After 5 EventsOtsus, mida ei saa hiljem muuta
Ruum ja kuupäev. Kõik muu on paindlik — menüü, ajakava, eelarve ridade vahel — aga ruum määrab ära, mitu inimest mahub, kas kaamera näeb esinejat hästi, ja kas heli tuleb tagasi seinast või neelub sisse vaip. Aastapäevadel on ruumi valik kitsam kui tavalise meeskonnaürituse puhul: vaja on lava või vähemalt tõstetud pinda esinejale, suurt ekraani presentatsioonidele, head valgust fotodele, mida kasutatakse veel aastate pärast, ja kohta, kuhu paigutada kõik, kes tulevad, aga ei tööta enam siin.
Kui pool osalejaid on Zoom'is, siis ruum peab töötama ka kaamera jaoks. See ei tähenda ainult head internetiühendust — see on eeldus, mitte lahendus — vaid seda, et lavastus on loetav ekraanil: esinejad on valgustatud eestpoolt, slaidid on loetavad väikesel ekraanil, ja kaamera asend on piisavalt kõrgel, et publik ei tundu lihtsalt peade meri.
Mis toimub enne, kui keegi saabub
Laupäev on lihtne. Reede õhtul on kallis. Aastapäev toimub tavaliselt tööpäeva lõpus — ettevõte suleb korraks uksed, külalised saabuvad kuuest poolseitsmeni, programm algab seitsme paiku. See tähendab, et kogu tehnika peab olema püsti ja testitud enne viit, sest pärast seda pole ruumi enam tühjana.
Tegelik ehitus algab hommikul. Heli- ja valgustehnika veetakse sisse, kaablid viiakse, mikrofon testitakse koos inimesega, kes seda tegelikult kasutab — mitte ainult helitehnikuga. Video sisusse jõuab alati keegi viimasel minutil midagi parandama; seetõttu peab presentatsioonifail olema ruumis vähemalt tund enne algust ja läbi mängitud suurel ekraanil, mitte sülearvutis.
Kui on kaugosalejaid, siis tehniline proov toimub nendega eraldi, enne, kui saal täitub. Zoom ei ole kuulajakoht — see on teine saal. Keegi peab haldama seda tuba, jälgima küsimusi chatis, ja otsustama, millal kaugosaleja mikrofon avaneb.
Ajastus, mis ei lase mitte kehelgi tüdineda
IT-sektoris kehtib reegel, mida pulmadel ei kehtestata: publik hindab teie ajakava vältimist sama hoolikalt kui sisu. Kui programm ütleb algus kell seitse, siis seitse tähendab seitse. Kui kõne kestab kümme minutit, siis üksteist on juba liiga palju.
Tavaline aastapäeva struktuur: tervitus ja ettevõtte ajalugu esimese poole tunni jooksul, video või slaidiesitlus, lühikesed kõned asutajatelt — mitte kõigilt juhatuse liikmetelt, ainult neilt, kellel on midagi öelda — ja seejärel üleminek vabamaks osaks. Kui on väliskülalisi või endisi töötajaid, siis nad tutvustatakse nimepidi, mitte rühmana.
Oht on mitte liiga lühike programm, vaid liiga pikk. Kolm head kõnet jätavad parema mulje kui viis, millest kaks olid kohustuslikud. Produtsent aitab seda otsust langetada, sest tema näeb, kuidas ajakava loetakse põrandalt.
Heli ja ekraan kui osa sisust
Tarkvara ettevõttes hindavad kõik laua taga istujad tehnikat professionaalselt. Kui slaidid on loetamatud, heli praksub või mikrofon läheb vahele, siis nad ei andesta seda viisaka vaikimisega — nad lihtsalt märgivad ära, et organisatsioon ei pane tähele detaile.
Heli peab kõlama ühtlaselt kogu ruumis, mitte ainult esimeses reas. Ekraan peab olema suur — mitte ainult lai, vaid suur — ja paigutatud nii, et viimane rida näeb slaidil olevat teksti ilma pingutamata. Kui näitate videot, siis selle heli ei tohi tulla väiksest sülearvuti kõlarist, vaid samast süsteemist, kus kõlab mikrofon.
Tihti palutakse salvestust. See on mõistlik mõte, aga otsustatakse liiga hilja. Kaamera asend määratakse ruumi planeerimise ajal, mitte peole saabumise ajal. Kui soovite head salvestust, siis öelge seda enne, kui produtsent hakkab lava paigutama.
Erisus, mida allhanked ei lahenda
On kaht tüüpi agentuurid. Esimene võtab tellimuse vastu, edastab selle koostööpartneritele, kellega nad pole kunagi koos saalis olnud, ja teenib igalt realt. Teine ehitab oma inimestega, tsiteerib oma varustust ja jääb kohale kuni lõpuni.
Eri on seal, mis juhtub, kui miski läheb valesti. Esimesel juhul helistate kellelegi, kes helistab kellelegi teisele. Teisel juhul räägite inimesega, kes paigaldas süsteemi hommikul.
After 5 Events on teine variant. Meie tsiteerime seda, mida me ise ehitame, ja meeskond, kes laadib hommikul tehnika sisse, on sama, kes suleb öö lõpus uksed. Kui samal õhtul on vaja DJ'd või bändi, siis nad on After 5 pere osa — after5.ee ja dj.after5.ee — mitte broneeritud kolmandalt firmalt.
Mida otsustada enne, kui kellelegi helistate
Ruum ja kuupäev. Ligikaudne osavõtjate arv — jagage see kaheks: kohapealsed ja kaugjälgijad. Eelarve vahemik, mille asutaja aktsepteerib. Ja üks konkreetne küsimus, mida te ei tea, kuidas lahendada — tavaliselt on see kas videosisu esitlus suurel ekraanil, kaugosalejate kaasamine või see, kuidas vältida tunni pikkust kõnede plokki, mis tapab kogu õhtu.
Kui need neli asja on selged, siis produtsent saab pakkuda ajastust ja numbrit, mis tegelikult peab paika.