After 5 EventsAlusta tähtajast tagasi poole
Kui sind palutakse korraldada üritust, mida juhtkond peab oluliseks — kliendivastuvõtt, emaettevõtte külastus, juhatuse kohtumine — siis esimene küsimus pole ruum ega teema, vaid aeg. Iga otsus, mida hiljem vahetad, muudab kõike, mis juba lepitud: kui saal vahetub, vahetub ka tehnika pakkumine, menüü, transpordi kava ja see, kas üldse saab külalisi teavitada piisavalt vara.
Töötad kahe tähtajaga. Üks on üritus ise, teine on hetk, mil juhtkond annab viimase kinnituse — ja see teine tähtaeg jõuab sageli siis, kui kõik tarnijad küsivad juba lõplikku arvu. Seega: vali tarnijad, kes hinnastavad ilma külaliste arvuta, ja räägi kohe, et kinnitus tuleb hilja. Parem et nad teavad, kui et nad avastavad.
Ruum, mitte üritus
Logistikaettevõtte rahvas ei tule kesklinna peale tööpäeva. Nad jõuavad terminalilt, laost, teelt, ja parkimine peab olemas olema, sest need on inimesed kes sõidavad tööle. Kui valid ilusama ruumi vanalinnas, pead lahendama transpordi koju — ja peale õhtut, kui kõik on juba söönud, ei taha keegi veel tund aega oodata bussi.
Vali ruum, kuhu saab autodega. Vali ruum, mis mahutab kõik ühte korda, mitte kahte vahetust, sest vahetused tähendavad kahte korda tehnikat, kahte korda toitu ja kõnet, mida pool saalist ei kuule, sest juba lahkus.
Terminali lähedal asuv konverentsisaal, restoranisaal koos parkimisega või suvilakompleks väljaspool linna — kõik töötavad, kui autoga saab.
Tehnika järjekord: heli, ekraan, siis valgus
Ühe kõne ajal pead kolme asja: kõlaritest tuleb hääl ilma kõminata, ekraanile jõuab õige slaid ja istme pealt näeb. Nende kolme hulgast ebaõnnestub kõige sagedamini heli, sest saal ei ole ehitatud kõne jaoks, vaid söömise või ladustamise jaoks, ja hääl põrkub tagasi või kaob surnurkadesse enne kui jõuab tagumise rea inimesteni.
Küsi tehnikafirmalt ruumipõhist ettepanekut: mikrofoni tüüp, kõlarite arv ja paigutus, kes need sisse seadistab ja millal, kes on saalis kõne ajal. Väldid olukorda, kus tehnikat tood üks firma, heliinseneri saadab teine ja ekraani käivitab kolmas — sellisel juhul saab süüdlast otsida, aga kõnet parandada ei saa.
Ekraan peab olema piisavalt suur, et viimane rida veel loeb. Kui ruum mahutab üle saja inimese, siis pabertahvel enam ei tööta.
Valgus tuleb viimasena, ja logistikafirma üritusel ei ole see üldse kohustuslik — kui lagi on piisavalt valge ja inimesed näevad toitu, on see piisav. Valgustust vajavad ainult need osad programmist, kus keegi peab midagi jälgima: ekraani, esinejat, auhinnaüleandmist.
Kes teeb, see ka hindab
On kaks tüüpi firmasid. Üks võtab tellimuse vastu, edastab selle allhankijatele — kes pole varem selles ruumis töötanud — ja lisab igale reale oma protsendi. Teine saadab saali need inimesed, kes tehnikat hinnastavad, sisse ehitavad ja õhtul ka jooksmas hoiavad. Esimese puhul hakkab probleem lahti rulluma siis, kui midagi läheb valesti ja keegi ei tea, kelle mikrofon see oli. Teise puhul on üks telefoninumber ja üks inimene, kes teab.
Küsi pakkumise ajal: kes ehitab sisse, kes jookseb õhtul, kas teie oma inimesed või allhankija. Kui sulle öeldakse "meie partnerid", siis tead, et vastutus ei ole ühes kohas.
After 5 Eventsi meeskond hindab, ehitab ja teenindab oma käega, ja kui midagi läheb viltu, on see seesama inimene kes parandab, mitte keegi kolmandalt firmalt.
Ajaplaan, mida juhtkond saab lugeda
Sinu tööandja ei loe üle kolmeleheküljelist stsenaariumi, aga peab teadma, millal räägib, millal lahkub ja mis vahele jääb. Tee ühe lehekülje ajaplaan: iga punkt algusajaga, kestusega ja sellega, kes teeb. Saada see kinnitamiseks päev enne, mitte hommikul, sest hommikul on hilja midagi muuta.
Märgi plaani ka tehniline osa: millal sisse ehitatakse, millal tehakse heliproov, millal saab esitlust testida. Kui midagi läheb valesti, tead täpselt, millal oleksid pidanud proovima.
Transpordi küsimus
Logistikafirmas töötavad inimesed, kes teavad, et autojuht peale üritust ei tohi rooli minna, ja nad teavad ka, et taksosõit terminalile läheb kalliks. Kui üritus lõpeb hilja ja alkohol on laual, siis pead pakkuma bussitranspordi või kokkuleppe taksofirmaga.
Vali ette üks variant ja pane see kinnitatud kulusse — ära jäta seda hetkeks, mil keegi küsib.
Mida otsustada enne helistamist
Üks koht, ligikaudne aeg ja see, kas ekraan on vaja. Ülejäänu saab küsida.