Jõulupidu — väikeettevõtte juhi juhend

Kuupäev ja saal otsustavad kõik muu

Kui saal on broneeritud detsembri viimasele reedele, on bänd ja tehnika selleks kuupäevaks juba kolm kuud broneeritud. Seega broneeritakse esimesena just kuupäev ja saal — ülejäänu tuleb sellele järgi. Väiksemates linnades on valik kitsam, Tallinnas on detsembris iga korraliku saali kalendris neli-viis vaba õhtut ja need täituvad septembri lõpuks.

Saali leping ütleb, mitu inimest mahub, millal võid sisse tulla ja millal pead välja olema. See, mida ta ei ütle, on see, kes riputab valgustid, tõmbab kaablid, seadistab heli kõnedeks ja muudab selle hiljem muusikaks. Saali oma personal teeb saali tööd — lauad, toolid, köök. Tehnika on sinu rida.

Mis liigutab kulu

Odavaim variant on see, kus saalis on olemas toimiv helisüsteem, sina tood sülearvuti ja esitusloendi ning keegi ettevõttest juhib õhtut. See toimib kahekümne inimese sünnipäeval. Kaheksakümne inimese jõulupidule, kus on kõned, auhinnad ja tantsupõrand, on vaja vähemalt kolme asja, mida saalis ei ole: mikrofone, mis töötavad täis saalis, valgust, mis muutub koos õhtuga, ja kedagi, kes neid kõiki juhib, kui sina pead juhatajana lauas istuma.

Osa ettevõtteid rentib tehnika eraldi ühelt firmalt ja bändi või DJ teiselt. See on odavam paberil, kuni selgub, et helimees ei tea, mida bänd vajab, bänd jõuab kohale pool tundi enne esinemist ja mikrofon lakkab kõne ajal töötamast. Siis helistad sa mõlemale ja kumbki ütleb, et teine peaks seda lahendama.

Osa tellib kõik ühelt. Kui see üks on vahendaja, kes edastab tellimuse kolmandale, on hind suurem ja õhtul kohal keegi, kes näeb seda saali esimest korda. Kui see üks on meeskond, kes ise ehitab ja ise juhib, on õhtul kohal inimene, kes hommikul seal vooluvõrgu leidis.

Õhtu kuju

Jõulupidu võtab kaks kuni viis tundi. Lühem kui kaks tundi ei tundu pidustusena, pikem kui viis muutub istumiseks. Tavaline kava: tervitus ja jook, õhtusöök, juhi kõne ja autasustamine, kohv, bänd või DJ, tants, lõpetamine. Kõige sagedamini läheb valesti aeg: õhtusöök venib, kõned korduvad, muusika algab kell kümme ja pool saalist on koju läinud.

Otsustad ette, kui kaua iga osa kestab. Kui bänd või DJ peab alustama kell üheksa, siis õhtusöök lõpeb veerand üheksa, mitte üheksa. Kui saalis on mikrofon, kasutab seda iga juht, kes tunneb, et võiks midagi öelda — piira kõnede arv ja pikkus enne õhtut, mitte õhtu ajal.

Heli ja valgus on erinevad asjad

Kõne jaoks täis saalis on vaja võimendust ja suunatud heli. DJ jaoks on vaja bassi, mis liigutab põrandat. Kui saali süsteem on tehtud taustmuusikale, ei tee kumbagi. Helimees, kes teab saali, oskab öelda, kus süsteem ei ulatu.

Valgus mõjutab õhtut rohkem, kui oodatakse. Kui lagi on täis sama erksat valgust kell seitse ja kell üksteist, ei tunne ruum õhtuna. Lihtne muudatus: kõnede ajal esinejale valgus, õhtusöögi ajal lauanurka, tantsu ajal värvi ja liikumist. Seda ei tee lüliti seinal.

Kes juhib õhtut

Keegi peab teadma, mis järgmisena juhtub, ja juhib seda. Kui see keegi oled sina, siis sa ei ole külaline. Viiekümne inimese pidu vajab vähemalt ühte inimest, kes ei istu maha — võtab vastu bändi, ütleb, millal kõne algab, teab, kus läheb valguslüliti kinni, ja lahendab selle, mida keegi ei arvanud.

Osa ettevõtteid kasutab oma inimest. See töötab, kui see inimene teab, kuidas tehnika toimib, ja kui ta võib terve õhtu sellega tegeleda. Tavaliselt selgub pool tundi pärast algust, et ta ei tea ega või.

Alternatiiv on see, et juhib meeskond, kes on seal niikuinii. Õhtu produtsent teab kava, tunneb saali, suhtleb tehnikaga ja bändiga, hoiab ajakava ja lahendab asja, mida ei plaaninud. Sina tervitad külalisi ja istud maha.

Mis tavaliselt ootamatult läheb aega

Ehitamine. Kui esimene külastaja tuleb kell kuus, peab tehnika olemas olema kell viis — mis tähendab, et meeskond alustab kell kaks. Kui sa ei teadnud seda ja saal on vaid kell neli vaba, on probleem.

Heliseadistus. Tühi saal kõlab teisiti kui täis saal. Kõne seadistus on erinev DJ seadistusest. Kui kohal on helimees, kes tunneb saali ja jääb õhtuks, muudab ta seda õhtu jooksul. Kui kohal on keegi, kes lahkub kell kuus, ei muuda.

Kommunikatsioon õhtul. Vahendaja firma puhul helistad korraldajale, korraldaja helistab tehnikule, tehnik helistab tagasi ja vahepeal möödub kümme minutit. Meeskonna puhul, kes on ise kohal, küsid otse.

Mida otsustada enne helistamist

Mitme inimesega arvestad. Kas saal mahutab kõik, või tuleb valida.

Kumb töötab: õhtusöök laua taga või seistes vastuvõtt ja kergedroad. Esimene võtab rohkem aega ja ruumi, teine annab inimestele vabaduse liikuda.

Kas tahad bändi või DJ-d. Bänd täidab ruumi ja annab struktuuri, DJ kohaneb saali meeleoluga.

Kui kaua õhtu kestab ja millal muusika peab algama. Sellest liigub kõik muu.

Kas juhid ise õhtut, kasutad oma inimest või tahad, et keegi teine seda teeks.

See juhend on kirjutatud After 5 Eventsi meeskonna poolt — sama meeskond, kes hommikul saali sisse tuleb ja öösel viimase kasti peale paneb.

Otsus, mis nüüd ees seisab

Kas võtad kõik eraldi ridadena — saal ühelt, tehnika teiselt, bänd kolmandalt — ja juhid ise nende vahel. Või usaldad selle kellelegi, kes näeb seda tööd tervikuna ja kelle oma inimesed on õhtul kohal.

Enne helistamist kinnita kuupäev ja saali maht. Kõik muu saab paika panna, aga neid kahte tagantjärele ei muuda.