After 5 EventsKuupäev enne kõike muud
Detsembri reedeste õhtute arv on piiratud ja iga ettevõte Tallinnas tahab sama nelja õhtut. Võimalikud kuupäevad otsustatakse enne, kui räägite kellegagi saalist või menüüst. Jaanuari algus annab rohkem valikuid, kuid siis tuleb selgitada, miks jõulupidu pole detsembris.
Kui kuupäev on paika pandud, kontrollige kohe üle, kas see kattub mõne olulise inimese puhkuse või teise ettevõtte sündmusega, kuhu kaks kolmandikku teie personalijuhtidest lähevad. Ümber lükata hiljem läheb kalliks.
Saal määrab õhtu, mitte vastupidi
Istuv õhtusöök kolmekümne inimesega sobib paljudesse ruumidesse. Sada viiskümmend inimest, kes peavad kuulma kõnet, seejärel sööma ja seejärel tantsima, ei sobi. Saal peab mahutama kõik kolm faasi ilma et toolid viiakse ühest toast teise või et bänd seisab keset söögisaali.
Saalis, kus lagi on madal või sein on klaasist, läheb kõne hääl vastassuunas ja keegi viie meetri kaugusel ei kuule. Ruumis, kus on vaip, ei kanna muusika. Kui saali omanik ütleb, et mahub kakssada inimest, siis see tähendab kakssada inimest seismas klaasi käes, mitte söömas laua taga.
Külastage saali enne broneerimist. Vaadake, kus on elekter, kus panipaik riietele, kui kaugel on tualett kõige kaugemast laudadest. Need ei ole üksikasjaküsimused — need on asjad, mida inimesed mäletavad ja millest nad räägivad esmaspäeval.
Kõne, söömine, tantsimine — õhtu kujundus, mida saab valesti ajastada
Tavaline skeem: vastuvõtt ja kokteil pool tundi, seejärel teretus ja kõne, siis õhtusöök, siis auhind või kaks, siis muusika. See toimib, kui õhtusöök lõpeb kell kümme ja muusika algab enne, kui inimesed hakkavad lahkuma.
Kui õhtusöök läheb liiga pikale, siis pool saalist on juba väsinud, kui bänd alustab. Kui muusika algab liiga vara, siis kolmandik inimesi söövad veel ja ei tule tantsupõrandale. Õhtu ülesehitus ei ole meeleolu küsimus — see on ajastamise küsimus, ja kui see on valesti, siis ükski bänd seda ei paranda.
Enamik konflikte tuleb alkoholipoliitikast, mitte muusikast. Otsustage enne, kas baar on avatud kogu õhtu, kas ettevõte maksab esimesed kaks jooki, ja mis juhtub kellegagi, kes on liiga purjus. See on personalijuhi ülesanne, mitte saali omaniku oma.
Kõne peab olema kuulda, ja see ei ole iseenesestmõistetav
Täis saal inimesi neeleb heli. Keegi ei räägi vaikselt mikrofoni, kui nad annavad üle auhinda saja inimese ees, kuid kui heli on vale, siis taga istuvad inimesed kuulevad ainult müra. Saali omanikul on tavaliselt mikrofon, kuid harva on kellelgi, kes teab, kuhu see kõlar pannakse või kuidas tagasiside vältida.
Kui kõne on oluline — juhtkonna sõnum, tunnustamine — siis heli peab olema eraldi planeeritud, mitte eeldatud. Küsige, kes paigaldab, kes testib ja kes on saalis, kui midagi läheb valesti. Saal, mis töötab pulmapeol viiekümne inimesega, ei tööta firmapeol sajaga.
Kas kutsuda partnereid või mitte
Kui partnerid tulevad, suureneb arv peaaegu topelt ja õhtu muutub vormelilt teistsuguseks — vähem siseringikõnelusi, rohkem üldist vestlust. Kui partnereid ei ole, siis on üks kolmandik inimesi rahuliku meelega, et ei pea selgitama, kes kes on, ja teine kolmandik tunneb end välja jäetuna.
See ei ole personalijuhi eelistus — see on eelarve küsimus ja kultuuriline küsimus. Otsustage see varakult, sest see muudab kõike: saali suurus, menüü kohandamine, isegi see, mis kellaajal õhtu algab.
Toidu piirangud ja ligipääsetavus
Iga ettevõttes on keegi, kes ei söö liha, keegi, kes on gluteenitalumatu, keegi, kel on allergia pähklitele. Kui see selgub õhtusöögi ajal, on hilja. Küsige ette, koguge vastused ja andke need edasi kööki kirjalikult — mitte telefonikõnega, kus pool infot kaob.
Ligipääsetavus ei ole ainult ratastoolikasutaja küsimus. See on ka küsimus inimesest, kes ei taha tantsida, kes ei joo, kes ei taha olla mürarikkas ruumis kella kaheni öösel. Õhtu, mis eeldab, et kõik käituvad ühtemoodi, jätab alati kedagi välja, ja nemad mäletavad seda.
Kahe liiki üritusagentuur
Üks variant: agentuur, kes planeerib, saadab briifingi edasi alltöövõtjatele, keda nad pole kunagi koos näinud, ja teenib igal real. Teine variant: meeskond, kelle enda inimesed koostavad hinnapakkumise, ehitavad üles, esinevad ja jooksevad õhtu läbi.
Esimene variant on odavam paberil. Teine variant on see, kus keegi teab, kus riiulil varukaabel on, kui midagi läheb katki kell üksteist õhtul. See ei ole müügiargument — see on fakt selle kohta, kuidas töö on tehtud.
After 5 Events on tootmis- ja personalipoolne osa; õde-brändid after5.ee ja dj.after5.ee teevad esinemise poole. Sama meeskond tsiteerib, ehitab, mängib ja läheb koju siis, kui viimane kast on maas.
Otsus, mis nüüd ees seisab
Kas võtta korraldaja vastutus ise või anda see edasi kellelegi, kes teeb seda igal nädalal? Esimene tähendab: saate valida iga detaili ja kannate riski iga detaili kohta. Teine tähendab: keegi teine kannab riski, aga te ei näe iga valikut enne, kui see on juba tehtud.
Enne kui helistate kellelegi: teadke kuupäeva, teadke umbkaudset arvu, teadke, kas partnerid tulevad, ja teadke, kas alkohol on piiratud. Kõik muu saab arutada, aga need neli punkti määravad, kas pakkumine, mille te saate, sobib üldse sellele, mida kavatsete teha.