After 5 EventsKeegi ei küsinud, kuhu ekraan sobib
Aastapäeval on alati sisu, mis peab olema näha: ettevõtte ajalugu slaidina, video asutamisest, ajatelg fotodega, juhatuse ettekanne numbritega. Saal broneeritakse, ekraani tellitakse, ja alles paigalduse hommikul selgub, et nurk, kus ekraan seisaks, on sammas ees või liiga madal lae all või valgusvihku all, mis teeb pildist välja lugematult.
See juhtub, sest saali broneerimisel mõeldakse laudu ja toole, mitte tehnikat. Küsi juba esimesel kohtumisel ruumilt: kus teie suurim ekraan tavaliselt seisab, milline on selle tagune sein, kas seal on pistikud, kas lagi lubab ripustada. Kui vastus ei tule kohe, siis samal päeval pole veel kedagi teist paika pannud, ja sul on veel aega.
Kõne ei kosta tagumise rea peale
Saali kirjelduses seisab 'helisüsteem olemas', ja korraldaja eeldab, et see tähendab kõike vajalikku. Siis selgub kohapeal, et maja süsteem on laemikrofon konverentsidele või üks kõlar seinast, mis kannab sõna kolmandiku saali.
Aastapäeval räägib asutaja, juhatuse esimees, kunagine kolleeg, kes pole viis aastat mikrofoni käes hoidnud. Kui neid ei ole kuulda, ei ole üritust.
Küsi saaliomanikult täpselt: mitu kõlarit, mis võimsus, millised mikrofonid, kas on keegi kohapeal, kes neid haldab. Kui vastus on umbmäärane, siis maja süsteemi pole. Ja siis vajad kedagi, kelle oma on.
Keegi ei tea, kes õhtul käsutab
Aastapäeval on rohkem liikuvaid osi kui ühel koosolekul terve aasta jooksul: video hakkab mängima täpselt kõne kolmandal minutil, slaidid vahetuvad ettekande ajal, bänd tuleb saali siis, kui kõned on läbi, valgus muutub enne kõne algust. Keegi peab seda täpsusega tegema, ja see keegi ei ole juhatuse assistent, kes peaks sel hetkel külalisi tervitamas.
See viga ei paista enne õhtut. Õhtul paistab see nii, et organiseerija seisab ukse juures sülearvutiga, saadab sõnumeid, otsib, kellele helistada, jookseb ise tehniku juurde — ja üritust, mille jaoks ta on tööd teinud pool aastat, ta ise ei näe.
Otsusta juba planeerimise ajal: kas on keegi, kelle töö õhtul on ainult see üritus, või pead sa ise olema see inimene. Kui viimane, siis oled õhtul tööl, mitte saalis.
Ajakava ei arvesta söögiga
Ajakava koostatakse tagurpidi: bänd mängib kell üheksa, kõned enne seda, kokteiliüritus algab seitsme paiku. Keegi ei küsi, millal inimesed söövad. Siis paigutatakse buffet-laud pooleks tunniks kella kaheksa ja üheksa vahele, mis tähendab, et pool saalist on ees sabas, kui peavõõrastaja räägib, või bänd mängib tühjale põrandale, sest kõik on leti ääres.
Söök võtab alati rohkem aega, kui sa arvad, ja inimesed ei kuula, kui nad on näljased või joones.
Paneb ajakava paika, küsi toitlustajalt: kui kaua buffet-lahti on, millal see avatakse, kui kaua kulub, kuni viimane on käinud. Siis aseta kõned ja esitused sinna, kus keegi ei sööta.
Proovisaali pole
Video peab mängima täpselt õiges resolutsioonis õigel ekraanil, slaidid peavad vahetuma kaugjuhtimispuldist, ettekandja peab nägema ekraani, mitte seina, bänd peab teadma, kus nad seisavad ja kust voolu saavad. Miski sellest ei tööta esimest korda.
Aastapäeva hommikul pole prooviruumi. On üks saal, mille omanik laseb sisse kell viis ja tahab, et kell kuus oleks kõik valmis. Esimene, kes mikrofoni katsetab, on ettekandja kell pool seitse.
Kui ürituse eelarve on sellise suurusega, et seal on video, ekraan ja ettekanded, siis on ka tehnikaproov. Küsi kohe saali broneerimisel: kas pääseme sisse päev varem või vähemalt kuus tundi enne ukse avanemist. Kui ei, siis pole see ruum aastapäevaks.
Broneeriti teenus, mitte tiim
Paljud bürood teevad üritusi nii, et nad koguavad kliendilt soovi, koguavad pakkumise, vahendavad broneerigu edasi alltöövõtjatele, kellega nad pole kunagi koos saalis olnud. Bänd tuleb ühest kohast, tehnika teisest, dekoratsioon kolmandast, ja keegi neist ei tea, mida teine teeb.
Kui miski läheb valesti — ja aastapäeval läheb alati miski — siis pole kedagi, kes teaks, kelle probleem see on.
Kui küsid pakkumist, küsi ka: kes teie inimestest on saalis, kas bänd ja tehnika on sama tiimi oma, kas teil on üks kontakt õhtul või viis numbrit, mida helistada. Vastus ütleb sulle, kas teed äri kellegi tiimiga või vahendajaga, kes on sama õhtu sees esimest korda.
Mida otsustada enne, kui kellelegi helistad
Enamik vigu lähevad kinni, kui kaks asja on paika: saal, millel on ruumi ka tehnikale, ja keegi, kes vastutab õhtu eest tervikuna, mitte ainult ühe tüki eest.
Otsusta enne esimest kõnet: kui palju inimesi tuleb, milline ruum seda mahutab, kas maja helisüsteem on piisav või peab oma tulema, kes saalis õhtul käsutab, ja kas vajad üht tiimi või mitut eraldi teenust, mida ise kokku panna.
Ülejäänu saad küsida siis, kui tead, mida küsida. Meie oleme After 5 Events — need, kes ehitavad ruumi, riputavad valguse, paigaldavad heli ja on õhtul saalis, kui kõik see töötama peab.