? Õhtusöök ei ole number menüüs. See on tund või kolm teie õhtust, ja te peate teadma kumb.
Otsus, mis nüüd seisab
Jõulupidu saab korraldada ise, aga mitte nii, et samal ajal seda ka kogeda. Otsus ei ole vahendaja versus oma jõud. Otsus on: kas teil on õhtul üks telefoninumber, kelle taga on inimesed, kes saali üles panid, heli sisse lülitavad ja bändile märku annavad — või on teil kolm lepingut kolme ettevõttega, kellest ükski ei tunne teist ja kõik helistavad teile?
Enne kõnesid: kinnitage kuupäev. Enne paika: küsige, kuhu bänd mahub ja kes tegeleb õhtul koordineerimisega. Enne menüüd: tehke selgeks, kui kaua söömine kestab ja millal peab muusika algama. Need kolm asja otsustavad, kas õhtu toimib.
Selle lehe kirjutab After 5 Events — need, kes hommikul seitse saabuvad kaubikuga ja öösel kahe paiku viimase kastiga lahkuvad.