After 5 EventsKuupäev enne kõike muud
Detsembri reedeste õhtute arv on neli, vahel viis. Iga tarkvarafirma Tallinnas tahab ühte neist. Saale, mida tasuks üürida, on vähem kui ettevõtteid, ja bändid ning DJ-d, kelle nimel inimesed tegelikult kohale tulevad, on broneeritud novembri alguseks.
Kuupäev ei ole esimene samm, sest see tundub loogiline. See on esimene samm, sest kõik muu on sellest sõltuv. Vali kuupäev enne, kui küsid hinnapakkumisi, ja vali kolm varianti, mitte üks — sest saal, mida tahad, ei pruugi sinu esimese valiku jaoks enam vaba olla.
Ruum, mis võitleb sinu vastu
Iga ruum käitub heli suhtes teisiti. Klaasist sein viskab heli otse tagasi. Madal lagi surub bassid laua peale, kõrge lagi imeb kõne ära. Täis saal neeleb kõike teistmoodi kui tühi, ja inimesed räägivad õhtusöögi ajal korraga — tase tõuseb kogu aeg.
Paljud konverentsikeskused müüvad "heli ja valguse paketti", mida tegelikult paigaldab alltöövõtja, kes näeb ruumi esimest korda samal hommikul kui sina. Tulemus on süsteem, mis on piisav esitlusele, aga mitte õhtule, kus kõnelejat peab kuulma juba enne, kui publik otsustab vait jääda.
Otsustamiseks: kas saalis on oma tehnika ja kas seda paigaldab keegi, kes on seda ruumi varem ehitanud? Kui vastus on ei, siis küsi, kes toob riistvara ja kes seda jooksutab, sest nimi lepingul ja inimene juhtpuldis ei ole alati samad.
Videosild, mis ei ole lisandus
Pooled meeskonnast on Tallinnas, pooled mujal. Äriüritustel proovitakse seda lahendada nii, et ekraan paigaldatakse saali nurka ja keegi ütleb avavas kõnes "tere ka meie sõpradele ekraanil". Seejärel ei vaata keegi sinna enam kordagi.
Videosild töötab ainult siis, kui ekraan on paigutatud kohta, kuhu inimene ruumis peab vaatama niikuinii — lava taha, laua ette, söögikoha kohale. Ekraan peab olema piisavalt suur, et nägu on nägu, mitte piksel. Heli peab tulema ekraani poolt, mitte kuskilt mujalt, sest aju ei suuda heli ja pilti kokku panna, kui need on ruumis eri suundadest.
Kui eesmärk on, et kaugosalejad tunnevad end kaasatuna, siis see algab tehnikast. Hea internetiühendus ruumis, kaamera, mida keegi jälgib ja suunab, mikrofon küsimustele saalilt. Videosild ei ole lisandus õhtule — ta on osa sellest.
Õhtu kuju: õhtusöök, kõned, muusika
Tüüpiline viga: õhtusöök kestab poolteist tundi, kõned veel kolmveerand, muusika algab kell üksteist ja pool seltskonnast on juba lahkunud. Noored rahvusvahelised meeskonnad ei tule istuvale programmile, mis venib — nad tulevad sööma, nad kuulavad kaks kõnet, kui need on lühikesed ja hästi tehtud, ja nad jäävad tantsu juurde, kui DJ on hea.
Programmi ajakava ei ole soovitus, vaid leping. Otsustage eelnevalt: mitu kõnda, kui pikk igaüks, millal algab muusika. Andke see info esinejatele ja DJ-le kirjalikult. Õhtu parim tehnilise meeskond ei paranda programmi, mis on algusest peale liiga pikk.
Sund ja vabatahtlikkus
Tarkvaraettevõttes ei tööta miski, mis tundub kohustuslik ja ebamugav. Jõulupidu, kus tuleb kanda ülikonda ja istuda määratud kohal, kaotab võistluse diivanile. Formaat, mis töötab: vaba istumiskoht, rõivakood, mis ütleb "natuke ilusam kui tavaliselt", aga ei nõua ühtegi konkreetset riideeset, ja õhtu vorm, mis muutub — istutakse söömise ajal, liigutakse ringi kõnede ja auhinnajaotuse ajal, tullakse tagasi muusika juurde.
Sunnitud lõbu — tegevused, viktoriinid, kohustuslik osalemine — ei tööta. Hea DJ ja ruum, kus saab rääkida, töötab.
Kes ehitab ja kes jooksutab
On kaks tüüpi ettevõtteid. Esimene planeerib, saadab tellimuse edasi alltöövõtjatele, kellega pole kunagi koos töötatud, ja teenib igalt realt. Teine toob oma inimesed — kes hinnastavad, ehitavad, esinevad ja jooksutavad õhtut. Erinevus ilmneb hetkel, kui miski läheb valesti: esimesel juhul helistatakse kellelegi, kes on teisel pool linna, teisel juhul on inimene ruumis ja juba teel juhtpuldi juurde.
Meie — After 5 Events — oleme teine variant. Sama ettevõte, kes hinnastab, riputab valgustid, seadistab heli, toob bändi või DJ ja käivitab ekraani. Mitte sõltumatud osad, vaid üks meeskond, kes on koos töötanud.
Mida otsustada enne helistamist
Kuupäev. Vähemalt kolm varianti. Eelarve — mitte täpne number, vaid vahemik, mis on asutajale selgitatav. Külaliste arv, sh kaugliidetud. Kas tahate bändi või DJ-d või mõlemat. Kas õhtu peab lõppema keskööks või võib kesta kauem.
Kõik ülejäänu on läbiräägitav, aga need kuus asja peavad olema otsustatud enne, kui küsite esimest hinnapakkumist. Sest iga vastamata küsimus tähendab veel üht e-kirja ringi ja veel üht nädalat kalendris, kus teised broneerivad ära kuupäevad, mida teie alles kaalute.