After 5 EventsAlgus on ruum ja kellaaeg
Otsusta esmalt ruum ja siis aeg. Mitte vastupidi. Igas ruumis on oma piirang: laed liiga madalad projektsiooniks, akustiline kõlakoda, mida ekvaalaiser ei paranda, või lihtsalt külmad põrandad, mis panevad rahva tõmbuma leti äärde kolmekümne minuti pärast. Üksgi teenusepakkuja ei paranda ruumi, mida ruum ise ei luba.
IT-ettevõttes on pool meeskonnast teisel pool internetti. See paneb paika ühe otsuse kohe: kas kaugtöötajad on saalis ekraanil või ei. Kui ei — siis neil on oma õhtu ja sinu õhtu on ainult saalis viibijaile. Kui jah — siis heli, valgus ja ajakava alluvad kõik sellele, et ekraan peab olema loetav ja heli peab käima mõlemasse suunda. Vali nüüd, mitte üritusel.
Kes mida teeb ja millal
Meil on kolm aega. Load-in: tehnika jõuab kohale, riputatakse, testitakse. See võtab kauem, kui arvad, ja juhtub enne, kui keegi saabub. Üritus ise. Load-out: kõik läheb kastidesse tagasi ja välja uksest. Teistel üritusel osalejatel on üks aeg; sul ja meeskonnal on kolm.
Kuna broneerid ruumi, küsi kohe: mis kell on ligipääs tehnilisele meeskonnale. Paljud ruumid lubavad külalisi kuuest, aga autodele ukse kella kolmest. Kui seda numbrit ei ole, pole sul veel ruumi, on sul ainult pakkumine.
Sulle tuleb üks dokument, mis näitab, kes jõuab kuhu mis kell, millal algab programm, millal kõne ja millal lõpeb muusika. See dokument jõuab juhini, kes vaatab seda korra üle ja ei pea enam midagi küsima. Kui pead ise helistama kell pool kaheksa õhtul ja küsima, mis järgmisena juhtub, on midagi valesti planeeritud.
Tehnika, mis nähtamatu on, kuni ei ole
Heli: saalis istuja peab kuulma kõnelejat mugavalt, ilma pingutuseta, ka siis, kui kõrvallauas keegi naerab. Videolink: kaugtöötaja peab kuulma kõnelejat selgelt, ilma kõlata, ilma et saali liigne müra tuleks otse tema kõrvaklappidesse. Need on kaks erinevat häält ja kaks erinevat mikrofoni. Küsi, kuidas need lahus hoitakse.
Ekraan peab olema suur ja kõrge. Tagumises reas istuja ei tohi tõusta, et nähta. Kui ruumis on päevavalgus, ei piisa enam heast ekraanist — vaja on head projektorit ja hämaramat ruumi. Kui ruumis on aknad ja üritus on enne hämarikku, sulge kardinad või vali teine kellaaeg.
Varuplaan: varuarvuti, varumikker, varupult. Mitte sellepärast, et keegi oleks lohakas, vaid sellepärast, et igal tehnilisel asjal on statistiline tõenäosus olla just täna see üks, mis ei käivitu. Sul ei lähe vaja seletust, miks asi läks katki. Sul läheb vaja asja, mis töötab niikuinii.
Programm, mis ei tundu programmina
IT-sektoris ei taha keegi istuda kaks tundi ja kuulata kõnesid. See ei ole kultuuriküsimus, see on bioloogiline. Jaga õhtu kolmeks: sissejuhatus, kõne või esitlus, mis ei kesta üle kümne minuti, ja siis muusika või vaba suhtlemine.
Kui kõne on, siis see tuleb õhtut alguses, mitte lõpus. Kui jätad kõne lõppu, siis pool saalist on juba lahkunud või liiga lärmakad, et kuulata. Tervitus ja sisu ette, muusika ja jook järele. Väljaspool diplomaatilisi vastuvõtte ei tööta see kunagi teistpidi.
DJ või bänd? DJ on paindlik: ei vaja kõrgeid lagesid, sobib väiksematesse ruumidesse, muudab registrit vastavalt sellele, kas rahvas tantsib või räägib. Bänd annab momendi, kuid vajab ruumi, aega soojenduseks ja töötab paremini, kui publik on juba soojaks saanud. Mõlemad on samas perekonnas — after5.ee ja dj.after5.ee — aga logistiliselt on need kaks eri õhtut.
Eelarve ja see, mida selle eest saad
On kahte sorti teenust. Esimene võtab tellimuse vastu, edastab selle alltöövõtjatele, keda pole varem kohtunud, ja saab igalt realt vahendust. Teine toob kohale oma inimesed, kes tsiteerivad, ehitavad, esinevad ja juhivad õhtut.
Esimene on odavam pakkumises, aga kallis parandamises: iga muudatus läheb läbi kahe korralduse ja hinna uuesti. Teine näeb kallis välja pakkumises, kuid lõpuarve ei kasva, sest meeskond on sama algusest lõpuni.
Kui otsid pakkumisi, küsi: kas see on teie oma meeskond või edastate kellelegi teisele. Kui edastavad, siis iga kord, kui miski muutub — ja miski muutub alati — maksad vahendust uuesti.
Mida kinnitada enne helistamist
Ruum ja kuupäev. Ligipääsu aeg tehnikale. Eelarve number, mis on juhtkonna poolt kinnitatud ja kirjas. Kas kaugtöötajad on ekraanil või mitte. Programmi pikkus ja kas kõne tuleb või mitte.
Kui need on paika, helistamine muutub kiireks. Kui need on ikka lahtised, läheb iga kõne ringiks, kus sind küsitakse asjade kohta, mida pead küsima kellelgi teisel, ja nädal hiljem alustatakse otsast peale.
See meeskond — After 5 Events — on see, kes kirjutab. Registrikood 17580295, aadress Pae 21, Tallinn. Inimesed, kes tsiteerivad hommikul, riputavad lina pärastlõunal ja on saalis veel siis, kui viimane külaline väljub.
Su otsus on: kas lähed edasi ise või tellid kellegi, kes vastutab. Kui tellid, siis otsusta, kas otsid vahendajat või meeskonda, kes teeb. Mõlemad töötavad, aga nõuavad erinevat eelarvet ja erinevat usaldust.