After 5 EventsOtsus, mis tuleb teha enne saali
Toote esitlus ei kohane saali järgi. Kui demo vajab kahte ekraani, siis ta vajab kahte ekraani, ja kui saal neid ei paku, siis tuleb need sisse tuua või otsida teine saal. Enne kui helistate kuhugi, kirjutage üles, mida laval näidata tuleb: kas üks ekraan või kaks, kas keegi räägib puldi tagant või seisab toodet käes hoides, kas on vaja liikuvat kaamerat või piisab ühest staatikapunktist. Need asjad määravad saali, mitte vastupidi.
Kui välised inimesed tulevad — ajakirjanikud, kliendid, partnerid — siis esimene küsimus pole saali suurus, vaid kuidas nad sisse tulevad. Kas keegi võtab vastu, kas garderoobi on, kas esimese viie minuti jooksul on inimesel selge, kuhu minna ja millal istuda. Esimene mulje tuleb ukse tagant, mitte lavalt.
Ekraan ja heli elavad oma elu
Tarkvara demonstreerimine tähendab, et ekraanile jõuab pilt, mille eest vastutab keegi, kes ei ole laval. Kui see pilt tuleb otse sülearvutist, siis iga kaabel on risk. Kui ta tuleb võrgust, siis võrk on risk. Kui demo on eelnevalt salvestatud, siis seda saab korduseta katsetada, aga reaalajas demo on alati natuke hasart.
See ei tähenda, et seda ei peaks tegema. See tähendab, et keegi peab teadma, mis juhtub, kuiühendus kukub, ja kellel on käes varuvariant. Ühes IT-ettevõtte üritusel, kus me olime, oli kaks sülearvutit samal slaidipakil ja kaks kaablit erinevatesse pesadesse. Esimene katkestas kolmandat slaidil. Teine oli pildis viie sekundiga. Keegi saalis ei märganud.
Heli on teine koht, kus demot tehes ei saa öelda "ärgu ole nii vali". Kui toode teeb heli, siis heli peab olema selge. Kui laval räägitakse inglise keeles ja pool saalist kuulab teist keelt peakomplektist, siis tõlkijal peab olema signaal, mida sümfooniaorkester ei uputa. Selline ruum vajab helitehnikut, kes on varem tõlkega töötanud, mitte kedagi, kes selle päeva hommikul õpib.
Valgus teeb toote
Toode laval pole toode käes. Ta peab nähtav olema kahekümne meetri kauguselt ja fotol, mis läheb välja samal õhtul. See tähendab, et valgus peab olema ehitatud selle asja ümber, mida näidata tahetakse, ja mitte lihtsalt üldist valgust lauale.
Kui toode on ekraanil, siis saal peab olema piisavalt pime, et kontrast töötaks, aga mitte nii pime, et inimesed ei näe üksteist ega laua serva. Kui toode on füüsiline asi — seade, pakend, makett — siis vaja on valgust, mis ei peegenda ja ei viska varju sinna, kus kaamera on.
Paljud ettevõtted tellivad fotograafi, aga ei ütle kellelegi, et fotograaf tuleb. Fotograaf seisab seal, kus valgust pole, sest seal, kus valgus on, seisavad juba inimesed. Öelge ette. Valgustaja teeb ühe punkti, kuhu kaamera mahub, ja fotograafil on tööpäev lihtsam.
Livestream ei ole boonusrida
Kui osa tiimist on mujal — teises riigis, kodus, teises kontoris — ja nende jaoks tehakse voogedastust, siis seda ei saa lisada nädal enne. Voogedastus vajab internetti, mida keegi ei kasuta samal ajal slaidide üleslaadimiseks, kaamerat, millel on toide kogu õhtu, ja heli, mis tuleb abiksist, mitte ruumist. Ruum kostab mikrofoni, aga voogedastus peab kostma seda, mida mikrofon püüab.
Kõige kulukam asi voogedastuses pole tehnika. Kulukam on see, et saal peab ehitatud nii, et kaamera jaoks on koht ja talle saab signaali anda. Kui te ei ütle seda kohe, siis livestream saab pildi laua küljest ja heli kuskilt ukse tagant.
Personal, kes näeb vaeva ära
Väline üritus IT-sektoris tähendab, et saalis on inimesi, kes teavad, kui midagi läheb valesti. Ekraan, mis väreleb, pole charmiks. Slaid, mis jääb kinni, pole spontaansuseks. Toode on laval, aga üritus elab personalil, kes teeb asju enne, kui keegi jõuab küsida.
On kaht tüüpi agentuur. Üks, kus keegi planeerib ja saadab tellimuse edasi alltöövõtjatele, keda ta pole kunagi koos näinud, teenides igalt realt. Teine, kus samad inimesed hindavad, ehitavad, jooksevad ja lõpetavad õhtu. Vahe ei ole hinnas. Vahe on selles, et teisel juhul teab helimees, mida valgustaja parasjagu teeb, ja mõlemad teavad, mis kell demo algab.
Kui üritus on väikese tiimi jaoks ja kõik teavad üksteist, siis saab hakkama väiksema meeskonnaga. Aga kui saalis on kliendid ja ajakirjanikud, kellele pole varem sõna saadetud, siis keegi peab olema ukse taga, keegi peab teadma, kus protokolli järgi istuda, ja keegi peab nägema, millal jook otsa saab.
Kuidas eelarve liigub
Kõige kallim pole saal ega tehnika. Kallim on see, kui saal valitakse enne, kui on selge, mida seal teha tuleb, ja siis selgub, et üks sein on klaasist ja heli läheb tagasi, või et laudu on kaheksakümmend, aga toitlustus tuleb toast, kus mahub kakskümmend inimest korraga.
Kui saal antakse firma kätte, kes tegutseb ainult selles saalis, siis ta teeb seda, mida alati teeb, ja lisad tulevad väljastpoolt. Kui sama meeskond ehitab ruumi, toob tehnika ja jookseb õhtu, siis on vähem ridu ja vähem üllatusi.
Vajadust hinnatakse küsides kolme asja: mitu inimest, mis kuupäev, mis peab laval toimuma. Iga teine rida tuleb sealt. Saate täpse hinnapakkumise kolme tööpäeva jooksul ja te ei pea võtma. Aga kui võtate, siis need, kes hindasid, on ka need, kes tulevad.
Mida otsustada enne helistamist
Kinnitage kuupäev ja inimeste arv. Kui need kaks ei ole kindlad, siis saali pole mõtet broneerida. Kirjutage üles, mida toote juures näidata tuleb: ekraanide arv, kas füüsiline demo või tarkvara, kas vaja kaamerat või piisab staadiast.
Otsustage, kas välised inimesed tulevad. Kui tulevad, siis rääkige fotograafist ja livestreamist kohe, sest need muudavad ruumi. Kui ei tule, siis öelge ka see — eelarve on erinev.
Seejärel helistage. Meeskond, kes selle juhendi kirjutas, on After 5 Events — see osa After 5 OÜst, mis ehitab ruumi ja jooksutab õhtut. Ütleme, kas saame teha või mitte, ja kui saame, siis sama inimene, kes pakkumise saadab, on ka see, kes teie helistamisele vastab kell üksteist õhtul, kui midagi on.
Mida varem helistate, seda suurem on valik. Toote esitluse kuupäeva ei saa nihutada, aga saal võib olla kinni.