After 5 EventsKuupäev ja broneeringu järjekord
Alustage kuupäevast, mitte teemast. Detsembri reedeste õhtute arv on piiratud ja kõik teised ettevõtted planeerivad samas rütmis. Saalid ja esinemisjärjekorrad täituvad kolm kuni neli kuud ette. Kui kuupäev on paindlik ainult nädala piires, olete juba hiljaks jäänud.
Pärast kuupäeva tuleb ruum. Mahutavus pole küsimus — küsimus on laua paigutus, lava asukoht ja see, kas köök on seinas või eraldiseisev. Need määravad, kuhu mikrofon jõuab ja kus kaamera saab seista nii, et kaadris on lavastus, mitte seljad.
Visuaalne kontseptsioon ja selle piirangud
Turundusmeeskond mõtleb pildis: lava taust, valgustus, logo paigutus. See on õige, aga kontsept eksisteerib alles siis, kui ruum seda füüsiliselt kannab. Lae kõrgus dikteerib, kas ripptekstiile saab kasutada. Seinte värv määrab, kas projektorvalgus loeb või kaob. Lavatagune sein — kui see üldse on — on sageli klaas, plekk või tellistega, millel helkiv logo näeb välja nagu trükiviga.
Kohtuge ruumiga enne slaide. Küsige, kuhu elekter tuleb, kus on varjatud konnektor, kas lagi kannab riputust. Esitage need küsimused enne, kui keegi on midagi kujundanud, sest vastutulijalt vastus on harva "jah".
Heli kõnede ajal ja muusika ajal
Täis saal neelab heli. Katus peegeldab seda tagasi. Kaks kõlarit ees ei kata ruumi, kus inimesed istuvad külgedel ja taga, ning juhatuse kõne kõlab poolele saalist nagu summutatud raadio.
Kui kavas on kõned, auhindade üleandmine või video, siis helitehnik peab seda teadma enne mikrofone. Traadita mikrofon tundub mugav, aga täislaetud aku tühjeb keset teist kõnet, ja varupatareid on kellelgi kaasas ainult siis, kui keegi selle eest vastutas.
Muusika jaoks — kas bänd või DJ — on vaja teistsugust riistust. Bändil on oma vahendid, aga nemad vajavad lava sügavust ja elektrivõimsust, mida väike konverentsiruum ei paku. DJ-l on väiksem jalajälg, aga ta sõltub ruumi akustikast rohkem, sest tal pole elavat helitugevust, millega kompenseerida.
Õhtu kujundus ja õige ajajaotus
Jõulupidu venib pikaks seetõttu, et keegi ei julge öelda, millal lõpetada. Söömine kestab kaua, sest laudu teenindatakse järjestikku. Kõned ootavad kõiki kohale. Muusika algab siis, kui pool saali on juba väsinud.
Planeerige vastupidi: määrake, millal muusika peab algama — tavaliselt kümme — ja seejärel arvutage tagasi. Kui söömine kestab poolteist tundi ja kõned pool tundi, siis istuma peab hakkama kaheksaks. See tähendab, et uksed avanevad seitse kolmkümmend, ja esimene jook käes veerand kaheksa paiku.
Kui õhtul on pildistamine või otseülekanne, siis operaator vajab valgustatust kogu aja, mitte ainult esituse ajal. Ere üldvalgus on õhustiku vaenlane, aga pimeduses tehtud foto on turundusmeeskonna vaenlane. Õige tasakaal tuleb valgustehnikult, kes on näinud, kuidas kaamera ruumi loeb.
Kahe teenusemudeli erinevus
On kaks viisi üritust korraldada. Esimene: üks ettevõte võtab tellimuse vastu, edastab selle allhankijatele — helitehnika ühelt, valgustus teiselt, esinejad kolmandalt — ja võtab igalt realt. Teine: sama meeskond, kes hinnapakkumise koostab, hangib riista, ehitab lava ja juhib õhtut.
Erinevus ilmneb seal, kus plaan ja ruum lähevad vastuollu. Esimeses mudelis seisab müüja kliendiga telefonis ja helimees saalist, ning kumbki ei tea, mida teine lubas. Teises mudelis teab see, kes hinnapakkumise kirjutas, täpselt, mida ruum kannab, sest tema poolt toodud inimesed on seal varem töötanud.
After 5 Events on see teine mudel. Samad inimesed, kes küsivad ruumi mõõte, toovad hommikul riista, riputavad valgustuse ja lükkavad õhtul viimase kastikõlarikasti tagasi autosse. Kui midagi ei tööta, teab keegi, miks, ja kellele helistada.
Mida otsustada enne, kui kellelegi helistate
Teie otsus on see: kas ürituse tehniline pool on delegeeritav, või peab see olema osa ettevõtte sisemisest tööst. Kui vastus on esimene, siis teie esimene kõne on kellegagi, kes küsib kuupäeva, ruumi ja osalejate arvu.
Enne seda kõnet selgitage välja: kuupäev, teine ja kolmas variant, kui esimene on võimatu. Ruumi nimi, täpne aadress ja kontakt seal. Ligikaudne osalejate arv ja laua paigutus — kas ümarlauad, pikad read või segu. Kas õhtul on kõnesid, videot, auhindade üleandmist. Kas tuleb pildistamine, otseülekanne või salvestus. Kas soovite bändi või DJ-d.
Kõik ülejäänu on läbiräägitav, aga need kuus punkti määravad, kas õhtu on üldse teostatav sellel kuupäeval selles kohas.