After 5 EventsKui kaua ette hakata liikuma
Konverents vajab kuue kuu pikkust etteteatamist mitte sisu, vaid ruumi tõttu. Sobivad saalid — need, kus on parkimine, kus pole vaja kesklinnast rongi peale jääda ja kus õhtu saab jätkata ilma ruumi vahetamata — täituvad enne.
Kui saal on paika, tuleb kolm kuud enne kinnitada tehniline külg: helindus, valgus, ekraanid. Mitte sellepärast, et riist oleks haruldane, vaid sest et iga ruum nõuab erinevat paigutust ja iga paigutus vajab erinevat võimsust. Kõnelejate arvu või livestream'i lisamine hiljem ei ole odav parandus.
Õhtuse osa puhul — bänd, DJ, meelelahutus — kuuendik jätab otsuse kuue nädala sisse ja leiab siis, et saadaolev on üldse mitte see, mida plaanis oli.
Saal esmalt, kõik muu järel
Otsus, mis logistikaettevõttes aitab kõige rohkem, on valida saal, kuhu jõuab autoga. Külalised tulevad terminalidest, ladudest ja kontorist, mitte kesklinnast. Parkimiskohtadeta asukoht tähendab, et kolmandik ilmub hilinenult ja õhtusel osal küsitakse kohe pärast esimest jooki, kuidas koju saab.
Ruum peab mahutama kõik istuma — mitte seisma, mitte rotatama ukse ääres. Viimane rida peab nägema ekraani sama hästi kui kolmas. Kui läbipääs kohvipausile nõuab ülesaamist keskel reas, siis teine sessioon algab pooltühja saali ees, sest inimesed ei tule tagasi.
Kaks stsenaariumi: päev ja õhtu samas ruumis, või päev ühes kohas ja õhtu teises. Esimene on lihtsam logistikaliselt ja odavam tehniliselt. Teine annab õhtusele osale õige tuju, aga eeldab transporti ja seda, et keegi juhib ümberkolimist.
Tehnika, mis töötab tagumises reas
Konverentsil on kaks liiki heliprobleeme: mikrofon ei kanna ja kuulaja ei kuule. Esimene parandatakse poole tunniga, teine alles siis, kui keegi tagant ütleb, et ei kuule.
Mida ruum vajab: mikrofone igale kõnelejale, mitte üht, mida käest kätte antakse. Peamikrofon ja varumikrofon. Ekraani, mis on piisavalt suur viimase rea jaoks, või kahte ekraani, kui ruum on lai. Valgustust, mida saab tuhmendada esitluse ajal, aga mitte pimedaks keerata — inimesed peavad nägema, kuhu nad istuvad.
Livestream või salvestus lisab kolm asja: kaamera, mikseripult ja kellegi, kes neid juhib. Mitte automaatika.
Õhtuse osa tehnika erineb päevasest täielikult. Valgus ei tohi olla konverentsilavasid näitav valge valgus, vaid midagi, mis loob ruumi uuesti. Heli peab kandma jutust muusikani. Kui sama firma ehitab mõlemad — päeva ja õhtu — siis ümberkorraldus on pool tundi, mitte kaks.
Päevakava, mis ei tapa õhtut
Kõige sagedasem viga: päevaosa kestab kuus tundi, õhtuosa algab kohe järel ja külalised on liiga väsinud, et jääda. Pool lahkub esimese tunni jooksul.
Mis töötab: lõpetada päevaosa kell neli, anda tund aega, alustada õhtust osa kell viis. See tund ei ole paus — see on aeg, mil inimesed saavad välja, helistavad koju, suitsu teevad, ja tulevad tagasi vabatahtlikult.
Õhtuse osa pikkus: kolm tundi on standard, neli on mugav, viis tundi eeldab head bändi või DJ-d ja head toitu. Rohkem kui viis muutub istungiks, kus enam ei osale — inimesed on seal, aga nad ei ole enam seal.
Kui õhtuosa toimub eraldi kohas, siis transport peab olema selge ja ühine — buss või korraldatud sõidud, mitte juhised, kuidas ise kohale jõuda.
Kes teeb tööd tegelikult
On kaks liiki üritusettevõtteid. Esimene planeerib ürituse, saadab tellimused edasi alltöövõtjatele, keda pole kunagi varem koos näinud, ja teenib igalt realt. Teine saadab oma inimesed — need, kes kokkuvõtte teevad, on samad, kes riigi püsti panevad ja õhtul miksi juurde jäävad.
Logistikaettevõttele sobib teine. Põhjus on lihtne: ajakava peab klappima ja kõik peavad teadma, mis kell mis toimub. Ühekordse koostöö puhul ei tea keegi, kes vastutab, kui midagi läheb valesti. Kui sama meeskond ehitab, helindab ja jooksutab õhtut, siis üks telefonikõne lahendab probleemi, mitte viis.
After 5 Events on firma, mille enda inimesed teevad tööd — heli, valgus, lava, personal ja õhtusel osal ka bänd või DJ, kui kumbagi vaja. Mitte vahendus, vaid meeskond.
Mis enne kõnet kinnitada
Enne kui kellegagi ühendust võtta, peavad kolm asja olema paigas: kuupäev, osavõtjate arv ja see, kas õhtuosa on eraldi eelarve või osa samast päevast.
Kui saal on valitud, aga tehnika veel mitte, küsi kohe: kas ruum annab vooluvõimsust, mida vaja, ja kas võib riputada — mõned konverentsikeskused ei luba laevalgustit ega kõlareid lae alla kinnitada.
Kui livestream tuleb, siis ütle see kohe — mitte nädal enne.
Ja otsusta, kas õhtuosa peab olema erinev päevaosast, või piisab, kui see on lihtsalt vähem väsitav. Esimene vajab eelarvet, teine vajab head ajastust.